Kelebihan dan kekurangan Microsoft Teams

Microsoft Teams adalah salah satu platform komunikasi internal paling populer di pasaran. Solusi digital ini menawarkan berbagai alat yang berguna untuk membantu anggota tim bekerja sama, tetap terhubung, dan mendukung operasional jarak jauh.

Namun, dengan begitu banyak pilihan yang tersedia untuk komunikasi dan kolaborasi digital, penting untuk memahami kelebihan dan kekurangan masing-masing sebelum mengambil keputusan. Simak ulasan mengenai kelebihan dan kekurangan Microsoft Teams berikut ini agar Anda dapat membuat keputusan yang tepat dan memilih solusi yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Pengenalan Microsoft Teams

Dirancang untuk memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi, Microsoft Teams adalah program digital yang memungkinkan sekelompok individu untuk saling berkirim pesan, mengadakan panggilan video, berbagi dokumen, dan bekerja sama secara real time.

Elemen utama Microsoft Teams

Pengguna cenderung memilih Microsoft Teams karena fitur-fiturnya yang andal, termasuk

• Teams: Dalam Microsoft Teams, istilah “teams” merujuk pada sekelompok orang yang diorganisasikan berdasarkan tujuan yang sama. Organisasi dapat memiliki satu tim yang mencakup seluruh karyawan, serta tim terpisah untuk masing-masing departemen. Tim dapat diatur sebagai privat atau publik dan dapat menampung hingga 10.000 anggota dalam satu organisasi. Di dalam sebuah tim, karyawan dapat berbagi file, berkomunikasi, dan berkolaborasi dari mana saja.
• Channel: Channel adalah ruang obrolan khusus di dalam Microsoft Teams yang berfokus pada topik, klien, atau tujuan tertentu. Channel ini dapat diatur sebagai privat untuk memastikan informasi hanya dapat diakses oleh mereka yang diundang untuk bergabung. Channel membantu mengorganisasikan struktur tim dan memfasilitasi komunikasi yang terarah.
• Tab: Di dalam setiap channel atau obrolan individu, terdapat tab di bagian atas yang membantu mengorganisasikan konten. Tab ini mencakup tab dasar seperti Posts atau Files. Namun, pengguna juga dapat menambahkan tab kustom untuk mempermudah pengorganisasian dan pencarian informasi.

Fitur-fitur utama ini merupakan beberapa daya tarik paling umum bagi organisasi yang ingin meningkatkan komunikasi digital mereka — tetapi ada berbagai kelebihan dan kekurangan Microsoft Teams yang perlu dipertimbangkan sebelum mengimplementasikan platform ini ke dalam alur kerja Anda.

10 kelebihan Microsoft Teams

1. Integrasi dengan ekosistem Microsoft 365

Microsoft Teams terintegrasi secara native dengan alat-alat lain yang tersedia dalam paket Microsoft 365. Pengguna dapat dengan mudah mentransfer data dan file dari SharePoint atau OneDrive ke Teams. 

2. Gratis untuk pelanggan Microsoft 365

Keuntungan lain bagi mereka yang memiliki akun Microsoft 365 berbayar adalah Microsoft Teams tersedia tanpa biaya tambahan. Jika organisasi Anda sudah menggunakan paket Microsoft 365, Anda akan secara otomatis memiliki akses ke semua fitur Microsoft Teams. Bagi pengguna non-365, tersedia juga versi gratis yang berdiri sendiri, meskipun versi ini tidak memiliki banyak fitur lanjutan dari program tersebut.

3. Kolaborasi yang mudah diakses

Microsoft Teams berfungsi sebagai ruang kerja terpusat tempat pengguna dapat berkolaborasi secara real time, di mana pun mereka berada (selama mereka memiliki akses Wi-Fi). Teams tidak hanya tersedia dalam versi desktop, tetapi juga memungkinkan pengguna untuk berkolaborasi dari perangkat seluler mereka dengan fungsionalitas yang serupa. Hal ini membantu memfasilitasi kerja jarak jauh.

4. Peningkatan produktivitas

Dengan kemampuan untuk mengadakan rapat, mengirim pesan, dan berbagi data secara mudah, Microsoft Teams membantu organisasi meningkatkan produktivitas dengan memberdayakan karyawan. Teams menghilangkan hambatan berbagi file secara manual, silo pengetahuan, dan birokrasi antardepartemen — sebagai gantinya menciptakan lingkungan kerja terpusat yang mulus.

5. Beragam integrasi

Selain platform Microsoft 365, Microsoft Teams juga menawarkan integrasi dengan ribuan aplikasi pihak ketiga — termasuk Jotform. Rangkaian integrasi yang luas ini menghilangkan banyak entri data manual sekaligus memungkinkan organisasi untuk terus menggunakan perangkat teknologi yang sudah ada.

6. Rekaman rapat

Tidak dapat dihindari bahwa anggota tim terkadang akan melewatkan rapat karena satu dan lain hal, sehingga Microsoft Teams memungkinkan pengguna untuk merekam dan menyimpan rekaman rapat agar karyawan dapat meninjau kembali atau mengejar informasi penting yang terlewat. Fungsionalitas ini meningkatkan akurasi catatan rapat dengan memungkinkan pengguna untuk berkontribusi dan meninjaunya, meningkatkan komunikasi internal, dan memberikan tim lebih banyak fleksibilitas dalam jadwal mereka.

7. Keamanan tambahan

Untuk melindungi data yang Anda bagikan di Microsoft Teams dari pihak yang tidak berwenang, platform ini memiliki solusi keamanan canggih seperti enkripsi end-to-end, kontrol privasi administratif, dan fitur kepatuhan. Alat-alat ini mengurangi kemungkinan kebocoran data, serangan berbahaya, dan akses tidak sah.

8. Bot untuk otomatisasi

Dengan kehadiran AI dan otomatisasi yang terus berkembang, Microsoft Teams menawarkan pengguna akses ke bot dalam channel yang dapat menyederhanakan atau mengotomatiskan tugas-tugas berulang. Meskipun menyediakan beberapa bot bawaan untuk dipilih, Microsoft juga memungkinkan pengguna Teams untuk menyesuaikan bot mereka sendiri sesuai tugas dan kebutuhan spesifik organisasi.

9. Implementasi yang sederhana

Bagi mereka yang sudah familiar dengan rangkaian produk Microsoft, solusi ini mudah untuk ditambahkan ke perangkat kerja mereka. Teams memerlukan pengaturan minimal untuk memulai, tetapi organisasi dapat mengonfigurasinya sesuai kebutuhan menggunakan pengaturan lanjutannya.

10. Berbagai alat dalam satu solusi

Microsoft Teams menggabungkan banyak alat komunikasi yang diperlukan untuk menjalankan bisnis yang efisien ke dalam satu tempat. Sementara beberapa bisnis mungkin menggunakan kombinasi beberapa solusi komunikasi seperti Slack dan Zoom, Microsoft Teams menggabungkan fungsionalitas keduanya. Menggunakan platform ini menawarkan satu jaringan komunikasi untuk konferensi video, pesan instan, dan lainnya.

Microsoft Teams tentu memiliki banyak keunggulan. Namun, untuk benar-benar memahami apakah solusi ini tepat untuk Anda, pertimbangkan juga sisi kekurangannya dalam pembahasan kelebihan dan kekurangan Microsoft Teams ini.

10 kekurangan Microsoft Teams

1. Fitur lanjutan yang kompleks

Meskipun fitur-fitur lanjutan Microsoft Teams mungkin menjadi nilai tambah bagi beberapa organisasi, bisnis kecil dengan sumber daya terbatas atau pengguna yang belum familiar dengan produk ini mungkin kesulitan memanfaatkannya secara optimal. Misalnya, menyiapkan ruang kerja kolaboratif di Microsoft Teams bisa cukup rumit, yang mungkin terasa membingungkan bagi pengguna yang kurang berpengalaman.

2. Memerlukan langganan 365 untuk kapabilitas penuh

Meskipun tersedia versi gratis Microsoft Teams bagi mereka yang tidak berlangganan Microsoft 365, kapabilitasnya terbatas. Untuk fungsionalitas penuh Microsoft Teams, pengguna harus mendaftar Microsoft 365 — yang bisa menjadi investasi yang cukup besar.

Untuk mengakses fitur-fitur di luar paket gratis, Anda harus berlangganan salah satu dari tiga paket Microsoft 365. Beberapa fitur yang tidak bisa Anda nikmati tanpa langganan 365 meliputi penyimpanan 10 GB hingga 1 TB, batas kehadiran rapat yang lebih tinggi, channel tak terbatas, akses ke dukungan pelanggan kapan saja, dan fitur-fitur lanjutan lainnya.

3. Tumpang tindih dengan alat Microsoft lainnya

Berlangganan salah satu paket Microsoft 365 ibarat pedang bermata dua. Mengakses paket lengkap memang menyediakan banyak alat yang berguna, tetapi tumpang tindih di antara alat-alat tersebut membuat beberapa di antaranya menjadi berlebihan. Misalnya, Skype menawarkan konferensi video, SharePoint dan OneDrive mendukung berbagi file, dan alat office seperti PowerPoint dan Word memiliki fungsi kolaborasi online, yang semuanya juga disediakan oleh Teams. 

Ketika Anda menggunakan Teams sebagai bagian dari paket Microsoft 365 yang lebih besar, banyak fitur yang ditawarkannya menjadi berlebihan, dan solusi ini kehilangan sebagian dari nilai keseluruhannya.

4. Persyaratan stabilitas internet yang tinggi

Karena Teams menawarkan komunikasi real time serta alat konferensi video, program ini memerlukan koneksi internet yang sangat stabil agar dapat berfungsi dengan baik. Hal ini bisa menjadi tantangan bagi karyawan yang bekerja jarak jauh, karena koneksi internet berkecepatan tinggi tidak selalu mudah diakses karena faktor seperti biaya atau lokasi.

5. Kustomisasi yang minim

Berbeda dengan perangkat lunak kolaborasi tim lainnya, Microsoft Teams memiliki opsi kustomisasi yang terbatas. Pengguna tidak hanya dibatasi dalam cara mereka dapat memberi branding visual atau menyesuaikan interface Teams mereka, tetapi juga dibatasi dalam kemampuan mereka untuk menggunakan alur kerja kustom dan integrasi pihak ketiga yang bersifat niche.

6. Masalah pengelolaan file

Meskipun Microsoft Teams memang menawarkan penyimpanan file, setiap channel menyimpan file relevannya sendiri. Hal ini dapat menimbulkan masalah dengan kontrol versi.

7. Risiko channel duplikat

Seiring pertumbuhan organisasi Anda dengan Teams, Anda akan terus menambah jumlah tim dan channel yang dimiliki. Meskipun pertumbuhan adalah hal positif, diperlukan proses yang matang untuk memastikan efisiensi dan menghindari redundansi. 

Teams tidak memberi notifikasi kepada pengguna jika mereka membuat channel yang sudah ada. Sebaliknya, pengguna harus mencari secara manual melalui channel yang sudah ada untuk memastikan mereka tidak membuat duplikat.

8. Interface panggilan yang kurang intuitif

Bagi pengguna yang terbiasa dengan interface panggilan Slack, Zoom, atau bahkan Google Meet, melakukan panggilan dengan Microsoft Teams mungkin sedikit menantang. Interface pengguna Microsoft Teams tidak begitu intuitif bagi pengguna baru — meskipun menawarkan keunggulan uniknya sendiri.

9. Konsumsi penyimpanan yang tinggi

Semakin banyak tim yang dibuat oleh organisasi, semakin banyak ruang penyimpanan komputer yang akan digunakan oleh Microsoft Teams. Meskipun administrator dapat membatasi siapa yang membuat tim, organisasi tetap menghadapi tantangan untuk menjaga platform ini tetap ramping guna menghindari ukuran file yang membengkak.

10. Channel yang terbatas

Tergantung pada versi yang Anda pilih, Microsoft Teams tidak dapat diperluas tanpa batas. Meskipun organisasi yang lebih kecil mungkin hanya membutuhkan sejumlah channel tertentu, organisasi menengah atau enterprise mungkin memerlukan lebih banyak channel per tim. Teams hanya mengizinkan pengguna untuk membuat 30 channel privat per tim — membatasi fungsionalitas jangka panjangnya seiring pertumbuhan organisasi Anda.

Meskipun kekurangan-kekurangan ini mungkin membuat Anda mempertimbangkan alternatif Microsoft Teams, jangan terburu-buru. Anda selalu dapat meningkatkan nilai keseluruhan Teams dengan memanfaatkan integrasi yang powerful seperti Jotform.

Cara ampuh untuk meningkatkan Microsoft Teams: Jotform

Mengintegrasikan Microsoft Teams dengan Jotform membantu Anda memaksimalkan kedua solusi tersebut. Bersama-sama, kedua program ini dapat menyederhanakan alur kerja terkait formulir melalui sejumlah tindakan yang bermanfaat.

Anda dapat mengatur integrasi ini untuk secara otomatis melakukan hal-hal berikut di Microsoft Teams ketika Anda menerima pengiriman formulir di Jotform: 

• Mengirim pesan ke channel publik 
• Mengirim pesan ke channel privat 
• Mengirim pesan chat individual
• Membuat rapat

Jotform bahkan dapat menyinkronkan dengan kalender Microsoft Teams dan Microsoft Outlook pengguna untuk membuat rapat berdasarkan pengiriman formulir, pengiriman tanda tangan elektronik, dan lainnya. Misalnya, jika seorang pengguna mengirimkan kontrak kepada klien untuk persetujuan, mereka dapat mengatur tindakan di Jotform untuk menjadwalkan rapat akhir dengan klien setelah tanda tangan elektronik diperoleh melalui Tanda Tangan Jotform. Rapat ini kemudian akan ditambahkan ke kalender Microsoft Teams dan Outlook mereka — menyederhanakan alur kerja pengguna.

Setelah Anda memahami kelebihan dan kekurangan Microsoft Teams yang utama, Anda dapat lebih baik dalam memutuskan apakah ini adalah perangkat lunak kolaborasi terbaik untuk organisasi Anda. Dengan menggabungkan Microsoft Teams dengan Jotform, Anda dapat memberdayakan tim Anda dan meningkatkan efektivitas formulir Anda secara signifikan — meningkatkan nilai keseluruhan kedua alat ini bagi organisasi Anda.

Foto oleh Flipsnack di Unsplash