Crashing adalah apa dalam manajemen proyek

Bayangkan ini: Anda mengelola sebuah proyek konstruksi besar yang berjalan lancar. Lalu, Anda menerima telepon yang menakutkan. Pelanggan ingin mempercepat penyelesaian bangunan hingga dua bulan lebih awal. Meski Anda khawatir, klien bersikukuh. Mereka memiliki penyewa yang bersedia menempati gedung tersebut, tetapi hanya jika gedung itu siap tepat waktu.

Dengan pikiran yang berkecamuk, Anda langsung bertindak. Anda perlu mempercepat pemesanan pasokan, merekrut lebih banyak tenaga kerja, dan menata ulang rencana kerja. Inilah kasus untuk crashing dalam manajemen proyek, dan kasus yang membutuhkan perencanaan yang matang. 

Bisnis menghadapi skenario seperti ini setiap hari. Hal ini muncul dari berbagai situasi, termasuk permintaan klien, perencanaan awal yang tidak realistis, dan kebutuhan pasar. Namun, bagaimana cara kerja crashing dalam manajemen proyek? Dan kapan Anda sebaiknya menggunakannya? Kami menjelaskan detailnya (ditambah alternatif fast-tracking) dalam panduan ini.

Pengenalan tentang crashing dalam manajemen proyek

Crashing adalah metode dalam manajemen proyek yang digunakan untuk memampatkan durasi penyelesaian sebuah proyek. Untuk mencapai tujuan ini, sebuah organisasi menambah sumber daya proyek, seperti pekerja, pasokan, mesin, dan peralatan. Akibatnya, biaya proyek pun meningkat. Manajer proyek berusaha menyeimbangkan peningkatan biaya ini sambil tetap memenuhi tenggat waktu proyek yang baru.

Pengelolaan jadwal atau penataan ulang jadwal sangat penting dalam crashing proyek. Manajer proyek meninjau tugas-tugas yang tersisa yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan membatalkan yang tidak esensial. Mereka akan mengalokasikan ulang tenaga kerja untuk mempersingkat tugas-tugas kritis dan menata ulang pekerjaan guna mengoptimalkan jadwal.

Mengapa manajer proyek menggunakan crashing

Crashing proyek berguna dalam beberapa skenario, termasuk

• Memenuhi tenggat waktu yang ketat: Dalam proyek dengan tenggat waktu yang ketat, crashing membantu manajer memenuhi tanggal target. Hal ini mungkin diperlukan jika sebuah proyek sebelumnya mengalami keterlambatan yang mengganggu jalur yang telah direncanakan.
• Perubahan dalam ruang lingkup proyek: Persyaratan atau tugas proyek yang baru dapat muncul secara tak terduga. Crashing mengakomodasi perubahan ini tanpa memengaruhi tanggal pengiriman.
• Permintaan klien: Pelanggan mungkin menuntut tanggal penyelesaian yang lebih cepat untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri.
• Tuntutan pasar: Tekanan pasar dapat mendorong sebuah organisasi untuk mempercepat pengiriman proyek guna mempertahankan keunggulan kompetitif. 
• Keterbatasan anggaran: Jika biaya sebuah proyek mendekati batasnya, manajer mungkin memilih untuk menggunakan crashing agar dapat menyelesaikannya dengan cepat dan meminimalkan biaya tambahan.

Keadaan darurat, seperti perubahan regulasi atau bencana alam, juga dapat memunculkan kebutuhan akan crashing.

Kapan menggunakan crashing dalam manajemen proyek

Meskipun crashing merupakan salah satu solusi untuk menyelesaikan proyek dengan cepat, metode ini memiliki konsekuensi, seperti kebutuhan akan peningkatan sumber daya dan risiko kesalahan yang terlewat. Crashing bekerja paling baik dalam skenario berikut:

• Tenggat waktu yang mendekat dan berisiko: Dalam kasus di mana Anda tidak dapat memperpanjang tenggat waktu, crashing membantu Anda menghindari terlewatnya tanggal target.
• Sumber daya yang tersedia: Jika Anda memiliki tenaga kerja, peralatan, dan pasokan untuk mendukung crashing, Anda dapat memenuhi persyaratan proyek tanpa melampaui anggaran atau mengorbankan kualitasnya.
• Tidak ada fleksibilitas: Tidak ada alternatif yang memungkinkan Anda menyelesaikan proyek tanpa penundaan.
• Waktu adalah faktor utama: Proyek berjalan dengan baik dan tidak memerlukan penyesuaian apa pun yang memengaruhi ruang lingkup keseluruhannya. Satu-satunya perhatian adalah memenuhi tenggat waktu.
• Ketergantungan: Pemangku kepentingan utama lainnya, seperti manajemen, pelanggan, atau vendor, bergantung pada penyelesaian proyek pada tanggal tertentu.
• Tenggat waktu regulasi: Anda menghadapi tenggat waktu hukum yang tidak boleh terlewat.

Dengan melakukan crashing pada proyek, Anda dapat mempersingkat penyelesaiannya dan mengarahkan sumber daya ke tugas-tugas kritis. Anda akan menghemat waktu sekaligus membuat proyek tetap berjalan maju.

Proyek yang mendapat manfaat dari crashing

Crashing digunakan di semua jenis industri. Berikut adalah beberapa contoh hipotetis.

Pengembangan perangkat lunak

Perusahaan dapat menggunakan crashing untuk mempercepat tambalan (patch) bagi sebuah bug perangkat lunak. Dengan mengerahkan lebih banyak sumber daya pada patch tersebut, mereka dapat merilis perbaikan cepat yang meminimalkan keluhan pelanggan.

Pelaporan regulasi

Jika sebuah organisasi tertinggal dari jadwal pelaporannya, organisasi tersebut dapat menerapkan crashing untuk menyelesaikan dan merampungkan proses pelaporan regulasi. 

Konstruksi

Proyek konstruksi sering kali memiliki tenggat waktu yang ketat. Jika sebuah pembangunan tertunda akibat cuaca, kekurangan pasokan, atau alasan lainnya, manajer dapat menerapkan crashing untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.

Manufaktur

Perusahaan manufaktur dapat mempercepat produksi untuk memenuhi peningkatan permintaan pelanggan. Misalnya, jika penjualan sebuah produk melebihi ekspektasi, produsen mungkin perlu memproduksi lebih banyak barang lebih cepat dari jadwal.

Indikator utama bahwa crashing diperlukan

Bagaimana Anda tahu kapan crashing menjadi alternatif yang layak? Perhatikan tanda-tanda berikut:

• Keterlambatan pada tugas-tugas kritis: Pekerja menghadapi hambatan yang tak terduga dalam sebuah pekerjaan yang diperlukan untuk penyelesaian proyek.
• Tenggat waktu yang ketat: Tidak ada ruang untuk memperpanjang linimasa proyek.
• Penalti finansial: Denda regulasi atau penalti kontrak melebihi biaya crashing.
• Peluang penting: Menunggu untuk menyelesaikan sebuah proyek akan membuat organisasi kehilangan keunggulan kompetitifnya.
• Insentif khusus: Menyelesaikan proyek pada tenggat waktu targetnya akan meningkatkan reputasi organisasi atau memberikan manfaat finansial.

Keadaan lain, seperti permintaan klien, juga membenarkan kebutuhan akan crashing.

Fast-tracking vs crashing: Perbedaan utama

Ada dua pendekatan untuk mempercepat penyelesaian sebuah proyek: fast-tracking dan crashing. Keduanya mencapai tujuan yang sama (pemampatan jadwal proyek), tetapi melalui cara yang berbeda. 

Fast-tracking menata ulang tugas-tugas sebuah proyek sehingga beberapa di antaranya dapat diselesaikan secara paralel, bukan secara berurutan. Pendekatan ini tidak memerlukan sumber daya tambahan. Tim tetap menyelesaikan pekerjaan menggunakan orang, pasokan, dan peralatan yang sama. Namun, manajer proyek mencermati proses asli yang direncanakan dan merombaknya untuk menghindari kehilangan waktu.

Crashing memerlukan sumber daya tambahan. Manajer dapat merekrut karyawan atau kontraktor tambahan, mendorong kerja lembur, membeli peralatan tambahan, atau mempercepat pengiriman pasokan. Mereka juga dapat memangkas tugas-tugas yang dianggap tidak esensial bagi proyek yang telah selesai.

Meskipun fast-tracking biasanya tidak memerlukan pengeluaran tambahan, crashing memerlukannya. Karena crashing secara signifikan memengaruhi anggaran sebuah proyek, metode ini hanya digunakan ketika manfaat memenuhi tenggat waktu melebihi biayanya.

Berikut adalah perbandingan antara fast-tracking dan crashing.

Langkah-langkah untuk menerapkan crashing dalam manajemen proyek

Melakukan crashing pada sebuah proyek memerlukan perencanaan. Tidak realistis untuk langsung terjun dan mulai mengalihkan sumber daya atau membeli mesin tambahan. Sebaliknya, uraikan prosesnya menjadi langkah-langkah yang dapat dikelola untuk menghindari kesalahan yang menghabiskan waktu dan biaya. 

Langkah 1: Identifikasi aktivitas jalur kritis

Gunakan metode jalur kritis (critical path method) untuk menentukan tugas mana yang esensial bagi penyelesaian proyek. Jika ada tugas-tugas tertentu yang tidak memberikan nilai nyata, hilangkan tugas-tugas tersebut. Semua aktivitas crashing harus mendukung tugas-tugas paling vital yang membawa proyek menuju pengiriman akhirnya.

Langkah 2: Nilai sumber daya dan biaya yang tersedia

Lakukan inventarisasi terhadap sumber daya yang saat ini Anda miliki untuk setiap tugas. Tentukan di mana kekurangan sumber daya Anda dan apa yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas tepat waktu. Misalnya, Anda mungkin memerlukan mesin tambahan untuk memproduksi komponen produk lebih cepat atau staf paruh waktu tambahan untuk mendukung tugas kantor.

Hitung biaya setiap sumber daya dan tentukan apakah biaya tersebut sesuai dengan keterbatasan anggaran Anda. Hal ini mungkin memerlukan beberapa perbandingan. Misalnya, membayar lembur untuk periode singkat mungkin lebih murah daripada merekrut karyawan baru.

Langkah 3: Evaluasi risiko dan kelayakan

Pikirkan dengan cermat risiko crashing dan bagaimana  pendekatan ini memengaruhi kualitas proyek atau linimasa pengiriman. Misalnya, jika Anda merekrut seseorang yang baru, kemungkinan besar akan ada periode pelatihan sebelum mereka dapat berkontribusi penuh pada proyek. Hal ini memengaruhi kualitas awal pekerjaan dan hasil kerja mereka. 

Pertimbangan lainnya adalah penghematan waktu dan kompromi biaya. Apakah pengeluaran tambahan untuk sumber daya ekstra sepadan dengan tanggal pengiriman yang dipersingkat? Apakah hal itu akan secara signifikan mengurangi ROI proyek? Jika ya, evaluasilah apakah ROI lebih penting daripada memenuhi tenggat waktu proyek.

Pada akhirnya, analisis risiko dan kelayakan memerlukan pertimbangan mendalam, terutama untuk proyek-proyek besar. 

Langkah 4: Sesuaikan jadwal proyek

Setelah Anda mengidentifikasi tugas-tugas kritis dan memverifikasi kelayakan crashing proyek, libatkan pemangku kepentingan lainnya. Jelaskan apa yang ingin Anda lakukan, mengapa hal itu penting, dan bagaimana hal itu akan memengaruhi tenggat waktu akhir. Ketika semua pihak sepakat, sesuaikan kembali jadwal proyek. Tugaskan pekerja untuk menangani tugas-tugas tersebut dan pastikan semua orang memahami tujuan yang baru.

Langkah 5: Pantau kemajuan dan pastikan kualitas

Crashing mengubah hari kerja biasa dan memberikan tekanan pada tim Anda. Pendekatan ini juga memunculkan tantangan komunikasi dan koordinasi. Pantau terus tugas-tugas yang sedang berjalan dan pertimbangkan check-in harian untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dimaksud selesai sesuai jadwal. Pertemuan rutin membantu Anda mengidentifikasi kendala proyek lebih awal, sebelum kendala tersebut semakin menggagalkan proyek.

Selain itu, awasi biaya untuk menghindari pembengkakan. Saat melakukan crashing, staf mungkin kurang memperhatikan pengeluaran demi memenuhi tanggal pengiriman target. Mempertahankan proses persetujuan yang ketat dapat mengurangi biaya ekstra dan menjaga proyek Anda tetap sesuai anggaran.

Perangkat lunak manajemen proyek membantu Anda mengawasi seluruh proses crashing. Alat seperti Papan Jotform memungkinkan Anda mengatur tugas, menugaskan pekerja kunci, dan melacak kemajuan menuju penyelesaian proyek.

Keuntungan crashing

Crashing menawarkan beberapa manfaat strategis. Manfaat tersebut meliputi:

Penyelesaian proyek lebih cepat

Crashing menempatkan lebih banyak sumber daya di tempat yang Anda butuhkan. Hal ini memungkinkan Anda mengurangi linimasa pengembangan secara signifikan, sehingga mempercepat penyelesaian proyek.

Memenuhi tenggat waktu mendesak

Beberapa tenggat waktu bersifat mutlak. Jika Anda gagal memenuhinya, Anda mungkin harus membayar biaya atau penalti atas keterlambatan. Dalam beberapa kasus, denda ini melebihi biaya crashing.

Tenggat waktu lainnya mungkin didorong oleh klien. Jika pelanggan membutuhkan pekerjaan tersebut segera, kegagalan memenuhi kebutuhan mereka akan merusak reputasi Anda di mata mereka. Dengan melakukan crashing, Anda mempertahankan hubungan yang kuat, yang dapat menghasilkan peluang kerja di masa depan.

Peningkatan kepuasan pemangku kepentingan

Eksekutif, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya mungkin memiliki kepentingan untuk melihat sebuah proyek selesai pada tenggat waktu targetnya. Ketika Anda menyelesaikan tepat waktu melalui crashing, hal itu mengirimkan sinyal kepercayaan yang kuat. Tim Anda memenuhi komitmennya dan menuntaskannya, meskipun mungkin memerlukan lebih banyak biaya dan pekerjaan.

Kerugian crashing

Crashing bukanlah solusi sempurna untuk masalah yang sensitif terhadap waktu. Beberapa kelemahannya meliputi

Peningkatan biaya

Manajer proyek tidak merencanakan crashing. Mereka dengan cermat menyusun tugas, beban kerja, dan tonggak pencapaian untuk menyelesaikan proyek tepat waktu, sesuai anggaran. Jika kebutuhan untuk crashing muncul, hal itu secara signifikan meningkatkan biaya. Ini dapat membuat anggaran proyek melampaui batasnya, yang berdampak pada seluruh organisasi.

Potensi kelelahan sumber daya

Karyawan mungkin perlu bekerja lebih lama untuk mendukung crashing proyek. Hal ini dapat menyebabkan stres dan kelelahan, sehingga mengurangi produktivitas dan kepuasan karyawan di tempat kerja.

Risiko penurunan kualitas

Crashing proyek meningkatkan tuntutan pekerjaan dalam jangka pendek. Hal ini juga mengakibatkan penyusunan ulang tugas dan penjadwalan ulang. Ini dapat menyebabkan kesalahan selama proses kerja, yang berpotensi mengurangi kualitas proyek secara keseluruhan. Jika kesalahannya parah, hal itu dapat mengakibatkan pengerjaan ulang di masa depan, yang meningkatkan biaya dan menurunkan kepuasan pelanggan.

Bagaimana Jotform mendukung optimalisasi manajemen proyek

Ketika pekerjaan menjadi sibuk (seperti yang selalu terjadi), Anda membutuhkan solusi untuk membantu Anda dalam manajemen waktu proyek. Papan Jotform adalah alat tersebut. Alat ini dirancang untuk menyederhanakan alur kerja Anda, menjaga tugas tetap teratur, dan membantu Anda memenuhi tenggat waktu.

Dengan Papan Jotform, Anda dapat membuat papan bergaya Kanban dari awal. Fungsi seret dan lepasnya memungkinkan Anda mengatur tugas-tugas sehingga mudah diikuti dan dibaca. Papan Jotform mencakup filter dan bidang tugas yang bermanfaat, seperti Prioritas, Tanggal Jatuh Tempo, dan Deskripsi. Ini adalah alat kolaboratif, sehingga Anda dapat berbagi, menugaskan, melacak, dan mengomentari tugas bersama seluruh tim Anda, semuanya dalam satu platform terpusat. 

Fitur unik dari Papan Jotform adalah integrasinya dengan formulir. Anda dapat mengotomatiskan manajemen proyek dengan menghubungkan formulir pelanggan dengan platform tersebut. Ini memungkinkan Anda mengumpulkan kiriman formulir dan secara otomatis mengubahnya menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti. Hal ini berguna dalam segala jenis skenario dukungan pelanggan.

Papan Jotform sepenuhnya dapat disesuaikan. Anda dapat menyesuaikan papan Anda agar selaras dengan alur kerja dan proses bisnis Anda. Ini termasuk menambahkan atau menghapus bidang, menyesuaikan tata letak papan, dan menampilkan bidang dalam tampilan kartu. Setiap papan memiliki latar belakang yang dapat disesuaikan, yang dapat Anda perbarui untuk mencerminkan branding atau gaya individu Anda.

Anda dapat mengakses Papan Jotform dari perangkat apa pun yang memiliki koneksi internet. Responsivitas selulernya memungkinkan Anda mengelola dan melacak tugas dari mana pun Anda berada. Cobalah (gratis), dan lihat bagaimana Papan Jotform meningkatkan produktivitas, mempererat kolaborasi, dan mengoptimalkan manajemen tugas.

Crashing proyek: Satu solusi untuk hasil kerja yang terkendala waktu

Crashing proyek bukanlah hal yang ideal. Organisasi lebih memilih untuk bekerja sesuai jadwal yang telah direncanakan sebelumnya dengan anggaran dan sumber daya yang telah ditentukan. Namun, berbagai hal bisa terjadi, dan ketika itu terjadi, crashing proyek adalah solusi yang potensial.

Jika Anda menghadapi skenario di mana Anda perlu memampatkan jadwal pengiriman, pertimbangkan apakah crashing proyek atau fast-tracking merupakan pendekatan yang tepat. Ingat, crashing proyek bekerja paling baik ketika Anda memiliki dana ekstra yang dapat Anda alokasikan untuknya. Fast-tracking adalah alternatif yang lebih baik ketika Anda perlu mengendalikan biaya dan melakukan tugas secara paralel tidak akan berdampak negatif pada proyek Anda.