Gestire le richieste di permesso e le approvazioni dei dipendenti può essere complicato per i manager. “Cercare di registrare, elaborare e approvare manualmente le richieste di tempo libero, notificare tutti i membri del personale coinvolti e assicurarsi di avere copertura è un processo che richiede tempo e può causare errori”, scrive Karen McCandless per The Ascent.
Può anche essere frustrante per i dipendenti che possono dover aspettare settimane prima di ricevere l’approvazione per la loro richiesta. Questo perché, quando le aziende tracciano manualmente le richieste di tempo libero, è facile per i manager perderle nelle email o dimenticarle quando sono impegnati in altre attività. Il risultato finale sono dipendenti insoddisfatti e supervisori sopraffatti.
Per questo motivo le aziende hanno bisogno di uno strumento tecnologico per gestire questo processo in modo più efficiente ed efficace. Una opzione facile da utilizzare è Google Forms. È semplice personalizzare i moduli di richiesta di tempo libero in Google Forms e gestire i dati con Google Sheets.
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La soluzione completa di Jotform per la creazione di moduli è mobile-friendly e ha il maggior numero di integrazioni del settore. Usala per raccogliere pagamenti, automatizzare i flussi di lavoro, raccogliere lead e altro ancora.
Google Forms semplifica le richieste di tempo libero
Google Forms consente ai suoi utenti di “creare e condividere facilmente moduli e sondaggi online, analizzando le risposte in tempo reale.” Il modello di richiesta di tempo libero di Google Forms facilita notevolmente la gestione delle richieste di vacanza per i supervisori snellendo l’intero processo — dalla creazione dei moduli al tracciamento delle informazioni.
Innanzitutto, il modello di richiesta di tempo libero consente di allontanarsi dai moduli cartacei che si potrebbero smarrire o trascurare e utilizzare un sistema che permette di creare moduli digitali di richiesta di permesso personalizzati a partire dal modello, come questo di Aquatech Management of Long Island. È possibile ospitare questi moduli online nei sistemi di comunicazione interna o inviarli via email ai dipendenti affinché possano accedervi, compilarli e inviarli facilmente, senza dover stampare nulla.
Successivamente, è possibile collegare le risposte dal modulo di richiesta di tempo libero in Google Forms a Google Sheets per gestirle più facilmente. In Sheets, le risposte sono ordinate per data e ora, quindi saprai chi ha presentato le loro richieste per primo e quando le hanno inviate. Puoi anche scegliere di ricevere avvisi quando i dipendenti presentano nuove richieste in modo da non perderle.
Jotform: Una migliore alternativa per gestire le richieste di tempo libero
Jotform è una potente alternativa per costruire e tracciare moduli di richiesta di tempo libero in Google Forms. Il builder drag-and-drop di Jotform rende facile personalizzare completamente qualsiasi dei più di 20 modelli di modulo di assenza e richiesta di tempo libero, in modo da snellire il flusso di lavoro e gestire più efficacemente le richieste di congedo dei dipendenti.
Oltre alle ampie capacità di personalizzazione (inclusa la possibilità di aggiungere CSS personalizzato), ciò che distingue Jotform da Google Forms è che i moduli sono veramente mobile-friendly. Funzionano su qualsiasi dispositivo, quindi gli utenti possono inviare moduli e i supervisori possono visualizzare le invii da qualsiasi dispositivo — in qualsiasi momento, ovunque. Jotform Mobile Forms consente persino agli utenti di compilare moduli offline e le loro risposte verranno sincronizzate non appena si riconnetteranno a Internet. Jotform si integra anche con oltre 100 app di terze parti, rendendolo lo strumento perfetto da abbinare a strumenti esistenti, inclusi Google Drive e Google Sheets.
Queste integrazioni significano che se attualmente stai raccogliendo richieste di tempo libero in Google Forms e vuoi passare all’uso di Jotform, puoi facilmente migrare i tuoi moduli esistenti con lo strumento di importazione di Jotform. Se ti senti più a tuo agio nell’utilizzare Google Sheets, puoi anche collegare i moduli di richiesta di tempo libero di Jotform a Google Sheets per tracciare e gestire le risposte.
Se non vuoi creare un collegamento con Google, Jotform Tables offre anche modelli di fogli di calcolo, come il tracciatore di richieste di permesso e il foglio di calcolo per il tracciamento delle ferie e delle malattie, che raccolgono automaticamente le invii. La possibilità di tracciare questi dati significa che puoi rimanere organizzato e pianificare di conseguenza le assenze dei dipendenti.
Quindi, quale è meglio per te? In breve, “Se hai bisogno di moduli con più personalizzazioni, una libreria di modelli più ampia e molte integrazioni con app… Jotform è l’opzione giusta per te,” scrive Jack Wallen su TechRepublic.
Foto di Christopher Gower su Unsplash
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