Nel 2014, Cat Town ha aperto il primo cat cafe negli Stati Uniti, ponendo al centro della propria missione i servizi di soccorso e adozione dei gatti. Da allora, sempre più cat cafe hanno aperto in tutto il Paese, offrendo ai visitatori la possibilità di sorseggiare un caffè e interagire con adorabili gatti, contribuendo al contempo a farli adottare.
Da quando ha dato il via a questo movimento a livello nazionale, la dedizione di Cat Town alla propria missione non è mai venuta meno. Con sede a Oakland, in California, l’organizzazione no-profit si concentra sull’aiutare i gatti che faticano a trovare un’adozione nei tradizionali ambienti dei rifugi. Il suo lavoro si rivolge ai gatti che rischiano maggiormente di passare inosservati: gatti anziani, stressati, timidi e gatti con condizioni mediche che richiedono cure speciali.
Grazie al supporto comportamentale, alle famiglie affidatarie, alle cure mediche e all’impegno della comunità, l’organizzazione ha contribuito a ridurre il tasso di eutanasia dei gatti nei rifugi di Oakland di oltre il 70 percento.
Al centro di questo lavoro c’è la connessione. Come spiega Quinn White, direttrice dello sviluppo e vicedirettrice di Cat Town, il suo ruolo consiste nell’aiutare le persone a entrare in contatto con la missione dell’organizzazione raccontando storie di singoli gatti e mostrando ai sostenitori come possono dare una mano.
Ma con la crescita dell’organizzazione, i sistemi di Cat Town non sono riusciti a stare al passo con la sua missione.
Eliminare il lavoro manuale per velocizzare i processi
Come molte organizzazioni no-profit, Cat Town inizialmente si affidava a una combinazione di fogli di calcolo, email e Google Forms per gestire la raccolta delle informazioni e i flussi di lavoro. All’inizio funzionava abbastanza bene, ma il personale si è presto reso conto dei limiti di questi processi.
In particolare, la gestione delle richieste di adozione era diventata ingestibile.
«Tutto arrivava via email, ed era caotico e stressante. Davvero stressante», afferma White.
Per un piccolo team che gestisce oltre 200 volontari, oltre ad affidamenti, donazioni, adozioni ed eventi, avere flussi di lavoro disorganizzati non era solo scomodo. Sottraeva tempo ed energie alla missione stessa.
Prima di Jotform, l’organizzazione non disponeva nemmeno di un modo efficace per raccogliere donazioni mensili ricorrenti, un’esigenza fondamentale per organizzazioni no-profit come Cat Town, che dipendono fortemente dal supporto continuativo dei singoli.
È stato allora che il personale si è rivolto a Jotform.
Ha cambiato le regole del gioco.
Quinn White, Direttrice dello sviluppo e vicedirettrice, Cat Town
Una piattaforma flessibile e scalabile che le organizzazioni no-profit possono davvero permettersi
Cat Town ha conosciuto Jotform grazie a un membro del personale che aveva utilizzato la piattaforma in un’altra organizzazione.
«Il prezzo era giusto», spiega White.
Per molte organizzazioni no-profit, l’accessibilità economica conta tanto quanto, se non più, della funzionalità. I budget sono limitati e le organizzazioni hanno bisogno di strumenti tecnologici che generino valore senza mettere la no-profit sotto pressione finanziaria.
White la mette in modo semplice: «Siamo una piccola organizzazione no-profit, non abbiamo un budget enorme, e Jotform rientra nel nostro budget».
Questo equilibrio tra accessibilità e funzionalità ha aiutato Cat Town ad adottare rapidamente la piattaforma. White ha descritto Jotform come dotato di un’«interfaccia utente intuitiva», sia per il personale che crea i moduli sia per gli adottanti, le famiglie affidatarie e i membri della comunità che li compilano.
Il team apprezza inoltre la possibilità di personalizzare facilmente i moduli e di incorporarli nel sito web dell’organizzazione. Aggiungendo il branding, i font e i colori distintivi di Cat Town, riescono a offrire ai sostenitori un’esperienza online fluida e coerente.
«Siamo diventati grandi fan di Jotform praticamente da subito», afferma White.
Flussi di lavoro semplificati con un tocco umano
Uno dei maggiori vantaggi di Jotform è la capacità di semplificare il lavoro amministrativo preservando al contempo una connessione umana significativa. E a Cat Town, questo vantaggio è diventato particolarmente evidente durante la pandemia di COVID-19.
Prima del COVID-19, le adozioni venivano gestite principalmente tramite conversazioni individuali tra i coordinatori delle adozioni e i potenziali adottanti. Ma quando sono scattate le restrizioni per l’isolamento domiciliare e le adozioni di animali hanno iniziato a crescere vertiginosamente, il team aveva bisogno rapidamente di una soluzione scalabile.
«Ricevevamo così tante richieste che non riuscivamo a gestirle», ricorda White. «Siamo un team minuscolo».
Con Jotform, Cat Town ha creato un modulo di interesse per l’adozione per organizzare le informazioni dei richiedenti e facilitare l’individuazione delle corrispondenze migliori tra i gatti e i loro adottanti. Il personale poteva rivedere rapidamente l’esperienza con gli animali del potenziale adottante, la sua situazione abitativa e le sue preferenze per prendere decisioni di affidamento più ponderate.
I risultati sono stati notevoli. Poiché l’organizzazione è stata in grado di creare abbinamenti solidi, un numero minore di gatti è stato restituito dopo l’adozione.
«Salviamo più vite e so che lo facciamo in modo più rapido ed efficiente [con Jotform]», afferma White.
Dare più potere a volontari, famiglie affidatarie e donatori
Man mano che Cat Town ha ampliato l’uso di Jotform, la piattaforma si è integrata profondamente in quasi ogni aspetto delle attività dell’organizzazione.
«Lo usiamo in ogni modo possibile», afferma White.
L’organizzazione no-profit ora si affida a Jotform per raccogliere donazioni ricorrenti tramite l’integrazione con Stripe, oltre che per le conferme di partecipazione agli eventi, il coordinamento dei volontari, le candidature per l’affidamento dei gatti e le richieste di forniture, le donazioni per aste online, i rimborsi, la documentazione legale e le firme elettroniche.
«Ha cambiato le regole del gioco», afferma White.
Un ottimo esempio è il suo programma di affidamento. Circa la metà dei gatti di Cat Town vive in famiglie affidatarie nell’area di Oakland, e l’organizzazione no-profit utilizza Jotform per raccogliere le candidature, comprendere l’ambiente e le preferenze di ciascun richiedente e individuare gli affidamenti ideali.
«Ci aiuta a creare un buon abbinamento per le nostre famiglie affidatarie», afferma White.
Utilizzano inoltre moduli di richiesta forniture, in modo che le famiglie affidatarie possano richiedere in modo facile e veloce cibo, medicinali, giocattoli e altri elementi essenziali per l’affidamento. Questo aiuta il team di Cat Town a mantenere l’organizzazione, garantendo al contempo che le famiglie affidatarie possano dedicare il loro tempo a prendersi cura dei gatti affidati, anziché cercare di superare ostacoli logistici.
Ogni volta che incontro un problema, Jotform è lì a rendere tutto di nuovo semplice.
Quinn White, Direttrice dello sviluppo e vicedirettrice, Cat Town
Man mano che il personale di Cat Town continuava a implementare Jotform, i suoi casi d’uso continuavano a crescere. Più di recente, Cat Town ha implementato Jotform Sign per raccogliere le firme elettroniche per i moduli sui conflitti di interesse richiesti dal suo consiglio di amministrazione.
«Le applicazioni erano davvero ampie», afferma White. «Era un po’ come dire: “Oh, usiamo semplicemente Jotform, usiamo semplicemente Jotform”, e nel giro di poco lo usavamo per tutto».
Aiutare i piccoli team ad avere un grande impatto
Oltre alla sua facilità d’uso e all’ampio potenziale applicativo, l’esperienza del servizio clienti di Jotform è diventata un altro vantaggio chiave della piattaforma.
«[Il team di supporto di Jotform] è così scrupoloso e cordiale, ed è evidente che a dare una mano sia una persona, il che è davvero piacevole», afferma White.
L’accesso ai forum di supporto e all’assistenza pratica ha aiutato l’organizzazione a continuare a creare nuovi flussi di lavoro man mano che le sue esigenze si evolvevano.
White lo riassume così: «Ogni volta che incontro un problema, Jotform è lì a rendere tutto di nuovo semplice».
Amplificare l’impatto della missione con la tecnologia
Da quando ha implementato Jotform, Cat Town non ha solo migliorato i processi di raccolta e gestione dei dati, ma ha anche liberato più tempo e spazio per il coinvolgimento della comunità e il lavoro orientato alla missione.
Secondo White, Jotform ha aiutato Cat Town a rafforzare le relazioni con adottanti, famiglie affidatarie, donatori, volontari e membri della comunità, semplificando al contempo il lavoro amministrativo che si svolge dietro le quinte.
Supporta il programma Legacy of Love, che aiuta a garantire che i gatti vengano accuditi dopo la morte del proprietario. Alimenta i rimborsi per il programma In It For Life, che aiuta i gatti in hospice a ricevere cure e supporto per tutta la vita dopo l’adozione. Aiuta inoltre a organizzare il supporto dei donatori, la gestione degli eventi, la conformità legale e le attività di sensibilizzazione della comunità.
Soprattutto, offre al piccolo team di Cat Town più tempo ed energia da dedicare alla ricerca di una casa definitiva per i gatti difficili da collocare e, di conseguenza, a salvare più vite.
Se la tua organizzazione no-profit è alla ricerca di modi per velocizzare i flussi di lavoro, risparmiare tempo e ampliare il proprio impatto, registrati oggi stesso per un account Jotform gratuito per scoprire come la piattaforma può supportare la tua missione.
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