Come Scripture Union Northern Ireland si prende cura di 7.000 giovani ogni anno con Jotform impresa

Ogni anno, Scripture Union Northern Ireland (SUNI) si prende cura di 7.000 bambini e ragazzi, dai 3 ai 18 anni, in centinaia di sedi diverse.

SUNI è un’organizzazione no profit che si occupa di educazione religiosa e aiuta bambini e ragazzi a leggere e comprendere la Bibbia e i suoi insegnamenti. In tutta l’Irlanda del Nord, l’organizzazione gestisce campi estivi affidati a volontari, attività locali e programmi nelle scuole.

Per Kathy Croskery, responsabile operativa di SUNI, questo significa trovare il modo di far funzionare tutti questi programmi senza intoppi e, soprattutto, in piena sicurezza.

Croskery è la prima responsabile operativa di SUNI. Il ruolo è stato creato di recente per rendere più efficiente il funzionamento dell’organizzazione. In molti casi, parte da zero nella costruzione dei sistemi, cercando ovunque possibile occasioni per migliorare.

“Cerco di capire come semplificare le cose, renderle più rapide e più accessibili alle persone”, racconta.

7.000 iscrizioni all’anno riunite in un unico sistema

Per velocizzare i processi e renderli più trasparenti, SUNI doveva prima digitalizzare i flussi di lavoro che fino a quel momento erano su carta. In passato, l’organizzazione usava moduli cartacei per tutto, dall’iscrizione dei partecipanti ai campi fino alla verifica dei responsabili volontari.

“Abbiamo bisogno di un modulo di consenso compilato per ogni bambino e ragazzo che varca la porta”, spiega Croskery. “Se ci assumiamo la responsabilità di un minore al posto dei genitori, ci servono le informazioni su eventuali esigenze alimentari e condizioni mediche.”

Non credo ci rendessimo conto di quanto [Jotform Impresa] potesse aiutarci, finché non l’abbiamo avuto tra le mani.

Kathy Croskery, responsabile operativa, Scripture Union Northern Ireland

Raccogliere tutte queste informazioni su carta era a dir poco poco pratico e rendeva difficile tenere traccia dei dati dei partecipanti in un unico posto. Quando è arrivata la pandemia di COVID-19, SUNI ha dovuto accelerare il passaggio alla raccolta dati in formato digitale.

Il personale doveva segnalare i casi di COVID-19 all’agenzia sanitaria locale, ma farlo con moduli cartacei sarebbe stato lento e poco gestibile. La scelta è caduta su Jotform, che permette di raccogliere, ordinare e condividere i dati con facilità.

“Durante il COVID la digitalizzazione era un’esigenza urgente”, racconta Croskery. “E poter conservare i dati in un unico punto è stata un’enorme conquista per noi. Non credo ci rendessimo conto di quanto [Jotform Impresa] potesse aiutarci, finché non l’abbiamo avuto tra le mani.”

Ora che tutti i dati dei partecipanti sono raccolti in un archivio centrale, il personale può accedere alle stesse informazioni, aggiornate in tempo reale man mano che arrivano gli invii dei moduli. Niente più ricerche affannose tra i fascicoli cartacei per trovare un dettaglio importante, come le allergie alimentari di un bambino.

Grazie alla funzione Teams di Jotform Impresa, il personale dei vari reparti — come campi, scuole e operazioni — ha i propri spazi di lavoro. Ogni spazio ha i suoi moduli, le sue tabelle e le altre risorse, sempre a portata di mano. Le informazioni che prima erano sparse tra catene di email o moduli cartacei adesso sono accessibili all’istante.

Con il suo account Jotform Impresa, inoltre, SUNI conserva i dati su un server all’interno dell’UE, il che aiuta l’organizzazione a rispettare il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
Il personale può anche gestire gli accessi, impostare i permessi per i diversi ruoli e tenere traccia delle azioni svolte sul server, con un livello maggiore di sicurezza e responsabilità.

Gestire e supportare oltre 2.000 volontari, per lo più under 25

Ogni anno il personale di SUNI gestisce circa 2.000 volontari — quasi tutti tra i 17 e i 25 anni — che portano avanti i programmi nei campi, nelle scuole e negli eventi locali.

Questi responsabili volontari sono distribuiti in centinaia di sedi in tutto il paese, quindi hanno bisogno di accedere alle risorse ovunque si trovino. E siccome la maggior parte ha meno di 25 anni, racconta Croskery, canali come l’email non sono proprio pratici.

“Alcuni di loro usano a malapena i messaggi”, dice.

Per raggiungere i volontari dove sono abituati a stare, il team ha usato Jotform Apps per creare un’app mobile su misura, pensata apposta per i responsabili volontari. L’app dà ai volontari un accesso rapido a informazioni come:

• I recapiti del personale
• Le policy e le risorse per la tutela dei minori
• I moduli usati più spesso, come quelli di consenso e quelli per gli ordini di materiale
• Gli elenchi aggiornati dei partecipanti iscritti alle loro attività (nelle tabelle jotform)
  

Con l’app, il personale può anche inviare notifiche push, così le informazioni di cui i volontari hanno bisogno sono sempre a portata di mano.

Invece di mandare email sperando che i volontari le leggano, spiega Croskery, le notifiche dell’app arrivano su un dispositivo “che hanno sempre in mano. È molto più probabile che le vedano, piuttosto che leggere un’intera email.”

Tutte le approvazioni e le attività dietro le quinte avrebbero richiesto giorni di scambi di email avanti e indietro, mentre adesso arriva semplicemente un piccolo avviso nella loro casella.

Kathy Croskery, responsabile operativa, Scripture Union Northern Ireland

Croskery racconta che il personale non vede l’ora di usare la nuova funzione di notifica via WhatsApp per Jotform Apps. Questa funzione può rivelarsi particolarmente utile nelle situazioni critiche, per esempio quando qualcuno deve segnalare un sospetto abuso o un altro incidente che riguarda la salute e la sicurezza. Il personale può ricevere subito la notifica dell’invio di un modulo su WhatsApp anziché via email, accorciando i tempi di risposta.

“Invece di continuare ad aggiornare la casella di posta per vedere quando arriva un modulo, lo sapremo all’istante”, dice Croskery. “Così non ci saranno ritardi nel ricevere le informazioni che dobbiamo trasmettere ai servizi sociali.”

Operazioni più snelle dietro le quinte

Oltre a gestire le informazioni su partecipanti e volontari, Croskery è sempre alla ricerca di modi per migliorare anche gli altri processi interni su cui si regge l’organizzazione.

Ha creato, per esempio, flussi di lavoro automatizzati per approvare i rimborsi spese del personale. Grazie alla logica condizionale di Jotform nei moduli di rimborso, può indirizzare le approvazioni al responsabile di budget giusto.

“Tutte le approvazioni e le attività dietro le quinte avrebbero richiesto giorni di scambi di email avanti e indietro”, racconta, “mentre adesso arriva semplicemente un piccolo avviso nella loro casella.”

Croskery ha realizzato anche un’app mobile per il personale, con i collegamenti ai moduli per inviare le spese mensili, richiedere ferie, prenotare attrezzature e chiedere il pagamento delle fatture. L’app raccoglie anche i link rapidi alle cartelle condivise, alle risorse su SharePoint e ai recapiti del personale. C’è perfino un turno per chi porta gli snack.

Il tempo che Jotform Impresa fa risparmiare permette a SUNI di continuare a migliorare e ampliare i propri servizi. Croskery dice di essere sempre contenta di poter confermare ai membri del consiglio direttivo di SUNI che l’investimento in Jotform vale davvero la spesa.Jotform, spiega ai membri del consiglio, permette a lei e al resto del personale di lavorare in modo più efficiente e di fare di più con meno, dando così all’organizzazione la possibilità di continuare a crescere.