実際の操作を見ながら学べるステップガイド
Googleフォームは、申請受付や新規クライアントの情報収集など、さまざまな用途で使える便利な情報収集ツールです。カスタマイズ可能なフォームを作成し、相手にデジタルで入力してもらうことで、業務の流れを効率化できるだけでなく、手作業による入力ミスやデータ転記ミスのリスクも軽減できます。
Googleフォームには、回答者がファイルを添付できる「ファイルアップロードボタン」を追加できる便利な機能があります。この機能は操作も簡単で、フォームの活用の幅を広げ、ニーズに合ったより実用的なフォームを作成することが可能です。
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Jotformの多機能なフォーム作成ツールは、モバイル対応で業界最多の連携数を誇ります。決済の受付、ワークフローの自動化、リードの収集など、幅広い用途に活用できます。
ファイルアップロードボタンが役立つシーン
Googleフォームで回答者にファイルをアップロードしてもらう機能は、さまざまな場面で役立ちます。ここでは、代表的な利用例をいくつかご紹介します。
- クライアントとのやり取りで、サポート用の資料提出や契約書への署名が必要な場合
- 教員として、生徒にオンラインで課題や書類を提出してもらいたい場合
- 採用活動において、応募者に履歴書を応募フォームから提出してもらいたい場合
- コンテストの応募受付で、ポートフォリオなどの資料を添付してもらいたい場合
- 奨学金の申請を受け付けており、追加の提出書類が必要な場合
- 新しいクライアントや患者の受け入れ時に、事前に必要書類を提出してもらう必要がある場合
回答者にファイルを添付してもらうことで、提出された書類を他のフォームの情報と一元管理できるようになります。また、情報を直接メールで送ってもらう必要がなくなるため、受信トレイに届くメールの数を減らすことができ、自動化されたプロセスで対応が可能になります。さらに、希望すれば自分のメールアドレスを公開せずに対応できるため、採用活動などで個人情報を守りたい場合にも非常に有効です。
Googleフォームにアップロードボタンを追加する方法
Googleフォームにファイルアップロードの項目を追加するのは、とても簡単です。
まずは、Googleアカウントにログインし、新しいフォームを開きます。フォームは一から作成しても、またはテンプレートを使っても構いません。
画面右上にある質問を追加ボタン（円の中にプラス記号があるアイコン）をクリックし、回答者にアップロードしてもらいたい書類の種類を説明します。たとえば、「履歴書を添付してください」といった文言を入力します。
質問の右側に表示される下向き矢印をクリックし、表示されるドロップダウンメニューからファイルのアップロードを選択します。その後、表示される案内に従って続行をクリックしてください。
アップロードを特定のファイル形式のみに制限することも可能です。たとえば、以下のようなファイルタイプを指定できます：
- ドキュメント
- スプレッドシート
- PDFファイル
- 動画ファイル
- プレゼンテーション資料
- 図面・スケッチ
- 画像ファイル
- 音声ファイル
また、回答者がアップロードできるファイルの最大数や、1ファイルあたりの最大サイズを設定することも可能です。
フォームの見た目を確認したい場合は、画面右上の目のアイコンをクリックするとプレビュー画面が表示されます。
Jotformでファイルアップロード機能を使う方法
Googleフォームのアップロード機能も便利ですが、より柔軟に使いたい場合はJotformの利用を検討してみてはいかがでしょうか。Jotformには100種類以上のファイルアップロード用テンプレートが用意されており、ニーズに合わせて簡単にカスタマイズできます。もちろん、ゼロから自分でフォームを作成することも可能です。
Jotformでも、Googleフォームと同様に回答者から書類をアップロードしてもらうことが可能です。提出されたファイルには、写真・動画・書類などさまざまな形式が含まれます。さらに、アップロードされたファイルは、Dropbox、Google Drive、Boxなどに自動で保存することができ、安全な管理が可能です。このようなスムーズなプロセスにより、手間を大幅に削減できるうえ、提出内容の紛失・誤保存・誤削除といったリスクを防ぐことができます。
Jotformでは、1件のフォーム送信につき最大1GBまでのファイルをアップロード可能という、非常に余裕のある制限が設けられています。無料プランでも100MBの保存容量と最大500件のフォーム送信が利用できるため、複数のプロジェクトを有料プランなしで運用できる可能性もあります。多数のプロジェクトを管理していて、大量のファイル提出が必要になる場合でも、ニーズに合わせて選べる手頃な料金プランが用意されています。
また、セキュリティ面にも配慮されたファイル保存機能が提供されており、回答者や応募者の情報を安全に保護できます。すべての送信データは256ビットSSLで暗号化され、GDPR（EU一般データ保護規則）にも準拠しています。さらに、フォームでのオンライン決済にも対応しており、PCI準拠の安全なクレジットカード決済を利用できるため、安心して支払いを受け付けることができます。医療業界での利用を想定している場合には、HIPAAに準拠した医療用フォームにアップグレードすることも可能です。
そして何よりも、Jotformは操作がとても簡単です。フォームのカスタマイズは直感的かつスピーディーで、ファイルアップロードフィールドもドラッグ＆ドロップで簡単に追加できます。Googleフォームと同様に、ファイルサイズ・ファイル形式・アップロード可能なファイル数の上限も自由に設定可能です。フォームの作成が終わったら、そのまま自分のウェブサイトに埋め込むことも、リンクで共有することもできるので、とても手軽に運用を始められます。
写真提供：cottonbro studio
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