Contratar um higienista ou um responsável pela recepção para o seu consultório odontológico é a parte fácil. É no período após o envio da carta de oferta que a maioria dos consultórios perde tempo sem perceber.
A papelada de novos funcionários em consultórios odontológicos é especialmente intensa. Ela inclui comprovantes de treinamento em HIPAA, documentação da OSHA sobre patógenos transmitidos pelo sangue, verificação de licenças e certificações e autorização para verificação de antecedentes, além dos formulários padrão de impostos e benefícios que todo empregador precisa.
Quando toda essa documentação fica espalhada entre e-mails, pastas de papel e a memória de alguém sobre o que foi ou não assinado, a integração se estende de alguns dias para algumas semanas, e surgem lacunas de conformidade.
O treinamento contínuo acrescenta mais uma camada. Os consultórios odontológicos precisam acompanhar quem está em dia com os protocolos de controle de infecção, quem precisa de uma reciclagem em HIPAA e quem está com a recertificação de RCP vencendo. Além disso, precisam comprovar que a equipe está atualizada nos treinamentos, em caso de inspeção ou auditoria do conselho.
A escala de trabalho é outra dor de cabeça. Entre higienistas, auxiliares e a cobertura da recepção em várias cadeiras (ou em várias unidades, no caso de grupos maiores), trocas de turno e pedidos de folga feitos por mensagem de texto acabam gerando uma falta de pessoal que ninguém previu até o paciente já estar na cadeira.
É nesse ponto que a maioria dos consultórios ainda usa ferramentas criadas para escalas do varejo, e não para a conformidade na área da saúde, ou simplesmente não usa nenhuma ferramenta de escalas.
Um fluxo de integração digital pode conduzir cada novo funcionário pela mesma sequência de forma automática: formulários, assinaturas eletrônicas, coleta de documentos e um registro claro de que tudo o que era necessário foi realmente concluído, na ordem certa e dentro do prazo.
O acompanhamento de treinamentos e certificações pode ser feito da mesma maneira, com lembretes enviados antes de algo vencer, e não depois. E formulários de escala da equipe e de solicitação de folga substituem o grupo de mensagens por algo que realmente pode ser rastreado e que os gestores conseguem visualizar rapidamente.
O Jotform Enterprise permite que os consultórios odontológicos criem tudo isso sem escrever uma única linha de código: formulários de integração compatíveis com a HIPAA, o Jotform Sign para cada assinatura eletrônica necessária e fluxos de trabalho que mantêm os registros de treinamento prontos para auditoria, em vez de espalhados. Boas equipes não funcionam à base de boas intenções. Elas funcionam com sistemas que tornam o jeito certo de fazer as coisas o padrão.
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