Case study results at a glance
Nº de formulários
170+
Nº de envios
2.700+
Nº de integrações
4+
A Aligner Dental Academy tem uma missão simples: capacitar dentistas para se tornarem provedores de Invisalign. Cumprir essa missão, no entanto, é outra história.
A Academy é a parceira exclusiva de educação da Align Technology, fabricante do Invisalign, no Reino Unido, na Irlanda e na região EMEA. Ela oferece programas que vão desde a formação básica até diplomas completos, todos focados em alinhadores dentários transparentes, para profissionais de diversos países e idiomas.
“Parece bem simples”, diz Sam Hickson, diretor de tecnologia da Aligner Dental Academy, “mas é um negócio muito complexo: todas as variáveis, todos os médicos, todos os idiomas diferentes, todos os programas diferentes em que eles estão.”
Esbarrando nos limites das ferramentas anteriores
Quando Hickson assumiu o cargo atual, a Academy usava o Typeform para coletar dados, com as respostas gerenciadas em planilhas de terceiros. O software funcionava razoavelmente bem na superfície, mas as limitações logo ficaram evidentes.
As ferramentas de planilha que eles usavam não tinham controle de acesso, então edições acidentais passavam despercebidas. A entrada de dados era uma dor de cabeça constante. Além disso, a integração do Typeform com o monday.com, a plataforma de gerenciamento de projetos da equipe, não tinha algumas das funcionalidades de que o time precisava, obrigando-os a recorrer a etapas manuais ou a conectores de terceiros para concluir certas tarefas.
“O Typeform tem uma aparência ótima logo de cara, mas é muito limitado”, diz Hickson. “Estávamos esbarrando em muitos obstáculos.”
Escolhendo uma plataforma feita para durar
Hickson aborda cada nova ferramenta com uma pergunta: quão preparada para o futuro ela é? Depois de pesquisar as opções, o Jotform Enterprise se destacou por três motivos. Sua abordagem de nível empresarial para o gerenciamento de dados era algo que a empresa ainda não havia considerado. Ele oferecia suporte a um domínio personalizado, permitindo que as URLs dos formulários combinassem com a marca da Academy, um recurso que a equipe não tinha na configuração anterior. E sua flexibilidade, especialmente a lógica condicional nos formulários, ia muito além de tudo o que ele já tinha visto em outras ferramentas.
“Para cada desafio que tínhamos com o Typeform, eu sabia que o Jotform poderia resolver”, diz ele.
Foi uma decisão óbvia. Vejo um longo futuro com o Jotform.
Sam Hickson, diretor de tecnologia, Aligner Dental Academy
Migrar para o Jotform Enterprise foi mais fácil do que o esperado. Com mais de 100 formulários para transferir, a equipe usou IA para cuidar da maior parte da migração, em vez de recriar cada um manualmente. Por ser um grupo com bastante confiança técnica, eles fizeram a integração inicial sem precisar de ajuda direta. “Todo o processo de onboarding foi muito tranquilo”, diz Hickson.
Formulários no coração da comunidade da Academy
Hoje, o Jotform Enterprise impulsiona vários dos programas mais visíveis da Academy. Um exemplo é o Caso do Mês. Os dentistas enviam, por meio do Jotform, casos de Invisalign dos quais se orgulham, acompanhados de fotos. A equipe clínica da Academy analisa os envios e seleciona quatro. Em seguida, a comunidade em geral, que se conecta por meio da plataforma de mentoria entre pares e de recursos da Academy, vota no vencedor usando um segundo formulário.
A Academy também usa o Jotform para formulários de marketing e fluxos de aprovação internos. Os envios vão direto para o monday.com, e Hickson considera a integração “muito fácil”. Nas raras ocasiões em que a equipe precisa de funcionalidades adicionais, ela recorre à plataforma de automação n8n, embora Hickson diga que poucas de suas necessidades vão além do que o Jotform já resolve sozinho.
Tempo economizado e espaço para explorar
O retorno mais imediato do uso do Jotform Enterprise foi a economia de tempo. O tratamento manual de dados e as soluções improvisadas com ferramentas de terceiros ficaram para trás, e os riscos das planilhas, que antes preocupavam a equipe, foram substituídos por permissões de acesso controladas pelo administrador.
O suporte foi outro ponto positivo. Hickson o utilizou apenas algumas vezes, mas diz que as respostas foram rápidas e completas. “São bem detalhadas e incluem um pequeno vídeo e uma captura de tela”, diz ele. “Sempre foi útil.”
Mesmo assim, ele não consegue apontar uma lacuna na oferta da plataforma. “O Jotform já faz coisas demais”, diz ele, rindo. “Acho que nunca nos deparamos com um desafio que o Jotform não resolva para nós.”
Uma renovação que não exigiu debate
Quando chegou a hora de renovar o plano Jotform Enterprise da Academy, a decisão foi imediata. “Foi uma decisão óbvia”, diz Hickson. “Vejo um longo futuro com o Jotform.”
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