Quando uma empresa decide embarcar em um projeto, uma das primeiras coisas que os líderes das equipes precisam fazer é criar um plano para o mesmo. Parece tão simples, não é mesmo?
Na verdade, desenvolver um plano de projeto sólido pode ser algo rápido e fácil, mas também pode ser um processo complexo e extenso. Isso realmente depende da natureza do projeto. De qualquer forma, você não pode superestimar o suficiente a importância do planejamento de um projeto.
O planejamento de projetos não é apenas uma etapa da gestão de projetos, mas sim um dos estágios mais importantes de todo o processo. Vejamos exatamente por que o planejamento de projetos é tão importante – não apenas para o projeto, mas para toda a empresa e seus funcionários.
1. Impulsiona o desempenho de seu projeto e suas taxas de sucesso
Infelizmente, a taxa de insucesso para a maioria das empresas é de 70%. Alcançar os objetivos definidos em um projeto frequentemente não é tão fácil quanto parece.
Existem uma infinidade de motivos para o fracasso de um projeto. 38% das empresas afirmam que o principal motivo de fracasso é o fato de que os membros das equipes ficam confusos quanto aos seus papéis e responsabilidades individuais. 37% dos projetos falham porque seus líderes não definem objetivos e marcos de forma clara. Quando a liderança de uma equipe não gerencia suas expectativas de forma eficiente, 47% dos projetos não conseguem atingir suas metas.
O planejamento de projetos envolve um extenso mapeamento e organização de objetivos, tarefas, cronogramas e recursos antes de qualquer atribuição de funções para o projeto e execução do plano. Você pode evitar praticamente todos os problemas que podem levar ao fracasso do projeto com um planejamento adequado.
2. Economiza seu dinheiro
Projetos fracassados são caros. Mesmo quando uma empresa consegue concluir um projeto de forma bem-sucedida, ela ainda pode usar uma parte extra do orçamento de forma desnecessária.
Um projeto mal planejado pode facilmente ocasionar atrasos, falhas inesperadas e um aumento em seu escopo. O aumento do escopo ocorre quando um projeto cresce gradualmente em tamanho (e custo) devido a circunstâncias ou mudanças imprevistas.
O planejamento de projetos fornece estrutura e previsão para a fase de execução, ajudando a eliminar atividades e padrões desnecessários. É por isso que empresas que seguem práticas de gestão de projetos robustas desperdiçam muito menos dinheiro do que aquelas que não o fazem – impressionantes 28 vezes menos, na verdade.
3. Melhora a comunicação da equipe
Uma boa comunicação é essencial para a execução tranquila de um projeto, e isso se aplica a projetos de todos os tamanhos e tipos. Até mesmo dois colaboradores devem se comunicar bem entre si para garantir a conclusão das tarefas de um projeto dentro do prazo.
Quando um projeto envolve um número maior de funcionários ou equipes, fornecedores terceirizados e talvez até mesmo colaboradores em diferentes locais ou fusos horários, o planejamento da forma como as lideranças do projeto e membros da equipe irão gerenciar suas comunicações torna-se vital.
O planejamento de um projeto leva em consideração as necessidades de comunicação da equipe, além de apontar os canais mais eficazes para manter seus colaboradores conectados – como e-mail, chat, reuniões virtuais, documentos compartilhados, entre outros.
4. Assegura um melhor aproveitamento de recursos
Um dos principais componentes do planejamento de projetos é o planejamento de recursos. Todos os projetos são baseados no uso de recursos, incluindo pessoal, equipamento, orçamento, espaço de escritório e tempo. Sem um planejamento correto, é praticamente impossível garantir que uma organização destine e utilize seus recursos da forma mais adequada e eficiente.
Diferentes tarefas frequentemente competem por recursos limitados, logo, os planejadores de projetos devem tomar decisões antecipadas quanto à melhor maneira de atribuir tais recursos. Isso implica na realização de uma análise de custo/benefício para cada tarefa associada ao projeto, a qual permite que planejadores aloquem seus recursos de forma objetiva, e não aleatória, com base em previsões inteligentes e tendo em mente os objetivos e indicadores-chave de desempenho (do inglês key performance indicators, ou KPIs) do projeto.
5. Facilita o monitoramento dos objetivos e resultados de um projeto
Outro aspecto essencial do processo de planejamento de um projeto é a definição de suas metas e objetivos. Objetivos claramente definidos e específicos são mais facilmente traduzidos em medidas quantitativas de sucesso.
Por exemplo, uma empresa está planejando o lançamento de um novo produto. Um dos objetivos do projeto é gerar 1000 vendas nos primeiros 2 meses. As lideranças da equipe monitoram este objetivo específico e mensurável ao longo do projeto, podendo adaptar sua execução de acordo com os resultados obtidos. Desta forma, a equipe pode realocar recursos para impulsionar as atividades de marketing durante o próximo mês.
Quando a etapa de planejamento do projeto inclui um mapeamento detalhado dos KPIs, torna-se muito mais fácil mensurar o desempenho real de um projeto ao longo do tempo – e decidir como ajustar sua execução para alcançar tais objetivos.
6. Ajuda a manter todos os colaboradores alinhados
O trabalho em equipe é um aspecto essencial em qualquer atividade em grupo – especialmente na gestão de projetos.
Um bom trabalho em equipe existe apenas quando todos os colaboradores conhecem seus papéis e responsabilidades, como sua parte se encaixa no todo, qual impacto suas ações têm na produtividade de outros membros da equipe e quais expectativas as lideranças possuem para os mesmos, como indivíduos e como uma equipe.
Um plano de projeto robusto representa um ponto de referência oficial para todos os colaboradores. Dessa forma, todos se mantêm alinhados e atualizados quanto às tarefas, cronogramas, expectativas e fluxo de trabalho. Quando você utiliza um software para a gestão de projetos, é ainda mais fácil para todos os colaboradores acessar e visualizar o plano por completo a qualquer momento – e até mesmo contribuir com suas opiniões e experiências para a fase de planejamento.
7. Ajuda na retenção de funcionários
O planejamento de projetos não apenas representa benefícios para o desempenho e resultados de um projeto, mas também exerce um importante papel na retenção de funcionários. Funcionários têm uma probabilidade oito vezes maior de permanecerem com seus empregadores se acreditarem que seus gerentes os estão ajudando com a gestão de carga de trabalho. Isso os ajuda a se sentirem mais conectados ao trabalho e, quando se sentem conectados, estes têm uma probabilidade 87% menor de deixarem seu cargo.
Envolver seus funcionários no planejamento de um projeto incentiva-os a contribuir com suas perspectivas e conhecimentos, em vez de apenas informá-los o que precisam fazer. Isso assegura uma execução mais eficiente e faz com que os membros de uma equipe se sintam como partes valorizadas dentro da empresa.
A importância do planejamento de um projeto vai muito além do projeto em si. Este possui um impacto direto sobre a forma como os funcionários se sentem quanto ao seu ambiente de trabalho – e se estes pretendem permanecer no mesmo ou não.
O planejamento motiva um melhor desempenho
Os projetos não representam algo avulso às operações diárias da sua empresa. Eles possuem um grande impacto na organização como um todo. Quando executada adequadamente, a gestão de projetos economiza recursos, reduz custos, fomenta a cultura da empresa e melhora os ânimos dos funcionários. E uma boa gestão de projetos sempre começa com seu planejamento. Com uma fase de planejamento centrada e precisa, você colherá as recompensas na forma do sucesso de seu projeto.
Enviar Comentário: