تتخصص شركة Pillow Logistics Group، ومقرها مدينة إنديانابوليس، في خدمات الشحن والتخزين ونقل المعدات والمستلزمات الطبية. يعتمد عملاؤها عليها لنقل المواد الحساسة والقابلة للكسر بدقة وفي أوقات حرجة، مما يجعل كفاءة الإجراءات ودقة التوثيق أساسًا لا غنى عنه في سير عملها اليومي.
ونظرًا لأن الشركة تتعامل مع بيانات ترتبط بقطاع الرعاية الصحية، فإنه يتوجب عليها الالتزام التام بقواعد الخصوصية الخاصة بقانون HIPAA.
لكن تحويل اللوائح والسياسات الثابتة، مثل قواعد HIPAA، إلى مواد تدريبية لتأهيل السائقين الجدد كان يتطلب جهدًا يدويًا كبيرًا. فكان على الموظفين تحويل ملفات الـ PDF التنظيمية إلى اختبارات لتقييم مدى الالتزام بمعايير HIPAA. كما احتاجوا إلى تصميم نماذج لفرز المتعاقدين تتضمن منطقًا شرطيًا دقيقًا لضمان انتقال المتقدمين المؤهلين فقط إلى المراحل التالية.
ومع توسع أعمالها، أدركت Pillow Logistics Group حاجتها إلى طريقة أكثر كفاءة لتحويل هذه المستندات الطويلة والمعقدة إلى نماذج تفاعلية ومسارات عمل مؤتمتة.
وقد وجدوا ضالتهم المنشودة في Jotform AI.
تطوير العمليات الداخلية
يروي ماثيو ستراوب، الرئيس ومدير العمليات في شركة Pillow Logistics Group، تفاصيل تجربته قائلًا: «كنت أعمل على إعداد نموذج تعريفي بمعايير HIPAA عندما ظهرت لي فجأة نافذة منشئ نماذج Jotform بالذكاء الاصطناعي. كل ما فعلته هو أنني أوضحت للأداة ما أريد إنجازه، ورفعت ملف PDF يتضمن قواعد HIPAA الخاصة بنا، وفي غضون ثوانٍ معدودة أنشأت لي النموذج بالكامل».
أثمر ذلك عن نموذج تفاعلي من 100 سؤال لاختبار مدى إلمام السائقين بقواعد HIPAA.
وسرعان ما اعتمد فريق العمل في Pillow Logistics على Jotform AI، مستعينين بمساعد النماذج الذكي (AI Form Copilot) لتبسيط سير عملهم. فقد ساعدهم Jotform AI على إعادة بناء النماذج التشغيلية، بما في ذلك إجراءات فحص وتدقيق المتعاقدين، مع إضافة منطق شرطي يفرز المتقدمين تلقائيًا بناءً على متطلبات محددة مثل التغطية التأمينية وملكية المركبة.
ولأن تعديل النماذج يتم بأسلوب الحوار المباشر عبر واجهة محادثة بسيطة، تمكنت شركة Pillow Logistics من تحسين المنطق الشرطي وهيكل النموذج وتصميمه بسرعة فائقة دون الحاجة إلى إعادة بنائه يدويًا من الصفر.
من مستندات ثابتة إلى مسارات عمل مؤتمتة في ثوانٍ
بفضل Jotform AI، نجحت Pillow Logistics Group في تحويل ملفات الـ PDF التنظيمية إلى اختبارات تأهيلية تفاعلية. كما تمكنت من دمج منطق شرطي لتقييم الكفاءة داخل نماذج فحص المتعاقدين، وتطوير النماذج الموجهة للعملاء لتصبح أكثر احترافية وأسهل في التعبئة.
ويضيف ستراوب موضحًا: «ليست لدي أي خلفية برمجية، لذلك كان تصميم نماذج بهذا المستوى يفوق قدراتي بكثير. لكن ما يميز Jotform AI هو سهولة استخدامه الفائقة؛ فقد شعرت وكأن معي مساعدًا شخصيًا يقف بجانبي، يساعدني على تحسين التعديلات ويوجهني خطوة بخطوة للوصول إلى نتيجة نهائية متقنة».
بالنسبة لشركة Pillow Logistics Group، لم يقتصر دور Jotform AI على تسريع إنشاء النماذج فحسب، بل ضاعف من إمكانيات الموظف الواحد، محولًا المستندات الثابتة إلى مسارات عمل مؤتمتة وقابلة للتوسع في غضون ثوانٍ.
كتابة تعليق: