تعد شركة JT’s Landscape Maintenance، والتي يقع مقرها في بلدة ووترفورد، ميشيغان، شركة عائلية صغيرة. وغالبًا ما يكون لدى فريق العمل مهام أكثر مما يتيح لهم الوقت لإنجازها. لذلك، فإن توفير الوقت واستثماره في الحصول على المزيد من الأعمال يمكن أن يُحدث فرقًا حقيقيًا في أرباح الشركة.
في الماضي، كانت الشركة تعتمد على مزيج من المستندات الورقية وملفات المجلدات لمتابعة أعمالها. ولكن في أحد الأيام، أثناء زيارة أحد مواقع العمل، طلب عميل محتمل الحصول على عرض سعر. واتضح أن عضو فريق JT’s لم يكن يحمل معه في ذلك اليوم النسخة الورقية من نموذج عرض السعر. وكانت تلك لحظة صادمة.
بحثًا عن حل، اكتشف موظفو JT’s منصة Jotform عبر بحث في Google. عندما اكتشفوا إمكانية تحويل جميع النماذج الورقية إلى نماذج رقمية باستخدام محرر PDF من Jotform، استبدلوا عملياتهم اليدوية بمزيج من النماذج عبر الإنترنت، وتطبيقات Jotform، ووكلاء الذكاء الاصطناعي، وميزة الحسابات، وأدوات التعاون.
منذ أن بدأت JT’s Landscape Maintenance في استخدام Jotform في وقت سابق من هذا العام، تمكنت الشركة من فتح فرص جديدة لزيادة الإيرادات، وتوفير الوقت، وتحسين التنسيق بين أفراد الفريق.
JT’s Landscape Maintenance + Jotform: نتائج سريعة
120,000 دولار سنويًا من الإيرادات المحتملة
استخدم الموظفون منشئ تطبيقات الذكاء الاصطناعي لإنشاء مركز تعاون يتيح لفريق JT’s القيام بأعمال جديدة. ويقدّر الفريق أن هذه الأعمال الإضافية يمكن أن تحقق إيرادات تصل إلى 10,000 دولار من الإيرادات الشهرية.
أكثر من 3,000 دولار من التوفير سنويًا
أدت رقمنة عروض الأسعار والفواتير إلى تقليل تكاليف اللوازم المكتبية بحوالي 260 دولارًا شهريًا – وهي أموال أصبحت الشركة تستخدمها الآن لتوفير وجبات الغداء للموظفين.
تحسين التنسيق بين أعضاء الفريق
ساهم سير عمل JT’s عبر الهاتف المحمول الرؤية والتواصل والكفاءة عبر الوظائف.
شركة متنامية تُعيقها العمليات المعتمدة على المستندات الورقية.
على مدار سنوات، اعتمدت JT’s Landscape Maintenance على النماذج الورقية، وعروض الأسعار المكتوبة بخط اليد، والتنسيق اليدوي لإدارة العمليات اليومية. ولكن مع بدء نمو الشركة، وجد الفريق المترابط نفسه يواجه صعوبة متزايدة في:
- توحيد الأسعار
- إعداد عروض أسعار سريعة في الموقع
- الحفاظ على تنظيم الأوراق المكتبية
- تنسيق فرق العمل الميدانية عبر وظائف متعددة
كان جوناثان ديكمان، مستشار العمليات والمسؤول عن العديد من المهام في الشركة، يعلم أن الفريق بحاجة إلى نظام أكثر مرونة وقابلية للتوسع.
يؤكد Dickman: «كنا نعتمد على المستندات الورقية. كان كل شيء محفوظًا في مجلدات وملفات ورقية… لقد أصبح الأمر فوضويًا للغاية بالنسبة لنا.»
وجدت JT’s أن اعتمادها على المستندات الورقية أدى إلى عدم اتساق في التسعير وعروض الأسعار، بالإضافة إلى عدم تنظيم جداول مواعيد العملاء.
وكانت هناك مشكلات أخرى مرتبطة بهذه العمليات، مثل عدم وجود طريقة سهلة لتدريب الموظفين الجدد، أو مشاركة المعرفة المؤسسية، أو ضمان أمان معلومات العملاء.
توحيد العمليات باستخدام منشئ تطبيقات الذكاء الاصطناعي
بدأت عملية التخلص من الفوضى عندما بحث Dickman عبر الإنترنت عن ملفات PDF قابلة للتعديل. وقد قاده ذلك إلى محرر PDF الخاص بـ Jotform، ومن هناك، بحث عن طرق لدمج Jotform بشكل فعال في أجزاء أخرى من العمل.
وجاءته فكرة مهمة عندما أدرك أن إنشاء تطبيق يمكن أن يحل مشكلتين في وقت واحد: كيفية إنشاء عروض أسعار بسهولة في موقع العمل، وكيفية جعل جميع أعضاء الفريق على نفس المستوى من التنسيق التشغيلي.
استخدم Dickman تطبيقات Jotform لإنشاء تطبيقات داخلية مخصصة يمكن للفريق الوصول إليها عبر العمليات المتنقلة.
من بين الموارد الأخرى للموظفين، تتضمن التطبيقات
- الحاسبات الرياضية للمواد
- أدلة التقدير
- جداول زمنية للموظفين
- سجلات العملاء القابلة للبحث
استخدام الذكاء الاصطناعي لتبسيط إعداد عروض الأسعار عبر التطبيقات
اكتشف Dickman مدى سهولة تعديل التطبيق الذي أنشأه في البداية (وسير العمل الذي هو والموظفون بحاجة إليه) — دون أي معرفة بالبرمجة.
وبدلًا من التخطيط لكل شيء يدويًا — مثل إنشاء علامات تبويب منفصلة داخل التطبيق لتوفير تخطيطات مختلفة وتسهيل التنقل — كان ببساطة يصف التعديلات التي يريدها لمُنشئ التطبيقات بالذكاء الاصطناعي من Jotform.
ويصف Dickman هذه التجربة قائلًا: «إنها عملية سلسة تمامًا. أصبحت أستمع فعلًا إلى ما يقترحه Podo وإلى توصياته لتحسين التطبيق. وهكذا حصلت على كل هذه الميزات الرائعة.»
وجد أن الطبيعة الإرشادية الذاتية لمُنشئ الذكاء الاصطناعي ساعدته على تطوير تطبيقاته من المستوى الأساسي إلى المتقدم، بما في ذلك ميزات أكثر تعقيدًا مثل حاسبة العمليات الرياضية.
جزء أساسي من إعداد التقديرات، تساعد حاسبة المواد فريق العمل الميداني في JT’s على حساب تكلفة مواد تنسيق الحدائق تلقائيًا بناءً على حجم التربة، واحتياجات التغطية العضوية، وتقديرات العشب، وكمية الصخور أو الجرانيت بالطن.
يمكن للموظفين بعد ذلك أخذ تلك المعلومات إلى متجر الإمدادات للحصول على ما يحتاجونه، مما يوفر الوقت ويوحد عملية إعداد التقديرات في آن واحد.
الآن، بدلاً من الاعتماد على شخص واحد في إعداد التقديرات أو تحديد المسارات أو التسعير أو تنسيق المشاريع، يؤكد Dickman أن «الجميع لديهم وصول إلى نفس الموارد في الوقت الفعلي… وهذا يجعل الجميع يعملون وفق النهج نفسه في الوقت نفسه».
خلق فرص عمل جديدة من خلال استبدال الورق
من خلال تحويل العمليات الورقية إلى تطبيقات غنية بالموارد مدعومة بالذكاء الاصطناعي، يمكن لشركة JT’s Landscape Maintenance الاستفادة من فرص عمل جديدة ومهمة، وتقليل الأعباء الإدارية، ومنح فرق العمل الميدانية الموارد التي يحتاجونها للعمل بشكل مستقل.
غيرت JT’s إمكانات أعمالها بطريقتين محددتين بمساعدة منشئ تطبيقات الذكاء الاصطناعي من Jotform:
- زيادة إمكانات الإيرادات: استعادة ما يُقدّر بخمس ساعات أسبوعيًا يتيح للشركة تولي أعمال جديدة، بما يعادل 10,000 دولار من الإيرادات الإضافية الشهرية. كما أنها توفر أكثر من 3,000 دولار من خلال رقمنة الأوراق وسير العمل.
- تنسيق أفضل للفريق: أدت سير العمل المشتركة عبر الهاتف المحمول في الشركة إلى تحسين الرؤية والكفاءة والتواصل عبر مختلف المهام، مما قلل من الارتباك بشكل عام.
تم تمكين الشركة أيضًا من اقتراح فرص بيع إضافية في الموقع، والإجابة على الأسئلة التشغيلية في الوقت الفعلي، وتوجيه الموظفين الجدد – غير المألوفين مع محادثات المبيعات النموذجية – باستخدام إرشادات من “Grizz”، وكيل الذكاء الاصطناعي الخاص بها من Jotform.
نتيجة دمج وكيل في سير العمل اليومي للشركة هي تسريع تأهيل الموظفين الجدد وتقديم الدعم داخل وخارج موقع العمل.
شركة صغيرة بسير عمل على مستوى المؤسسات
حوّلت شركة JT’s Landscape Maintenance عملياتها من تنسيق يعتمد على الأوراق إلى نظام رقمي متصل مدعوم بالذكاء الاصطناعي من Jotform. ويساعد نظامها الرقمي الآن الشركة على الاستفادة من أعمال جديدة، وتبسيط سير العمل، وتمكين الموظفين.
كما يقول Dickman، “إنه حقًا شيء جميل.”
كتابة تعليق: