30 wesentliche Fragen zur Umfrage im Personalwesen (HR)

Rekrutierung und Einstellung, Onboarding und Schulung, Engagement und Bindung – dies sind einige der entscheidenden Aspekte der Mitarbeiterverwaltung, die von Personalabteilungen überwacht werden. Da der Zusammenhang zwischen den Erfahrungen der Mitarbeiter und den Geschäftsergebnissen immer deutlicher wird, sehen Unternehmen effektive Personalabteilungen als wesentlich für den Geschäftserfolg an.

Um ein Umfeld zu schaffen, das den Erfolg fördert, müssen HR-Teams verstehen, was die Mitarbeiter denken und fühlen. Umfragen sind ein wesentlicher Bestandteil des HR-Werkzeugkastens – sie lassen die Mitarbeiter zu Wort kommen und zeigen Probleme auf, die dem Management sonst vielleicht verborgen blieben.

In diesem Artikel gehen wir auf die Vorteile von HR-Umfragen ein, geben Beispiele für nützliche HR-Umfragefragen und stellen Ihnen Jotform vor – ein benutzerfreundliches Tool, mit dem die Erstellung von HR-Umfragen zum Kinderspiel wird.

Der Wert von HR-Umfragen

HR-Umfragen liefern wertvolle Erkenntnisse, die als Grundlage für Unternehmensentscheidungen dienen können.

„Umfragen werden von der Personalabteilung und dem Managementteam für echtes und offenes Mitarbeiter-Feedback genutzt“, sagt Sara Graves, Gründerin von USTitleLoans, einem Unternehmen, das Autobesitzern hilft, Peer-to-Peer-Kredite zu erhalten. „Die Umfragen können die Art und Weise, wie ein Unternehmen Talente bewertet, Mitarbeiter schult und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert, drastisch verbessern.“

Und das ist noch nicht alles – unten finden Sie noch mehr mögliche Ergebnisse von Personalumfragen, die alle Ihrem Unternehmen zugute kommen. Aber denken Sie daran, dass der wahre Wert nicht nur im Stellen von Fragen liegt, sondern auch in der Nachbereitung. Nach der Analyse der Umfrageergebnisse muss die Personalabteilung Änderungen vornehmen, um das Feedback der Mitarbeiter zu berücksichtigen.

Der Prozess der Mitarbeiterbefragung und der Anpassungen auf der Grundlage ihres Feedbacks zeugen von echter Fürsorge.

Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit

Zahlreiche Faktoren wirken sich auf die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter aus: das Maß an Unterstützung, das sie erhalten, der Kommunikationsstil der Unternehmensleitung, die Vergütung und die Sozialleistungen, das physische und psychologische Arbeitsumfeld und vieles mehr. Es überrascht nicht, dass Mitarbeiter, die sehr zufrieden sind, eine bessere Einstellung zur Arbeit haben, was sich in einer höheren Produktivität niederschlägt.

Mit den richtigen Fragen aus der Personalumfrage können Sie herausfinden, was Ihre Mitarbeiter von ihrer Arbeit erwarten und ob Sie diese Erwartungen erfüllen. Wenn Sie die Defizite beseitigen, können Sie vielleicht zukünftige Kündigungen verhindern und sogar gute Bewerber anziehen – ein positives und enthusiastisches Arbeitsumfeld kann bei der Einstellung von Mitarbeitern helfen.

Verbessertes Mitarbeiterengagement

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter hängt auch mit dem Engagement der Mitarbeiter zusammen. Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie durch ihre Arbeit auch etwas zurückbekommen, sind sie eher bereit, sich für ihre Arbeit zu interessieren und mehr zu geben.

Das Engagement der Mitarbeiter wurde mit einer Reihe von Leistungsergebnissen in Verbindung gebracht. So sind hoch engagierte Mitarbeiter produktiver, haben weniger sicherheitsrelevante Vorfälle und fehlen seltener bei der Arbeit. Außerdem sind sie eher bereit, länger im Unternehmen zu bleiben.

Personalumfragen können nützlich sein, um die emotionale Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen, ihre Arbeit und ihre Teams zu ermitteln. Umfragen können auch helfen, Hindernisse für das Engagement zu identifizieren.

Höhere Produktivität

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern helfen, sich zufriedener und engagierter zu fühlen, ist das nicht nur gut für sie, sondern auch für den Arbeitgeber. Tatsächlich hat eine Studie ergeben, dass Mitarbeiter, die glücklich und zufrieden mit ihrem Job sind, 13 Prozent produktiver sind als unglückliche Mitarbeiter. Menschen, die mit ihren Lebensumständen zufrieden sind, sind motivierter, was sich auf ihre Leistung auswirken kann.

Personalumfragen können Ihnen dabei helfen, Hindernisse zu identifizieren, die der Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter im Wege stehen, so dass Sie einen Plan zur Lösung dieser Probleme erstellen können. Sie können auch ineffiziente Prozesse und andere Workflow-Probleme aufzeigen, die zur Frustration der Mitarbeiter beitragen können.

Wenn Sie die Mitarbeiter, die aktiv an diesen Prozessen beteiligt sind, nach Problemen und ihren Lösungsvorschlägen fragen, können Sie Versäumnisse und verbesserungswürdige Bereiche aufdecken. Wenn Sie auf Probleme eingehen, die Ihre Mitarbeiter ansprechen, können Sie ihnen das Gefühl geben, dass sie respektiert werden und man sich um sie kümmert.

Mitarbeiterbindung fördern

Unabhängig davon, ob Sie mit der Mitarbeiterbindung zu kämpfen haben oder nicht, ist es sinnvoll, Personalumfragen durchzuführen, um zu erfahren, wie sich die Belegschaft fühlt, was Sie gut machen und wie Sie es besser machen können.

Selbst wenn die Fluktuationsrate recht niedrig ist, ist es hilfreich zu wissen, was Sie richtig machen, damit Sie diese Dinge auch weiterhin tun können. Welche Aspekte Ihres Unternehmens und Ihrer Kultur sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter gerne bleiben? Umgekehrt können Sie bei einer hohen Fluktuationsrate die Hauptprobleme herausfinden und daran arbeiten, sie zu beseitigen.

Verbessern Sie Ihren Kundenservice

Es ist schwierig, ein gutes Kundenerlebnis zu schaffen, ohne ein gutes Mitarbeitererlebnis zu schaffen, denn beide sind untrennbar miteinander verbunden. Kundendienstmitarbeiter, die sachkundig, einfühlsam, reaktionsschnell und enthusiastisch sind, werden den Kunden mit größerer Wahrscheinlichkeit gut bedienen – was sehr viel schwieriger ist, wenn die Mitarbeiter verärgert oder unzufrieden sind.

Es ist eine gute Idee, Ihr Kundendienstteam regelmäßig zu befragen, um mehr über seine Erfahrungen als Mitarbeiter zu erfahren. Sie können auch überprüfen, ob die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie alle Tools haben, die sie brauchen, um ihre Arbeit erfolgreich zu erledigen.

Arten von HR-Umfragen

1. Fragen zur Personalbeschaffung

Als eine der wichtigsten Funktionen der Personalabteilung ist die Personalbeschaffung von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die richtigen Mitarbeiter in seinem Team hat. Umfragen können Aufschluss über den Einstellungsprozess geben, z.B. darüber, was an dem Unternehmen attraktiv ist und was die Leute möglicherweise abschreckt.

Hier sind einige Fragen, die Sie bei einer Einstellungsumfrage berücksichtigen sollten:

• Warum möchten Sie für dieses Unternehmen arbeiten?
• Wie würden Sie den Einstellungsprozess auf einer Skala von 1-10 bewerten?
• Gibt es einen Grund, warum Sie diese Stelle nicht annehmen würden?
• Würden Sie dieses Unternehmen einem Freund empfehlen, der eine Stelle sucht?
• Haben Sie ein Feedback zum Bewerbungsverfahren?

2. Fragen zum Engagement und zur Zufriedenheit der Mitarbeiter

Unternehmen müssen den Finger am Puls der Stimmung ihrer Mitarbeiter haben. Wenn die Mitarbeiter mit bestimmten Aspekten des Arbeitsplatzes unzufrieden sind, werden sie sich möglicherweise nach anderen Möglichkeiten umsehen.

„Leider befassen sich die meisten Umfragen nur mit der Zufriedenheit, so dass man nie ein genaues Bild des Arbeitsplatzes erhält“, sagt Graves. „Manager oder Vorgesetzte können die Ergebnisse leicht manipulieren, um sich selbst besser zu fühlen.“

Hier sind einige Fragen, die Ihnen helfen, ein tieferes Verständnis für das Engagement und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu bekommen:

• Haben Sie in diesem Unternehmen die richtige Work-Life-Balance?
• Fühlen Sie sich Ihren Teammitgliedern gegenüber kameradschaftlich verbunden?
• Was mögen Sie am wenigsten daran, jeden Tag zur Arbeit zu kommen?
• Verstehen Sie, wie Ihre Rolle zum Unternehmen beiträgt?
• Was motiviert Sie jeden Tag bei der Arbeit?

3. Fragen zur Leistung der Mitarbeiter

Selbsteinschätzungen sind ein wichtiger Bestandteil des Leistungsbewertungsprozesses, da sie Unternehmen dabei helfen können, zu verstehen, wie Mitarbeiter ihre eigene Arbeit einschätzen – und wie diese Einschätzung mit der eines Managers übereinstimmt.

„Es ist eine gute Praxis, Personalumfragen häufig oder vierteljährlich durchzuführen, je nach Schwerpunkt Ihrer Studie“, sagt Graves. „Entscheiden Sie sich außerdem nicht für lange Umfragen, sondern halten Sie sie kurz und präzise, damit sie schneller ausgefüllt werden.

Ziehen Sie diese HR-Umfragen zur Selbsteinschätzung in Betracht:

• Verfügen Sie über die Ressourcen, um alle Aufgaben in Ihrer Funktion zu erfüllen?
• Worauf sind Sie am meisten stolz, was Ihre Leistung in diesem Quartal betrifft?
• Vor welchen Herausforderungen standen Sie in diesem Jahr? Wie haben Sie sie gemeistert?
• Wo sehen Sie sich in den nächsten drei Jahren?
• Wie können wir Sie bei Ihren Karrierezielen in den nächsten 12 Monaten unterstützen?

4. Fragen zur Arbeitskultur

Die Kultur eines Unternehmens kann schwer zu definieren sein, aber die Mitarbeiter haben in der Regel eine klare Meinung dazu. Für die Personalabteilung ist es wichtig zu wissen, wie die Mitarbeiter über die Unternehmenskultur denken, denn sie spielt eine wichtige Rolle bei der Mitarbeiterbindung und -fluktuation. Graves stellt fest, dass kulturbezogene Fragen auch Aufschluss über die wahrgenommenen Werte eines Unternehmens geben und darüber, wo das Management Verbesserungen vornehmen kann.

Hier sind einige Fragen für eine Umfrage zur Unternehmenskultur:

• Wissen Sie, wie dieses Unternehmen Erfolg definiert?
• Haben Sie das Gefühl, dass Sie bei der Arbeit Sie selbst sein können?
• Wissen Sie, an wen Sie sich bei der Arbeit wenden können, wenn Sie sich in einer unangenehmen Situation befinden?
• Fühlen Sie sich von Ihrem Vorgesetzten und Ihren Kollegen respektiert?
• Auf welche Weise kann das Unternehmen die Arbeitskultur verbessern?

5. Fragen zum Entlassungsgespräch

Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen wollen, sind wertvolle Informationsquellen. Wenn Sie verstehen, warum jemand das Unternehmen verlässt, können Sie möglicherweise Bereiche aufdecken, die auch für andere Mitarbeiter problematisch sind, z. B. fehlende berufliche Entwicklungsmöglichkeiten, Gehaltsprobleme oder schlechte Führung.

Es ist eine gute Idee, vor dem Austrittsgespräch eine Umfrage zu verschicken, damit Sie einige Daten haben, auf die Sie Ihre persönlichen Fragen stützen können.

Die Fragen in der Umfrage zum Austrittsgespräch könnten lauten

• Was hat Sie dazu bewogen, das Unternehmen zu verlassen?
• Wurden Ihnen die Instrumente an die Hand gegeben, die Sie für den Erfolg in Ihrer Rolle hier für notwendig hielten?
• Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Beiträge angemessen anerkannt und gewürdigt wurden?
• Würden Sie in Erwägung ziehen, in das Unternehmen zurückzukehren, wenn sich die richtige Gelegenheit ergibt?
• In welchen Bereichen könnte sich das Unternehmen Ihrer Meinung nach verbessern?

6. Fragen zum Veränderungsmanagement

Zeiten des Wandels – sei es in Bezug auf Prozesse, Teamorganisation, Systeme oder andere Aspekte der Arbeit – können für Mitarbeiter stressig sein. Aber mit einem guten Umfragetool können Sie die Sorgen der Mitarbeiter in Echtzeit erfahren und auf diese reagieren, so dass die Übergänge reibungsloser verlaufen.

Es ist auch eine gute Idee, die Mitarbeiter sowohl vor als auch nach den Veränderungen zu befragen, um ein umfassendes Bild von den Bedenken vor dem Übergang zu erhalten, wie sich die Veränderung auf das Unternehmen auswirkt und ob sie die beabsichtigte Wirkung hat. Die erfassten Informationen werden Ihnen bei der Bewältigung künftiger Umstellungen von Nutzen sein.

Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie im Rahmen einer Umfrage zum Veränderungsmanagement stellen können:

• Sind Sie der Meinung, dass die Kommunikation zu dieser Veränderung klar und angemessen war?
• Verstehen Sie vollständig, wie sich diese Veränderung auf Ihre Rolle im Unternehmen auswirken wird?
• Haben Sie das Gefühl, dass Sie über die notwendigen Ressourcen verfügen, um diese Veränderung zu bewältigen und Ihre Arbeit weiterhin erfolgreich auszuführen? Benötigen Sie zusätzliche Unterstützung?
• Wie beurteilen Sie die reibungslose Umsetzung der Veränderungen in Ihrer Abteilung?
• Was halten Sie insgesamt von der Veränderung?

Bewährte Verfahren für HR-Umfragen

Hier finden Sie einige bewährte Verfahren für die Durchführung von HR-Umfragen, die Ihnen helfen können, Ihre Bemühungen zu optimieren:

• Vermeiden Sie übermäßige Umfragen. Zu viele Umfragen (und zu viele Fragen in einer Umfrage) können abschreckend wirken. Stellen Sie sicher, dass Ihre Umfragen nicht zu häufig verschickt werden, und begrenzen Sie die Anzahl der Fragen in den Umfragen. Mitarbeiter könnten lange Umfragen, die zu oft verschickt werden, als lästig empfinden und skeptisch sein, dass ihr Feedback berücksichtigt wird. Außerdem haben Sie so mehr Zeit, die Antworten zu analysieren und darauf zu reagieren.
• Versenden Sie keine Umfragen, wenn die Mitarbeiter besonders beschäftigt sind. Vermeiden Sie es, Ihre Umfrage zu Zeiten zu verschicken, in denen es hektisch und stressig zugeht oder in denen mehr Mitarbeiter im Urlaub sind, wie z.B. im Sommer oder an Feiertagen. Die Mitarbeiter werden eher bereit sein, die Umfrage auszufüllen, wenn sie mehr Zeit haben und sich nicht überfordert fühlen.
• Entwickeln Sie eine gezielte Umfragestrategie. Umfragen sind effektiver, wenn Sie die Befragung strategisch angehen. Anstatt wahllos Umfragen durchzuführen, könnten Sie beispielsweise häufigere, kurze Umfragen durchführen, um die Mitarbeiter zu bestimmten Themen zu befragen. Oder Sie könnten längere, jährliche Umfragen planen, um mehr über die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter zu erfahren.
• Erstellen Sie anonyme Umfragen. Viele Mitarbeiter befürchten, dass das Senden von negativen Umfrageantworten zu Vergeltungsmaßnahmen führen könnte. Sie können ihnen ein gewisses Maß an Sicherheit geben, indem Sie Ihre Umfragen anonym gestalten. Die Mitarbeiter werden eher bereit sein, an der Umfrage teilzunehmen und sich frei zu äußern, wodurch Sie bessere Daten erhalten.
• Senden Sie Erinnerungen zum Ausfüllen. Die meisten Menschen werden nicht sofort auf Ihre erste Umfrage reagieren. Sie werden sie wahrscheinlich beiseite legen, bis sie genug Zeit haben, die Umfrage in Ruhe auszufüllen. Der Nachteil dabei ist, dass die Leute die Umfrage vergessen könnten. Sie können Ihre Beantwortungsquote erhöhen, indem Sie den Teilnehmern gelegentlich Erinnerungen schicken. (Einige Umfrageplattformen, wie z.B. Jotform, können dies automatisch für Sie tun).
• Führen Sie keine Umfragen durch, wenn Sie nicht bereit sind, diese auch durchzuführen. Die Beantwortung von Umfragen ist von entscheidender Bedeutung – die Leute werden irgendwann aufhören zu antworten, wenn sie das Gefühl haben, dass Sie ihnen nicht wirklich zuhören. Sie sollten Ihre Mitarbeiter zum Beispiel nicht fragen, wie sie ihre Arbeitszeiten finden, wenn Sie nicht bereit sind, alternative Regelungen in Betracht zu ziehen.

Fragen für HR-Umfragen mit Jotform

Wenn Sie wertvolles Feedback von Ihren Mitarbeitern erhalten möchten, ist es wichtig, HR-Umfragen zu erstellen, die sowohl leistungsstark als auch einfach zu verwenden sind. Mit Jotform können HR-Teams fertige Umfragevorlagen verwenden, die das Engagement der Mitarbeiter, Selbsteinschätzungen, Austrittsgespräche und vieles mehr abdecken. Sie können auch Apps für mehrere Umfragen erstellen, so dass Sie mehrere Umfragen an einem zentralen Ort verfolgen können.

Jede Umfragevorlage ist vollständig anpassbar – fügen Sie Fragefelder hinzu oder entfernen Sie sie, ändern Sie die Schriftarten und Farben, passen Sie das Layout an und vieles mehr. Ihr Personalteam kann eine Umfrage erstellen, die genau auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Sie können eine HR-Umfrage auch ganz einfach mit unserem intuitiven Formulargenerator per Drag & Drop erstellen. Wählen Sie aus mehreren Fragetypen, darunter Skalenbewertungen, Multiple-Choice-Fragen und offene Fragen.Sobald Ihre Umfrage abgeschlossen ist, können Sie mit dem Berichtgenerator von Jotform automatisch erstellte Berichte anzeigen, in denen die Antworten analysiert werden, so dass Sie schnell die wichtigsten Themen und Metriken erkennen können.