Microsoft ist ein Gründungsname in der Softwarebranche, und eine große Anzahl globaler Unternehmen verlässt sich auf seine Produktivitätslösungen zur Verwaltung von Daten und Dokumenten.
Obwohl es keinen Mangel an Branchenlösungen gibt, ist Microsoft immer noch die bevorzugte Wahl unter großen Unternehmen und traditionellen Konzernen in stark regulierten Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und ähnlichen Bereichen.
Doch das Übertragen von Formulareinreichungen in diese Systeme erfordert oft komplexe oder manuelle Arbeit.
Um dieses Problem zu beheben, freuen wir uns, neue native Integrationen mit Microsoft Excel und Microsoft SharePoint ankündigen zu können.
Jetzt können Sie Formulareinreichungsdaten automatisch an Excel-Arbeitsmappen und -Tabellen senden und zusätzlich Dateien und PDFs in SharePoint speichern.
Wenn Microsoft also die Liebessprache Ihres Unternehmens ist, sind diese Integrationen genau das Richtige für Sie. 😉
Diese neuen Integrationen helfen Ihnen, nahtlose Microsoft-Datenworkflows zu erstellen und sparen Ihnen jede Menge Zeit.
| Datenflüsse für Microsoft Excel & SharePoint | |
|---|---|
| Vorher | Nachher |
| Manuelles Exportieren von CSV/XLS-Dateien | Automatische Datensynchronisierung mit Excel |
| Hochladen von Anhängen einzeln | Sofortige Dateiübermittlung an SharePoint |
| Manuelles Erstellen von Ordnern und Organisieren von Dokumenten | Strukturierte, skalierbare Workflows mit minimalem Aufwand |
Schauen wir uns genauer an, wie jede Integration funktioniert.
Verwandeln Sie Formulareinreichungen in verwertbare Daten mit Microsoft Excel
Zugeschnitten auf diejenigen, die ihre Daten, Workflows, Berichte und Zusammenarbeit in Excel verwalten, bietet unsere neue Integration
- Automatisches Hinzufügen neuer Einreichungen als Zeilen in Arbeitsblättern oder Tabellen
- Erstellen neuer Arbeitsblätter/Tabellen oder Hinzufügen zu bestehenden
- Direkte Zuordnung von Formularfeldern zu Excel-Spalten
- Senden vorhandener Formulareinreichungen an Excel während der Integrationseinrichtung
Das Ergebnis ist eine Datenorganisation in Echtzeit und keine manuelle Arbeit mehr.
So verwenden Sie die Excel-Integration
- Sie können auf die Microsoft Excel-Integration im Formulargenerator zugreifen. Wählen Sie die Aktion für Ihr Excel-Konto (neue Arbeitsmappe, vorhandene Arbeitsmappe, neue Tabelle oder vorhandene Tabelle).
- Authentifizieren Sie auf dem nächsten Bildschirm Ihr Microsoft-Konto.
- Geben Sie Ihren Ordner-/Arbeitsmappennamen, Arbeitsblattnamen und Spalten an, um eine neue Arbeitsmappe zu erstellen. (Wenn Sie zu einer vorhandenen Arbeitsmappe hinzufügen, ordnen Sie auf diese Weise Ihre Formularfelder den Excel-Spalten zu und beginnen automatisch mit der Synchronisierung der Einreichungen.)
Klicken Sie auf Speichern, und schon kann es losgehen.
Übersicht der Excel-Aktionen
Es gibt vier Möglichkeiten, Ihre Formulardaten mit Excel zu synchronisieren:
- Zeile zu neuer Arbeitsmappe hinzufügen: Dies ist das oben gezeigte Beispiel. Mit dieser Option werden bei jeder neuen Formulareinreichung die Daten dieser Einreichung als Zeile in einer neuen Excel-Arbeitsmappe hinzugefügt.
- Zeile zu vorhandener Arbeitsmappe hinzufügen: Mit dieser Option wird jede neue Formulareinreichung als Zeile zu einer vorhandenen Arbeitsmappe hinzugefügt. In diesem Fall wird die neue Einreichung von Brandywine als letzte Zeile hinzugefügt.
Wussten Sie schon?
Beim Einrichten Ihrer Integrationsaktionen haben Sie möglicherweise die Option „Vorhandene Einreichungen an das Arbeitsblatt oder die Tabelle senden” bemerkt. Wenn Sie diese Option aktivieren, werden alle mit Ihrem Formular verknüpften Einreichungen in der von Ihnen angegebenen Arbeitsmappe/Tabelle angezeigt.
- Zeile zu neuer Tabelle hinzufügen: Hier erstellt jede neue Formulareinreichung einen Eintrag in einer neuen
- Excel-Tabelle (oder Registerkarte) innerhalb Ihrer Arbeitsmappe.
- Zeile zu vorhandener Tabelle hinzufügen: Diese Synchronisierungsmethode fügt jede Formulareinreichung als neuen Eintrag in einer vorhandenen Excel-Tabelle hinzu.
- Da ich beim Abgleichen meiner Spalten und beim Einrichten dieser Aktion die Option „Vorhandene Einreichungen an die Tabelle senden” aktiviert habe, werden auch frühere Einreichungen in dieser Tabelle angezeigt.
Hinweis: Für diese Option müssen Sie sicherstellen, dass der Arbeitsblattname eindeutig ist, um ein Überschreiben vorhandener Daten zu vermeiden. Dies ist besonders wichtig für Arbeitsblätter, die nicht als Tabellen strukturiert sind.
Pro Tip
Wenn die gewünschte Arbeitsmappe/Tabelle beim Einrichten Ihrer Integration geöffnet ist, müssen Sie sie vor dem Speichern Ihrer Aktionseinrichtung schließen. Außerdem werden Microsoft Excel-Dateien, die in dieser Integration verwendet werden, über die webbasierte Excel-Erfahrung verwaltet (z. B. Excel für das Web), mit der Sie Ihre Tabellen jederzeit online aufrufen, anzeigen und bearbeiten können.
Anwendungsfälle für die Microsoft Excel-Integration
Jeder, der Daten organisieren und analysieren muss, wird von dieser Integration profitieren, aber sie wird besonders ansprechen für
- Vertriebsteams, die Leads verfolgen (und Trenddaten analysieren) in gemeinsam genutzten Arbeitsmappen
- Marketing- oder Betriebsteams, die strukturierte Einreichungsdaten verwalten
- Datenanalysten, die Live-Berichtstabellen pflegen
- Prüfer, die Prognosen und Modelle für umsetzbare Empfehlungen erstellen
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihr Formular mit Microsoft Excel integrieren.
Organisieren Sie Einreichungsdateien automatisch mit Microsoft SharePoint
Die SharePoint-Integration ist für Teams konzipiert, die auf den cloudbasierten Speicherdienst für Dokumentenzusammenarbeit, interne Verwaltung und Compliance angewiesen sind. Über die Datenerfassung hinaus können Sie auch die Dateiübermittlung aus Ihren Formulareinreichungen automatisieren.
Mit dieser Integration können Sie
- Einreichungsanhänge direkt in SharePoint hochladen
- Generierte PDFs automatisch senden
- Einreichungen an Sites/Intranets und Ordner weiterleiten
- Automatisch Unterordner mit jeder Einreichung erstellen
So verwenden Sie die SharePoint-Integration
- Sie können auf die Microsoft SharePoint-Integration im Formulargenerator zugreifen. Wählen Sie die Formularaktion für Ihr SharePoint-Konto (Zeile zu neuer Liste hinzufügen, Zeile zu vorhandener Liste hinzufügen oder Dateien senden).
- Klicken Sie auf dem nächsten Bildschirm auf die Schaltfläche, um Ihr Microsoft-Konto zu authentifizieren. Hinweis: SharePoint erfordert ein Geschäfts- oder Schulkonto, um Ihre Daten zu integrieren.
- Wählen Sie die Ziel-Site und den Ordner-/Dateinamen für Ihre Einreichungen (oder Ziel-Site und Liste, wenn Sie eine Zeile zu einer vorhandenen Liste hinzufügen) und klicken Sie dann auf Speichern.
Übersicht der SharePoint-Aktionen
- Zeile zu neuer Liste hinzufügen: Ich habe diese Option im obigen Beispiel verwendet. Jede Formulareinreichung wird als Zeile in einer neuen SharePoint-Liste hinzugefügt.
- Zeile zu vorhandener Liste hinzufügen: Diese Option fügt jede neue Formulareinreichung als Zeile in einer vorhandenen SharePoint-Liste hinzu.
- Nachdem ich meine Ziel-Site und Liste ausgewählt habe, kann ich meine SharePoint-Spalten den entsprechenden Formularfeldern zuordnen, die ich einbeziehen möchte.
- Sobald das Formular eingereicht wird, wird der neue Eintrag mit den von mir angegebenen Feldern hinzugefügt.
- Dateien senden: Sie können diese Aktion verwenden, um Dateien und PDFs aus Ihren Formulareinreichungen automatisch an eine angegebene SharePoint-Dokumentbibliothek zu senden.
Zur Information: Sie haben die Möglichkeit, für jede Einreichung einen neuen Unterordner zu erstellen, aber in diesem Beispiel habe ich diese Option deaktiviert. Ich habe dann Datei-Upload als Upload-Feld hinzugefügt.
- Wenn das Formular eingereicht wird, wird das PDF direkt in meinen Dokumentenordner importiert.
Anwendungsfälle für die Microsoft SharePoint-Integration
Die Organisationen, die typischerweise SharePoint für Informations-/Dokumentenspeicherung, gemeinsame Ressourcen und Teamzusammenarbeit nutzen, sind Microsoft-zentrierte Organisationen und Bildungseinrichtungen. Teams innerhalb dieser Organisationen nutzen SharePoint in der Regel auf folgende Weise:
- HR-Teams, die Onboarding-Dokumente verwalten
- Verwaltungsteams, die interne Formulareinreichungen speichern
- Compliance-Teams, die Aufzeichnungen und PDFs organisieren
- IT-Teams, die Dokumenten-Workflows standardisieren
- Projektmanagement-Teams, die Unterlagen zentralisieren
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihr Formular mit Microsoft SharePoint integrieren.
Jotform, entwickelt für das Microsoft-Ökosystem
Mit diesen beiden Integrationen – Excel für optimiertes Datenmanagement und SharePoint für Dokumenten-Workflows – können Microsoft-zentrierte Organisationen selbstbewusst Workflows erstellen, die mit der Datenerfassung beginnen und mit kollaborativer Entscheidungsfindung enden.
Wir freuen uns, diese stark nachgefragten Integrationen verfügbar zu machen, damit Sie mit der Synchronisierung von Formulardaten und Dateien für eine durchgängige Automatisierung beginnen können.
Die Excel- und SharePoint-Integrationen von Jotform funktionieren über mehrere Kernprodukte wie den Formulargenerator, Jotform Signatur, PDF Editor, Smart PDF Formular und Workflows (nur SharePoint). Ob Sie Einreichungen automatisieren, Dateiübertragungen, Speicherung und E-Signatur-Prozesse optimieren oder Genehmigungen und nächste Schritte auslösen müssen – Sie verfügen über HIPAA-fähige, produktübergreifende Funktionen.
Und die KMUs und Unternehmen, die ihre Daten automatisch an Microsoft Teams, Outlook Calendar, One Drive oder Power Automate senden müssen, können dies über das Jotform-Ökosystem tun.
Zusammen verbinden Microsoft Excel und SharePoint mehrere Produkte und Benutzer-Journeys und ermöglichen gleichzeitig die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften wie HIPAA. Ab heute sparen Sie mehr Zeit, reduzieren mehr Fehler und verbessern die Zusammenarbeit in Ihrer Organisation.
Optimieren Sie Ihre Microsoft Excel– und SharePoint-Workflows noch heute mit diesen Integrationen!
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