Es ist schön und gut, Daten aus Ihren Formularen sammeln zu können. Es ist hilfreich, die Antworten auf Ihr Formular zu sehen, und Google bietet Ihnen ansprechende Diagramme, mit denen Sie auf einen Blick erkennen können, wie die Leute reagiert haben.
Was aber, wenn Sie Ihre Daten wirklich detailliert analysieren möchten? Vielleicht möchten Sie eigene Berichte erstellen oder eine eingehendere Datenanalyse durchführen.
Oder, falls Sie regelmäßig bestimmte Datentypen erfassen, möchten Sie vielleicht ein noch umfassenderes Bild erhalten. Möglicherweise möchten Sie sehen, wie sich die Antworten im Laufe der Zeit oder zwischen verschiedenen Personengruppen verändern. Sie könnten die Daten auch mit Daten aus anderen Formularen abgleichen.
Für fortgeschrittene Datenanalysen benötigen Sie eine Datenbank. Google bietet keine sofort einsatzbereite Lösung an, aber es gibt Alternativen.
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Wo Google Forms Daten speichert
Wenn Sie nach Informationen über die Datenbank suchen, sind Sie wahrscheinlich ein fortgeschrittener Benutzer und haben bereits Erfahrung mit Google Forms. Aber noch sind nicht alle da. Beginnen wir also mit den Grundlagen.
Am oberen Rand Ihres Formulars befindet sich eine Leiste mit drei Registerkarten. Auf der mittleren Registerkarte Antworten können Sie die von Ihrem Formular erfassten Daten einsehen.
Im Reiter Antworten befinden sich drei weitere Reiter, mit denen Sie die Darstellung der Daten ändern können:
- Die Registerkarte Zusammenfassung bietet Ihnen einen schnellen Überblick über die Antworten und Diagramme, die Ihnen helfen, die Daten zu visualisieren.
- Auf der Registerkarte Fragen werden Ihnen alle Antworten zu jeder Frage angezeigt.
- Über die Registerkarte Einzeln können Sie sich jede einzelne Antwort auf das gesamte Formular ansehen.
Das ist alles ziemlich oberflächlich. Und es bietet keine Möglichkeit, tatsächlich mit den Daten zu interagieren. Genau da kommt Google Sheets ins Spiel.
So verknüpfen Sie Google Forms mit Google Sheets
Google Forms wurde ursprünglich als Erweiterung für Google Sheets entwickelt, daher ist es naheliegend, dass die Datenverwaltung am einfachsten über Google Sheets erfolgt. Google Sheets ist zwar noch keine Datenbank, aber ein Schritt in die richtige Richtung.
In der oberen rechten Ecke des Reiters Antworten befindet sich die Schaltfläche Zu Google Tabellen verlinken. Damit können Sie die Daten Ihres Formulars in Google Tabellen anzeigen. Die von Ihnen verwendete Tabelle wird automatisch mit neuen Antworten aktualisiert.
Mit den Daten kann man jetzt deutlich mehr machen, aber es handelt sich immer noch um eine einzelne Datentabelle ohne Verbindungen zu anderen Datentabellen – es ist also immer noch keine Datenbank.
Wie man eine erweiterte Datenverwaltung einrichtet
Auch wenn ein einzelnes Google-Tabellenblatt keine Datenbank ist, haben wir jetzt, da die Rohdaten zugänglich sind, mehr Möglichkeiten. Hier sind drei Wege, die Daten in eine Datenbank einzufügen:
- Verknüpfung: Sie können eine manuelle Datenbank erstellen, indem Sie Google Sheets miteinander verknüpfen. Das ist zwar aufwendig, aber wenn Ihre Anforderungen einfach genug sind, könnte es ausreichen.
- Add-ons: Google Tabellen bietet eine riesige Auswahl an Add-ons, darunter viele zur Datenbankintegration. Leider übertragen die meisten Add-ons lediglich Daten aus der Datenbank in Google Tabellen. Das ist zwar für Abfragen nützlich, aber noch nicht die optimale Lösung für unsere Zwecke.
- Universelle Konnektoren: Diese ermöglichen es Ihnen, Anwendungen wie Google Sheets mit vielen anderen Anwendungen zu verbinden und Daten zwischen ihnen auszutauschen.
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Google Forms entstand zu einer Zeit, als Integrationen mit anderer Software selten waren.
Früher musste man, wenn man mit seinen Google Sheets-Daten etwas Besonderes anstellen wollte, selbst programmieren. Daher stammen all die Add-ons. Entwickler erstellten sie, um Probleme zu lösen, und stellten sie dann auf dem Marktplatz zur Verfügung.
Aber wenn man ein Problem hatte, das noch niemand gelöst hatte, musste man es selbst lösen.
Glücklicherweise gibt es mittlerweile eine Reihe universeller Konnektoren, die das Verbinden von Apps deutlich vereinfachen. Sie funktionieren, indem sie die häufigsten Aktionen ermitteln, die in einer App verfolgt werden sollen, und diese Auslösern zuweisen. Diese Auslöser sammeln Daten und lösen in einer anderen App, die diese Daten empfängt, eine Aktion aus.
Einer der beliebtesten universellen Konnektoren ist Zapier. Zapier verbindet sich hervorragend mit Google Sheets und bietet zahlreiche Integrationen mit anderen Apps und Diensten. Zum Beispiel gibt es eine Integration für PostgreSQL.
Durch die Verbindung von Google Sheets und einer Datenbank über Zapier wird jedes Mal, wenn jemand ein Formular absendet, eine Kette von Ereignissen ausgelöst:
- Der Benutzer sendet das ausgefüllte Formular ab.
- Google Forms sendet die Formulardaten an Google Sheets.
- Zapier erkennt, dass in der verbundenen Tabelle eine neue Zeile erstellt wurde.
- Zapier ruft die Daten aus der neuen Zeile ab.
- Zapier sendet die Daten dann an die jeweilige App oder Datenbank, mit der es verbunden ist, und teilt der Datenbank mit, was mit den Daten geschehen soll.
Die Zapier-Integration ist definitiv viel einfacher als die manuelle Programmierung einer Lösung. Und egal welche Datenbank Sie verwenden, Zapier bietet Ihnen höchstwahrscheinlich eine passende Lösung.
Sobald alles eingerichtet ist, läuft Zapier unauffällig im Hintergrund und erledigt seine Aufgabe. Das ist zwar einfacher als Programmieren, kann aber dennoch etwas knifflig sein. Es ist nicht allzu kompliziert, aber Sie sollten zumindest über grundlegende technische Kenntnisse verfügen, bevor Sie es ausprobieren.
Auch wenn dies eine gute Lösung ist, ist die einfachste Lösung fast immer die beste. Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, Formulardaten ohne großen Aufwand mit einer Datenbank zu verbinden.
Schauen Sie sich auch Jotforms ausführlichen Leitfaden zu Google Forms an.
Wie Jotform als Komplettlösung funktioniert
Wie bereits erwähnt, ist Google Forms ein älteres Tool, das vor Integrationen und anderen moderneren Lösungen entwickelt wurde. Die damals entstandenen Webanwendungen konzentrierten sich hauptsächlich darauf, sich wie traditionelle Desktop-Anwedungen zu verhalten. Heute liegt der Fokus darauf, Teil eines stärker vernetzten Systems von Tools zu sein.
Wenn Sie von diesem modernen Ansatz profitieren möchten, empfiehlt sich ein modernes Tool wie Jotform. Dies gilt insbesondere, wenn Sie auf Ihre Formulardaten aus einer Datenbank zugreifen möchten.
Jotform enthält standardmäßig ein Datenverwaltungstool namens Jotform Tables. Tables schließt die Lücke zwischen Tabellenkalkulationen und Datenbanken. Alle Daten, die Sie über Ihre Formulare erfassen, werden automatisch in Tables gespeichert.
Tabellen verfügen, genau wie Datenbanken, über vordefinierte Datentypen. Außerdem können Sie mehrere Tabellen miteinander verknüpfen. Da es sich um ein modernes Tool handelt, sind Kollaborationsfunktionen und Integrationen bereits integriert.
Neben Tabellen bietet Jotform eine Reihe von Tools, die Unternehmen bei der Erledigung vieler Aufgaben unterstützen. Dazu gehören beispielsweise ein App-Builder, ein PDF-Generator, ein Tool für elektronische Signaturen und ein Tool zum Einrichten von Genehmigungsprozessen.
Außerdem sind Jotform und alle zugehörigen Apps kostenlos nutzbar. Bei intensiver Nutzung von Jotform kann ein Upgrade auf eine kostenpflichtige Version sinnvoll sein, ist aber nicht verpflichtend.
Melden Sie sich noch heute an, um es auszuprobieren.
Foto von Tatiana Syrikova
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