JT’s Landscape Maintenance en Waterford Township, Michigan, es un pequeño negocio familiar. El personal generalmente tiene más trabajo del que tiene tiempo para hacer. Por lo tanto, ahorrar tiempo que puede utilizarse para buscar más trabajos hace una diferencia real en los resultados finales.
En el pasado, la empresa dependía de una combinación de documentos en papel y archivadores para hacer el seguimiento del trabajo. Sin embargo, durante una visita de trabajo, un cliente potencial solicitó un presupuesto. Ese día, el miembro del equipo de JT’s no llevaba consigo una copia impresa del formulario de presupuesto. Fue un momento revelador.
En busca de una solución, el personal de JT’s descubrió Jotform a través de una búsqueda en Google. Cuando se dieron cuenta de que podían digitalizar todos sus formularios en papel usando el Editor PDF de Jotform, reemplazaron sus procesos manuales con una combinación de formularios en línea, Jotform Apps, Agentes de IA, una función de cálculo y herramientas de colaboración.
Desde que comenzó a utilizar Jotform a principios de este año, JT’s Landscape Maintenance ha desbloqueado nuevas oportunidades de ingresos, ahorrado tiempo y mejorado la coordinación del equipo.
JT’s Landscape Maintenance + Jotform: Resultados de un vistazo
$120,000 por año en ingresos potenciales
El personal utilizó el Creador de Aplicaciones con IA para crear un centro de colaboración que permite al equipo de JT’s asumir nuevos trabajos. Estiman que este trabajo adicional generará hasta $10,000 en ingresos mensuales.
Más de $3,000 de ahorros por año
La digitalización de presupuestos y facturas redujo los costos de suministros de oficina en aproximadamente $260 al mes, fondos que ahora se destinan a los almuerzos de los empleados.
Mejor coordinación del equipo
Los flujos de trabajo móviles de JT’s mejoraron la visibilidad, la comunicación y la eficiencia en todos los proyectos.
Un negocio en crecimiento limitado por procesos basados en papel
Durante años, JT’s Landscape Maintenance dependió de formularios en papel, presupuestos escritos a mano y coordinación manual para gestionar las operaciones diarias. Sin embargo, a medida que el negocio comenzó a crecer, al equipo le resultó cada vez más difícil:
- Estandarizar los precios
- Producir rápidamente presupuestos en el sitio
- Mantener organizado el papeleo de la oficina
- Coordinar equipos de campo en múltiples trabajos
Jonathan Dickman, asesor de operaciones híbridas y “navaja suiza” de la empresa, sabía que el equipo necesitaba un sistema más escalable.
“Dependíamos del papel”, afirma Dickman. “Todo estaba en carpetas de archivos y sobres manila… Simplemente se volvió demasiado desordenado para nosotros”.
JT’s descubrió que su dependencia del papel generaba precios y presupuestos inconsistentes, así como agendas de clientes desorganizadas.
También había otros problemas relacionados, como la falta de una forma sencilla de capacitar al nuevo personal, compartir conocimiento institucional o garantizar la seguridad de la información de los clientes.
Centralizando operaciones con el Creador de Aplicaciones con IA
El proceso de ordenar comenzó con Dickman buscando en línea PDFs editables. Eso lo llevó al Editor PDF de Jotform, y desde allí, buscó formas de integrar efectivamente Jotform en otras partes del negocio.
Tuvo un momento de inspiración cuando se dio cuenta de que crear una aplicación podría resolver dos problemas a la vez: cómo crear fácilmente presupuestos en el campo y cómo poner a todos los miembros del equipo en la misma página operativamente.
Dickman utilizó Jotform Apps para crear aplicaciones internas personalizadas a las que el equipo puede acceder en las operaciones móviles.
Entre otros recursos para los empleados, las aplicaciones incluyen
- Calculadoras de materiales
- Guías de presupuestos
- Hojas de tiempo de empleados
- Registros de clientes con función de búsqueda
Usando IA para optimizar presupuestos basados en aplicaciones
Dickman descubrió lo fácil que era ajustar la aplicación que inicialmente creó (y los flujos de trabajo que él y el personal necesitaban), sin ningún conocimiento de programación.
En lugar de diseñar todo manualmente, como crear pestañas independientes dentro de la aplicación para organizar diferentes diseños y facilitar la navegación, simplemente describió los ajustes que quería al Creador de Aplicaciones con IA de Jotform.
“Es simplemente perfecto”, se maravilla Dickman. “Recurro a escuchar realmente lo que [Podo] está diciendo y sus recomendaciones de refinamiento. Así es como obtuve todas las cosas geniales”.
Descubrió que la naturaleza autoguiada del creador de IA lo ayudó a hacer crecer sus aplicaciones de básicas a avanzadas, incluyendo características más sofisticadas como la calculadora de materiales.
Una parte crucial de la elaboración de presupuestos, la calculadora de materiales ayuda al equipo de campo de JT’s a calcular automáticamente un costo de material de paisajismo personalizado basado en el volumen de tierra, los requisitos de mantillo, las estimaciones de césped y el tonelaje de roca/granito.
El personal puede entonces llevar esa información a la tienda de suministros para obtener lo que necesitan, ahorrando tiempo y estandarizando la creación de presupuestos al mismo tiempo.
Ahora, en lugar de depender de una persona para presupuestos, rutas, precios o coordinación de proyectos, Dickman enfatiza que “todos tienen acceso a los mismos recursos en tiempo real…. Alinea a todos simultáneamente”.
Creando nuevas oportunidades de negocio al reemplazar el papel
Al transformar los procesos en papel en aplicaciones enriquecidas con recursos impulsadas por IA, JT’s Landscape Maintenance puede aprovechar nuevas (y significativas) oportunidades de negocio, reducir la carga administrativa y dar a los equipos de campo los recursos que necesitan para trabajar de forma independiente.
JT’s cambió su potencial de negocio de dos formas específicas con la ayuda del Creador de Aplicaciones con IA de Jotform:
- Mayor potencial de ingresos: Recuperar aproximadamente cinco horas por semana permite a la empresa asumir nuevos trabajos, lo que equivale a $10,000 en ingresos mensuales adicionales. Además, ahorran más de $3,000 al digitalizar el papeleo y los flujos de trabajo.
- Mejor coordinación del equipo: Los flujos de trabajo móviles compartidos de la empresa mejoraron la visibilidad, la eficiencia y la comunicación en todos los trabajos, reduciendo la confusión en general.
La empresa también se vio capacitada para sugerir oportunidades de venta adicional en el sitio, responder preguntas operativas en tiempo real y guiar a los empleados más nuevos, que no están familiarizados con las conversaciones de ventas típicas, utilizando indicaciones de “Grizz”, su Agente de IA de Jotform.
El resultado de integrar un agente en el flujo de trabajo diario de la empresa es una incorporación más rápida de empleados y soporte dentro y fuera del campo.
Un pequeño negocio con flujos de trabajo de nivel empresarial
JT’s Landscape Maintenance transformó sus operaciones, pasando de una coordinación basada en papel a un sistema digital conectado impulsado por Jotform IA. Su ecosistema digital ahora ayuda a la empresa a captar nuevos negocios, simplificar los flujos de trabajo y brindar más autonomía a sus empleados.
Como dice Dickman: “Realmente es algo hermoso”.
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