El College Football Playoff (CFP) es el evento de postemporada que determina al campeón nacional de fútbol americano universitario cada año. Más de 30 millones de personas sintonizaron para ver el Campeonato Nacional CFP de 2026 en enero, una audiencia superior al Juego 7 de la Serie Mundial de 2025 y a las Finales de la NBA de 2026.
La presión del Campeonato Nacional CFP no solo la sienten los equipos que han trabajado toda la temporada para llegar a ese campo sagrado. También la siente la organización CFP, incluido el equipo de Eventos y Hospitalidad, cuya responsabilidad anual es ofrecer una experiencia de excelencia sin igual al grupo de invitados VIP del CFP.
Después de todo, cuando tus invitados registrados incluyen cientos de VIP —comisionados de conferencias, presidentes universitarios y directores atléticos, ejecutivos de televisión, partes interesadas clave y miembros del comité de selección (Mark Dantonio, Gus Malzahn y el miembro del Salón de la Fama del fútbol americano profesional Randall McDaniel, por nombrar algunos)— necesitas dar lo mejor de ti.
Inicialmente, el equipo de Eventos y Hospitalidad manejaba múltiples tipos de confirmaciones de asistencia, necesidades de registro y procesos de pago. La mezcla de herramientas que utilizaban para gestionar todo esto era costosa, no estaba diseñada para manejar transacciones seguras y carecía de la experiencia de usuario final digna de una organización de alto perfil.
Así que cuando uno de los proveedores del CFP destacó la facilidad de uso de Jotform, el equipo de Eventos y Hospitalidad rápidamente descubrió lo flexible que podía ser para su proceso de registro VIP. Simultáneamente, combinaron una integración con Square con su formulario de registro, creando un flujo de trabajo unificado.
En poco tiempo, los registros para el Campeonato Nacional CFP, las notificaciones automatizadas a los invitados, los pagos seguros y la conciliación financiera previa y posterior al evento se convirtieron en una experiencia de marca digna del CFP.
Resultados del caso de estudio del College Football Playoff de un vistazo
Más del 50%
El conjunto de herramientas Jotform & Square generó más del 50% en ahorros para el equipo de Eventos & Hospitalidad del CFP (en comparación con la solución de registro anterior).
30+
El equipo de Eventos & Hospitalidad gestiona más de 30 eventos anuales, desde reuniones de Bowl hasta la votación del Voluntario del Año.
No se necesitan desarrolladores para facilitar los registros de eventos y depósitos. Jotform & Square empoderan al equipo para trabajar de manera más eficiente, permitiéndoles usar el tiempo extra en lo que mejor saben hacer.
Múltiples sistemas contribuyen a una experiencia de cliente inferior
Registrar invitados importantes, gestionar invitaciones, manejar la logística y programar actividades son puntos problemáticos bastante comunes para todo equipo de eventos.
Sin embargo, Allison Doughty (directora senior de Eventos y Hospitalidad del CFP) y Sam Berman (coordinador de Eventos y Hospitalidad) no son un equipo de eventos cualquiera.
Es su responsabilidad coordinar el alojamiento y la logística de reuniones de los playoffs y facilitar las experiencias de los invitados VIP para el juego del campeonato nacional (además de eventos clave durante el año). Pero las herramientas que utilizaban para gestionar los registros del juego, la recopilación de pagos certificada por PCI y la acreditación adecuada eran costosas, aisladas e insuficientes.
El enfoque fragmentado significaba que los invitados tenían que navegar por múltiples plataformas durante el registro; como resultado, la información de los invitados vivía en múltiples sistemas. Los pagos agregaban otra capa de complejidad. Se recopilaban por separado de los registros (el seguimiento de pagos dependía de hojas de cálculo y correo electrónico), obligando al equipo a dedicar tiempo a facturar manualmente a algunos asistentes después del registro.
A medida que la organización y las expectativas crecieron, equilibrar la eficiencia operativa y una experiencia premium para los invitados se volvió cada vez más difícil. Doughty y Berman se encontraban dedicando tiempo valioso a conciliar información en lugar de preparar sus operaciones para el fin de semana del Campeonato Nacional CFP.
Un flujo de trabajo de marca impulsado por Jotform y Square
En un mundo perfecto, los invitados VIP al Campeonato Nacional CFP completarían su registro y pagos en una experiencia única, fluida y de marca, reflejo de una organización de primer nivel. Esto también daría al personal una mejor visibilidad de cada transacción.
“Estábamos usando una mezcla de plataformas y flujos de trabajo”, explicó Doughty, “diferentes sitios web, y algunas cosas las manejábamos internamente por correo electrónico. Así que realmente estábamos buscando un sistema operativo unificado”.
Una prueba de Jotform llevó al descubrimiento de que podían recopilar información de tarjetas de crédito de forma segura a través de la integración con Square. Y cuando actualizaron a Jotform Empresarial, obtuvieron acceso a formularios ilimitados y la capacidad de personalizar sus formularios con marca blanca en un flujo de trabajo de marca CFP.
En poco tiempo, Doughty y Berman habían consolidado logísticas complejas como registro, hotel, transporte y más en un solo flujo de trabajo.
En lugar de pedir a los ocupados VIP que naveguen por múltiples sistemas, el CFP ahora proporciona una experiencia de registro de marca donde los asistentes VIP pueden
- Confirmar asistencia
- Seleccionar opciones de eventos y boletos
- Recibir confirmaciones y recordatorios por correo electrónico automatizados
- Completar pagos en un solo lugar
Doughty estaba entusiasmada. “Jotform fue excelente para nosotros porque logró todo lo que buscábamos hacer usando diferentes plataformas, todo en una sola solución”.
Square simplifica la recopilación de pagos
“Cuadrar el círculo” para el CFP fue la capacidad de incorporar la recopilación segura de pagos directamente en el flujo de trabajo de registro del juego.
“Usamos la integración con Square dentro de Jotform para que nuestros invitados compren boletos del juego del campeonato nacional, y es fluido”, dijo Berman. “No hay necesidad de dedicar tiempo a verificar si un invitado compró boletos y/o cuántos. Sé que ya han sido pagados”.
Usamos la integración con Square dentro de Jotform para que nuestros invitados compren boletos del juego del campeonato nacional, y es fluido.
Sam Berman, coordinador de Eventos y Hospitalidad, CFP
Para Berman y el equipo del CFP, incluir Square como parte de la solución marca varias casillas importantes: los pagos se recopilan inmediatamente (con notificaciones enviadas al CFP), las transacciones son seguras y certificadas por PCI, la conciliación es mucho más simple y, quizás lo más importante, la experiencia del invitado es mejor. Los invitados ahora tienen la confianza de que todo (incluida la recuperación fácil de recibos) se ha manejado en una sola sesión.
“Lo que es realmente agradable es la función de recordatorio (en Square)”, dice Berman. “Simplemente lo configuras cuando quieres recordar a los invitados sobre el pago, y seguirá enviando esas notificaciones si aún no han pagado, lo cual es súper útil.
“En el lado de la conciliación, la interfaz de Square es realmente fácil de navegar. Puedo escribir el nombre de alguien y ordenar lo que está pagado y lo que se debe. El formulario VIP cubre un grupo grande de personas. Así que entran, eligen cuántos boletos quieren y a qué precio. Eso va directamente a Square. Jotform y Square realmente van de la mano. Simplemente hace mi trabajo más fácil”.
Una experiencia VIP digna de una lista A de invitados
Jotform y Square ahora ayudan al equipo de Eventos y Hospitalidad a gestionar más de 250 registros VIP para el fin de semana del Campeonato Nacional CFP y facilitar aproximadamente 500 experiencias de invitados VIP cada año.
Los invitados completan el registro, la compra de boletos y las confirmaciones a través de un flujo de trabajo simplificado. Es una experiencia pulida que refleja la marca CFP de principio a fin.
“Hemos hecho que el proceso de registro y la experiencia general del CFP para nuestros invitados sea súper exclusiva, pero también simplemente fácil”, explicó Berman. “Jotform realmente nos ha permitido poner todo en un solo lugar, por lo que la experiencia del invitado de principio a fin está conectada”.
Protegiendo los ingresos con Jotform y Square
Cambiar al conjunto de herramientas Jotform y Square generó ahorros de más del 50 por ciento para el equipo de Eventos y Hospitalidad del CFP en comparación con la solución de registro VIP anterior para juegos de campeonatos nacionales pasados. Además, al automatizar el pago dentro del flujo de trabajo de registro, Doughty y Berman dedican menos tiempo a enviar facturas y responder solicitudes de recibos y más tiempo a ofrecer una experiencia excepcional del Campeonato Nacional CFP.
Doughty enfatizó la diferencia: “A menudo, en el espacio de invitaciones deportivas, la gente opta por la solución realmente costosa porque piensan que eso es lo que necesitan. En comparación, Jotform no es costoso. Y antes de la integración con Square, probablemente estábamos dejando dinero sobre la mesa porque la recopilación se hacía mediante hojas de cálculo o notas. La integración dentro del sitio se aseguró de que estemos recopilando todos los pagos que necesitamos”.
En el espacio de invitaciones deportivas, la gente opta por la solución costosa porque piensan que eso es lo que necesitan. En comparación, Jotform no es costoso.
Allison Doughty, directora senior de Eventos y Hospitalidad, CFP
Jotform Empresarial empodera al equipo del CFP
Más allá de consolidar flujos de trabajo, Jotform Empresarial le da al equipo de Eventos y Hospitalidad del CFP propiedad sobre su experiencia de registro VIP. El equipo puede crear y editar formularios por sí mismo, actualizar registros en tiempo real y personalizar formularios para reflejar cada ciudad anfitriona del Campeonato Nacional CFP. También pueden usar Jotform en otros departamentos y para diferentes tipos de eventos.
Como ejemplo, la plataforma se ha expandido más allá de los registros VIP del Campeonato Nacional CFP para apoyar más de 30 reuniones y eventos anualmente. Ahora se usa para todo, desde votaciones de voluntarios hasta solicitudes de inventario interno.
“El formulario de inventario es un pequeño ejemplo”, dijo Berman. “Pero ha creado un proceso simbólico dentro de la oficina. Queremos que todas nuestras reuniones y eventos, ya sean internos o externos, muestren nuestra marca, y Jotform nos ha permitido hacer eso”.
En lugar de depender de un proveedor externo remoto para hacer este trabajo, o para ayudarles a armar sus procesos, el equipo está capacitado para gestionar proyectos y crear o personalizar formularios cuando y como lo necesiten. “Todas las herramientas nos son proporcionadas a través de Jotform, y tenemos el control de ese proceso”, dice Doughty.
Lo que comenzó como una solución para los registros VIP del Campeonato Nacional CFP ha evolucionado en una plataforma operativa más amplia que respalda las operaciones internas y la gestión de eventos en toda la organización.
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Al usar Jotform y Square, el equipo de Eventos y Hospitalidad del CFP pudo consolidar operaciones de eventos fragmentadas en un solo flujo de trabajo de marca, dando al equipo control, protegiendo los ingresos y respaldando una experiencia premium para los invitados.
“Uno de nuestros valores del CFP es la excelencia y elevar constantemente el rendimiento. Puede sonar tonto hablar de un sitio web en ese sentido, pero eso es realmente lo que Jotform ha hecho: Elevó el rendimiento de nuestro equipo”, dijo Doughty.
“Podemos ser más eficientes porque tenemos la solución tecnológica en Jotform y Square. Cuando los VIP se registran para el juego del campeonato nacional, hay una experiencia fluida para nosotros y una experiencia de registro elevada para nuestros invitados”.
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