Durante casi 160 años, YWCA Greater Pittsburgh ha estado presente para su comunidad en los momentos que más importan. Con un equipo de alrededor de 50 miembros del personal, la organización proporciona servicios directos, defensoría, programas de educación temprana, cuidado infantil y más, todo guiado por su visión de un futuro donde personas de todos los orígenes puedan prosperar.
Pero servir a la comunidad de tantas maneras puede crear desafíos operativos. Según Sharice Smalls, gerente de evaluación de programas en YWCA Greater Pittsburgh, la organización necesitaba recopilar información confidencial, revisar solicitudes, llevar a cabo procesos de aprobación, recopilar firmas, coordinar con socios y rastrear datos en múltiples programas.
Cuando su software existente estaba por renovarse, el personal sabía que necesitaba tecnología que facilitara la gestión de todas esas responsabilidades, dándole al equipo más tiempo y energía para enfocarse en su misión.
[Jotform Empresarial] nos conectó más con nuestra comunidad.
Sharice Smalls, Gerente de Evaluación de Programas, YWCA Greater Pittsburgh
La necesidad de un sistema más integral
Antes de adoptar Jotform Empresarial, la organización dependía del software de gestión de casos Apricot de Bonterra, formularios en papel, hojas de cálculo, correo electrónico y seguimiento manual. Esa configuración funcionaba bien para la gestión de casos de servicios directos.
Pero a medida que el trabajo de la organización se expandió hacia la defensoría, el impacto comunitario y la recopilación de datos más amplia, el personal se encontró buscando formas de trabajar alrededor del sistema, en lugar de dentro de él, utilizando hojas de cálculo, correos electrónicos de ida y vuelta y transferencias manuales de datos para llenar los vacíos.
Así que cuando el contrato con Apricot llegó a su renovación, YWCA Greater Pittsburgh evaluó varias opciones. Finalmente redujo la lista a Apricot, Typeform, FormAssembly y Jotform. Cada plataforma tenía sus fortalezas, pero en última instancia la organización necesitaba una solución que pudiera apoyar a múltiples departamentos, fuera fácil de usar para el personal y funcionara tanto para formularios dirigidos a la comunidad como para flujos de trabajo de aprobación interna.
Además, la pandemia de COVID-19 y el cambio más amplio hacia los servicios digitales dejaron claro que la organización necesitaba reemplazar las solicitudes en papel y otros procesos manuales para adaptarse mejor a los tiempos.
Tecnología que se ajusta al presupuesto de una organización sin fines de lucro
Como ocurre con muchas organizaciones sin fines de lucro, el costo fue otra consideración importante. YWCA Greater Pittsburgh enfrentó un aumento significativo de precio para renovar Apricot, a pesar de que estaba usando el sistema menos, mientras que el descuento para organizaciones sin fines de lucro de Jotform ofrecía una plataforma versátil a un precio que la organización podía pagar.
“En comparación con nuestra siguiente opción, [Jotform Empresarial] representó una diferencia de ahorro de costos del 25 por ciento”, dice Smalls.
Esos ahorros les permiten dirigir más recursos hacia el personal, la asistencia directa, la programación y el alcance comunitario, sin sacrificar la adaptabilidad para mantenerse dentro del presupuesto.
Flexibilidad para toda la organización
Finalmente, el equipo eligió Jotform Empresarial. Reemplazó a Apricot junto con muchos procesos basados en papel y con uso intensivo de correo electrónico, incluidos formularios que debían imprimirse, enrutarse manualmente, rastrearse a través de hojas de cálculo o seguirse por correo electrónico. Con Jotform Empresarial, el personal trasladó estos procesos a una única plataforma más flexible.
Smalls habla sobre cómo Jotform Empresarial apoya a múltiples departamentos, formularios dirigidos a la comunidad y procesos de aprobación interna automatizados sin requerir habilidades técnicas o de codificación avanzadas. El personal puede gestionar fácilmente formularios, flujos de trabajo, aprobaciones, tablas, reportes, firmas electrónicas, integraciones y cuentas de usuario en un solo lugar.
La implementación fue sencilla, y el equipo de soporte empresarial estuvo disponible para realizar llamadas por Zoom y explicar cómo configurar los procesos.
“El equipo de soporte de [Jotform Empresarial] ha sido muy receptivo”, dice Smalls.
Como resultado, YWCA reemplazó rápidamente los procesos que implicaban impresión, enrutamiento manual, entrada duplicada de datos y tareas repetitivas. El personal ahora puede gestionar los datos de manera más fluida y dedicar más tiempo a los programas y a los miembros de la comunidad.
Reducción del fraude y protección de datos
Uno de los flujos de trabajo más utilizados de la organización es su proceso interno de solicitud de cheques, que enruta las solicitudes de cheques en papel y los pagos relacionados con subvenciones a través del departamento de finanzas.
Al gestionar estas solicitudes por correo electrónico, el personal recibía correos electrónicos fraudulentos que parecían provenir del CEO. Trasladar este proceso a Jotform Empresarial facilitó la verificación de las presentaciones.
“[Jotform Empresarial] redujo el fraude dentro de nuestra organización”, dice Smalls.
Agilización del acceso a asistencia de emergencia
Jotform Empresarial también ayuda a YWCA Greater Pittsburgh a conectar a los miembros de la comunidad con los programas de apoyo adecuados. El popular formulario de consulta de recursos de la organización recopila información para determinar si un solicitante califica para su programa de Necesidades Básicas de Emergencia, que ha experimentado un aumento en la demanda en los últimos años.
“[Jotform Empresarial] nos conectó más con nuestra comunidad”, dice Smalls.
El flujo de trabajo determina automáticamente si un solicitante es elegible para los servicios de apoyo. Si se considera elegible, la información del solicitante se envía automáticamente al miembro relevante del equipo de YWCA, quien puede hacer seguimiento con los próximos pasos en el proceso de solicitud.
Si alguien no es elegible, un correo electrónico automatizado explica por qué, sugiere acciones que pueden ayudarle a ser elegible y enlaza a una guía con otros recursos potenciales.
Un agente de IA de Jotform llamado Gabby también ayuda a los solicitantes a navegar el proceso. Conectado a los formularios de consulta de recursos y contacto, Gabby responde preguntas comunes y dirige a los visitantes a información relevante en la guía de recursos. Esto reduce el trabajo repetitivo del personal en tareas que consumen tiempo y ayuda a los miembros de la comunidad a encontrar la información que buscan más rápidamente.
Una plataforma que escala con la misión
Los formularios y flujos de trabajo impulsan más que solo los programas de asistencia de emergencia. El proceso anual de nominación de los Premios de Equidad de la organización, que antes se basaba en papel, ahora se ejecuta digitalmente.
El personal utiliza integraciones con Excel y OneDrive para compartir información específica con partes interesadas externas. Estas integraciones permiten que jueces externos a la organización, incluidos miembros de la comunidad y políticos locales, accedan a la información de nominación de los premios sin obtener acceso a todo el sistema interno de la organización.
Jotform Firmas proporciona una manera fácil de recopilar firmas para autorizaciones de medios, aprobaciones de pagos y acuerdos de padres para programas de aprendizaje temprano. Jotform Tablas brinda al personal un lugar centralizado para rastrear presentaciones, monitorear el progreso del flujo de trabajo y almacenar datos de forma segura. La Consola de Administración de Jotform Empresarial les permite gestionar usuarios y actualizar configuraciones en toda la organización.
“Si estás buscando un software que puedas personalizar para todas las diversas cosas que estás haciendo, [Jotform Empresarial] es la opción”, dice Smalls.
Construyendo hacia un futuro mejor
YWCA Greater Pittsburgh eligió Jotform no solo para enfrentar sus desafíos actuales sino también para alcanzar sus objetivos futuros. Para los líderes de organizaciones sin fines de lucro, ese puede ser el beneficio más valioso de todos: una plataforma que puede evolucionar junto con los programas, las asociaciones y las necesidades comunitarias de una organización.
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