Fundada en 1925, Peggy Adams Animal Rescue League ha cuidado de más de 1,5 millones de animales a lo largo de sus más de 100 años de historia.
Con esa profunda experiencia en el rescate de animales, la organización entiende lo que se necesita para mantener a las mascotas fuera de los refugios: apoyar a los dueños de mascotas. Cuando las personas enfrentan dificultades económicas o problemas con el comportamiento o la salud de una mascota, entregar al animal a un refugio suele ser su última opción.
Para facilitar que los miembros de la comunidad gestionen estos desafíos y mantengan a sus mascotas en casa, la organización ofrece servicios como una clínica veterinaria, un banco de alimentos para mascotas, clases de adiestramiento canino de bajo costo y mucho más.
Este enfoque integral implica múltiples programas y puntos de contacto con la comunidad, por lo que el personal de Peggy Adams tiene que gestionar una gran cantidad de información. También necesitan garantizar que sus servicios sean accesibles para todos los miembros de la comunidad, lo que significa ofrecer materiales en diferentes idiomas y facilitar su acceso desde dispositivos móviles.
Peggy Adams Animal Rescue League + Jotform Enterprise: Casos de uso
| Formularios | Propósito |
|---|---|
| Admisión de animales | Admisión y seguimiento de todos los animales extraviados y entregados que llegan al refugio (uso diario) |
| Citas en la clínica veterinaria | Programación de citas para visitas de bienestar y procedimientos de esterilización/castración |
| Recaudación de fondos | Inscripción a eventos como “Paint Your Pet”, incluida la carga de imágenes para fotos de mascotas |
| Operaciones | Formularios internos de solicitud de servicio para cada departamento (TI, marketing, etc.) |
| Programa de adiestramiento canino | Inscripción a clases de adiestramiento canino de bajo costo para abordar problemas de comportamiento |
El desafío: registros aislados, formularios en papel y demasiadas herramientas
Shalise Franklin, coordinadora de marketing digital del refugio, cuenta que, en el pasado, la organización no tenía una forma estándar de recopilar o gestionar la información de todos sus programas. Cada departamento usaba sus propias herramientas y métodos. Los datos de la organización estaban aislados en estos diferentes departamentos, a menudo en formularios en papel, lo que dificultaba su acceso o cruce de datos. Con frecuencia, la información solo era accesible para un único usuario.
Eso fue antes de que la organización comenzara a usar Jotform Enterprise.
“Es una forma realmente centralizada de recopilar información en todo el refugio”, dice Franklin. Como la “gurú de Jotform” del refugio, siempre está buscando nuevas maneras de usar la plataforma para apoyar el trabajo de la organización.
Satisfacer las necesidades de la comunidad con la traducción de formularios y el acceso móvil
Sobre todo, dice Franklin, Jotform Enterprise ha permitido a la organización comunicarse con los miembros de la comunidad de las maneras que ellos prefieren. Para comunidades diversas como las del sur de Florida, eso significa ofrecer servicios en diferentes idiomas.
Con la función de traducción de formularios de Jotform, el personal no tiene que imprimir formularios en varios idiomas. Quien completa el formulario solo tiene que seleccionar un idioma, y el formulario se traduce al instante.
Para nosotros es importante eliminar tantas barreras como sea posible para nuestros clientes. Al ofrecer formularios en inglés y español, nos aseguramos de que más personas de nuestra comunidad puedan acceder a la atención y los servicios que necesitan.
Shalise Franklin, coordinadora de marketing digital, Peggy Adams Animal Rescue League
“Para nosotros es importante eliminar tantas barreras como sea posible para nuestros clientes”, dice Franklin. “Al ofrecer formularios en inglés y español, nos aseguramos de que más personas de nuestra comunidad puedan acceder a la atención y los servicios que necesitan”.
Esa flexibilidad también se aplica al acceso móvil a los formularios. “Nuestros clientes no usan tanto las computadoras de escritorio”, dice Franklin. “Es más móvil. Así que, si podemos ser lo más orientados a lo móvil posible, descubrimos que ese es siempre el camino a seguir”.
Con Jotform, el personal puede crear un código QR escaneable para cualquier formulario y colocarlo en la clínica veterinaria, en eventos o en cualquier lugar sobre el terreno.
“Las personas pueden simplemente escanear un código QR [de un formulario] que se encuentre en cualquier parte de nuestras instalaciones y completarlo allí mismo”, dice Franklin. “Facilísimo. Listo”.
Apoyo para marketing y eventos
Para una profesional del marketing como Franklin, contar con una herramienta que se integre con herramientas de email marketing como Mailchimp es una salvación. Ella utiliza la integración de Jotform con Mailchimp para inscribir a las personas en las listas de correo y boletines del refugio. Cada correo enviado a través de Mailchimp incluye una opción de suscripción para que los lectores se unan a las listas de correo relevantes.
“Pueden hacer clic en sí o no para suscribirse a nuestra lista de correo”, dice Franklin. “Si hacen clic en sí, se los agrega a Mailchimp y nos ayuda a aumentar nuestros suscriptores. Es lo mejor de lo mejor. No tengo que pedirles de manera incómoda que se suscriban. Pueden hacerlo por su cuenta”.
Con más de 40.000 suscriptores en su lista de correo principal, el refugio tiene a muchas personas que mantener conectadas. “Jotform ayuda a hacerlo posible al permitir que los seguidores, adoptantes, donantes y clientes se suscriban fácilmente a la audiencia que elijan”, dice Franklin. “Pueden decidir: oye, me gusta este lugar y quiero estar al tanto de lo que están haciendo”.
Es una forma realmente centralizada de recopilar información en todo el refugio.
Shalise Franklin, coordinadora de marketing digital, Peggy Adams Animal Rescue League
Jotform también forma parte de los esfuerzos de recaudación de fondos de la organización. Por ejemplo, el equipo de marketing organizó recientemente un evento benéfico de “Paint Your Pet”. Para que el evento fuera accesible para todos, independientemente de su habilidad artística, los organizadores crearon contornos fáciles de pintar de las mascotas a partir de las fotos que enviaron los participantes. Para crear los contornos, el equipo necesitaba recopilar y escanear fotos de las mascotas de los participantes antes del evento.
El personal de Peggy Adams Animal Rescue League utilizó el campo de carga de imágenes de Jotform para recopilar fotos de mascotas para un evento benéfico de “Paint Your Pet”.
Franklin pudo agregar un campo de carga de fotos al formulario de inscripción del evento, de modo que el registro de cada participante incluyera la imagen de su mascota.
“En lugar de tener diferentes archivos sueltos en el disco de la empresa, los tenemos todos en un solo lugar”, dice. Cada foto se adjunta al registro del dueño de la mascota para facilitar su distribución durante el evento.
Menos correos, más automatización y mayor visibilidad de las operaciones
En el pasado, el personal enviaba por correo electrónico cualquier solicitud interna que tuviera a mantenimiento, TI, finanzas u otros departamentos. Los mensajes quedaban enterrados en las bandejas de entrada y era imposible hacer un seguimiento del estado de las solicitudes.
Con Jotform Enterprise, cada departamento ahora tiene su propio formulario para recibir solicitudes de otros miembros del personal. “Elimina todo el desorden de correos electrónicos, y el gerente de tu departamento puede entrar y ver lo que se ha solicitado”, dice Franklin. Eso significa mayor transparencia sobre la carga de trabajo de cada departamento y un mejor seguimiento de las tareas.
Un impacto cada vez mayor
Desde una mayor visibilidad de los procesos hasta formularios que cualquier persona de la comunidad puede usar con facilidad, Jotform Enterprise ayuda a impulsar la misión de Peggy Adams Animal Rescue League de encontrar hogares llenos de amor para todas las mascotas.
Si tu organización busca una herramienta flexible de recopilación de datos que crezca con tus necesidades, descubre más sobre cómo Jotform Enterprise puede ayudarte. ¿Necesitas compartir información con otros miembros de tu equipo? Consulta nuestro resumen de una página sobre lo que Jotform Enterprise ofrece a las organizaciones de cuidado y rescate de animales.
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