Cómo crear una encuesta en Smartsheet

Smartsheet es una plataforma de gestión del trabajo con estilo de hoja de cálculo que te permite planificar, hacer seguimiento, automatizar y generar reportes sobre una variedad de proyectos. Aunque no es una herramienta dedicada a encuestas, aún puedes usarla para crear encuestas mediante la creación de formularios que envían las respuestas a filas dentro de hojas interconectadas.

Suena un poco confuso, pero te mostraremos cómo crear una encuesta en Smartsheet para que sepas exactamente qué hacer. También explicaremos cómo editar encuestas en Smartsheet y las limitaciones de la herramienta. 

Y para quienes buscan una experiencia de encuesta más sofisticada en la interfaz, te presentaremos Jotform, una herramienta de encuestas líder que funciona a la perfección en conexión con Smartsheet.

Cómo crear una encuesta en Smartsheet

Si quieres crear una encuesta en Smartsheet, primero debes entender cómo la herramienta usa los formularios y las hojas de forma conjunta. 

Técnicamente, no existe tal cosa como una «encuesta de Smartsheet». En su lugar, puedes usar un formulario de Smartsheet como encuesta. También tendrás que conectar ese formulario a una hoja de cálculo: no puedes crear uno sin una hoja adjunta.

Ten en cuenta que Smartsheet es principalmente una herramienta de pago. Sin embargo, ofrece una prueba gratuita de 30 días que puedes usar para explorar la función de formularios. Una vez transcurridos los 30 días, necesitarás tener el plan Business, Enterprise o Advanced Work Management para crear un formulario.

Sigue estas instrucciones para crear un formulario de encuesta de Smartsheet:

1. En Smartsheet, abre la hoja a la que quieres conectar una encuesta.

2. Haz clic en el icono de formulario. Selecciona Crear formulario.

3. Smartsheet abrirá un formulario (que puedes usar como encuesta) que corresponde a la hoja en el creador de formularios, con campos generados automáticamente según las columnas de tu hoja.

El título del formulario coincidirá con el título de la hoja. Puedes hacer clic para editar el título y la descripción del formulario en el creador de formularios de Smartsheet.

En este punto, puedes agregar, eliminar o reorganizar los campos del formulario en tu encuesta. Ten en cuenta que cuando agregas un campo al formulario, también se agregará automáticamente como una columna a la hoja. Sin embargo, cuando eliminas un campo del formulario, la columna correspondiente no se eliminará de la hoja. Tendrás que eliminarla manualmente si quieres quitarla.

4. Una vez que hayas completado los cambios que deseas hacer en el formulario, haz clic en Guardar.

5. Para obtener una vista previa del formulario, haz clic en Abrir formulario.

6. Para compartir el formulario con otras personas, haz clic en Compartir formulario. Tendrás la opción de introducir direcciones de correo electrónico u obtener un enlace de encuesta o un código de inserción.

Cómo editar y personalizar una encuesta de Smartsheet

Si necesitas hacer algunos cambios de última hora en tu cuestionario o encuesta de Smartsheet después de haberlo compartido con otras personas, aún puedes hacerlo. Solo ten en cuenta que la encuesta está estrechamente conectada con la estructura de la hoja, por lo que los cambios en el formulario también se reflejarán en la hoja (en la mayoría de los casos).

Así es como puedes encontrar y editar tu encuesta de Smartsheet:

1. Abre la hoja que corresponde al formulario que quieres editar; en este caso, una encuesta de empleados de Smartsheet.

2. Haz clic en el icono de formulario. Selecciona Administrar formularios.

3. Smartsheet abrirá un cuadro de diálogo con una lista de formularios conectados. Haz clic en el formulario que quieres editar y personalizar.

4. Haz clic en Editar.

5. Smartsheet abrirá el formulario en la herramienta de encuestas o en el creador de formularios de Smartsheet.

Ahora puedes agregar, eliminar o reorganizar campos mediante el menú Campo. También puedes ajustar el orden de los campos, editar la visibilidad de los campos y cambiar la apariencia y las etiquetas del formulario.

Recuerda que si agregas un campo a tu encuesta, se añadirá una columna correspondiente en tu hoja, pero eliminar uno no lo quitará de la hoja.

6. Una vez que hayas completado tus ediciones y personalizaciones, haz clic en Guardar. Luego puedes ver el formulario haciendo clic en Abrir formulario o volver a compartirlo haciendo clic en Compartir formulario.

Limitaciones de crear una encuesta en Smartsheet

Ahora que sabes cómo crear una encuesta en Smartsheet, probablemente estés notando algunas limitaciones de la herramienta. Por ejemplo,

• No hay funciones dedicadas a encuestas en Smartsheet: Smartsheet te permite crear formularios, y también puedes usar esta funcionalidad para crear encuestas básicas. Sin embargo, no puede crear encuestas específicamente, lo que puede ser una limitación en algunos casos de uso.
• Todos los formularios de Smartsheet están conectados a hojas: No puedes crear formularios o encuestas sin conectarlos a una hoja.
• Las personalizaciones de diseño son limitadas: Debido a que Smartsheet no es un creador de formularios o encuestas dedicado, no cuenta con la funcionalidad avanzada para crear encuestas atractivas y de aspecto profesional que se ajusten a tu empresa.

Si quieres crear encuestas básicas que se conecten a hojas, Smartsheet puede hacer el trabajo. Pero si quieres una experiencia de encuesta más flexible en la interfaz que esté personalizada según tu marca, necesitas usar un creador de encuestas dedicado que pueda sincronizar los datos recopilados con Smartsheet. De esta manera, obtienes lo mejor de ambos mundos: una experiencia avanzada de creación de encuestas junto con las potentes capacidades de gestión del trabajo de Smartsheet. Todos ganan.

Una mejor experiencia de encuesta: la integración de Jotform y Smartsheet

Ya sea que necesites crear una encuesta de empleados de Smartsheet o una encuesta de opiniones de Smartsheet, es importante contar con la herramienta adecuada para el trabajo. Ahí es donde entra Jotform.

Jotform es un creador de encuestas dedicado que se integra de forma nativa con Smartsheet para enviar automáticamente todas las respuestas de las encuestas a la plataforma de gestión del trabajo. Así es como se ve el proceso cuando usas Jotform y Smartsheet juntos:

1. Crea tu encuesta en Jotform: Jotform incluye más de 20.000 plantillas de formularios, incluidos cientos de plantillas de encuestas como encuestas de atención al cliente y encuestas de opinión sobre la incorporación de empleados. Simplemente elige una que se ajuste a tus necesidades y personalízala en el potente creador de encuestas de Jotform.
2. Conecta Jotform con Smartsheet mediante la integración de Smartsheet: Con la integración nativa de Smartsheet de Jotform, conectar tu formulario con Smartsheet toma solo unos minutos y no requiere ningún tipo de programación ni herramientas de terceros. (Jotform también ofrece más de 150 integraciones con otras herramientas que probablemente tengas en tu stack tecnológico, como Google Sheets, Slack y Asana.) Aquí te mostramos cómo integrar tu formulario con Smartsheet en unos pocos pasos sencillos.
3. Envía automáticamente cada envío de encuesta a Smartsheet como una nueva fila: Con la integración de Jotform y Smartsheet activa, los datos de los nuevos envíos de encuestas van automáticamente a Smartsheet como nuevas filas en tu hoja.
4. Mantén Smartsheet como el destino de datos del backend mientras usas Jotform para mejorar la experiencia de la encuesta: Obtienes lo mejor de ambos mundos cuando usas Jotform y Smartsheet juntos: encuestas avanzadas y potentes herramientas de gestión del trabajo.

Crea flujos de trabajo de encuestas más inteligentes con Jotform y Smartsheet juntos

Ahora que sabes cómo crear una encuesta en Smartsheet, tienes una mejor idea de cuándo funciona esta herramienta y cuándo no. Si tu objetivo es simplemente recopilar datos básicos y estructurados con el fin de almacenarlos en una hoja de cálculo, entonces Smartsheet hace bien el trabajo. Pero si necesitas una experiencia de encuesta más sofisticada en la interfaz con funcionalidad avanzada —quizás estás intentando encuestar a clientes en lugar de empleados—, lo mejor es usar una herramienta de encuestas dedicada como Jotform. 

Con Jotform, puedes crear encuestas altamente personalizadas que se vean y se sientan como el resto de tu empresa. Mejor aún, ofrece una integración nativa con Smartsheet. De esta manera, puedes mantener Smartsheet como tu sistema de registro al enviar automáticamente todas las respuestas de las encuestas a la herramienta de gestión del trabajo. Al usar ambas herramientas juntas, puedes crear una experiencia optimizada de recopilación y gestión de datos.

Explora Jotform y descubre lo fácil que es crear una encuesta, conectarla a Smartsheet y automatizar la creación de filas para cada respuesta. Comienza gratis hoy mismo.