La Lipscomb University, en Tennessee, se ha ganado una reputación de excelencia. En 2025 entró en la lista de las mejores universidades de Estados Unidos de Forbes, además de recibir muchos otros reconocimientos.
Pero hasta hace poco, muchos de sus procesos más importantes dependían de formularios en papel, de un sinfín de correos y de traspasos manuales. Así se traspapelaban documentos, se perdía el control de las tareas, las transferencias manuales de datos venían cargadas de errores y todo funcionaba con poca eficiencia. Para un campus que ofrece más de 200 carreras a casi 5.000 estudiantes, estos flujos de trabajo eran insostenibles.
Cuando Abby Bell, asistente ejecutiva y directora de operaciones académicas, llegó a la universidad en 2022, empezó a buscar maneras de modernizar los procesos administrativos. Encontró Jotform y se puso a experimentar con la automatización de inmediato, empezando por un proceso que consumía mucho tiempo: la contratación de profesores adjuntos.
Con las funciones de automatización del programa, Bell configuró Jotform Workflows para enviar los formularios de forma automática a decanos, directores de departamento y otros revisores. Los datos de los envíos son fáciles de ver y analizar, y las integraciones de Jotform los mandan automáticamente a proveedores de nube externos. Así se acaba con la captura manual de datos, se gana precisión y casi 300 profesores de tiempo completo tienen acceso a información fundamental.
Un solo flujo de trabajo automatiza el 80 por ciento de las tareas necesarias. Hoy Lipscomb cuenta con más de 100 flujos de trabajo automatizados por todo el campus. Bell también usó un agente de IA de Jotform para facilitar las pruebas de conocimientos de más de 700 estudiantes de primer año. De hecho, Bell cree que los agentes de presentación tienen el potencial de cambiar la educación.
“Me encanta Jotform, y de verdad nos hemos convertido en un campus Jotform. Gran parte de nuestros procesos y flujos de trabajo académicos, casi todo, se ha migrado a Jotform. Se ha vuelto nuestra herramienta de referencia en la oficina del rector y en otras áreas del campus, como eventos, vida en residencias y vida estudiantil”, dice.
Case study results at a glance
80 % del flujo de contratación de adjuntos automatizado
El flujo de contratación de profesores adjuntos de Lipscomb solía ser una carga. Con Jotform Workflows, ahora está prácticamente automatizado por completo.
117 flujos de trabajo que ahorran tiempo
Flujos de trabajo que automatizan la comunicación, la transferencia de datos, las notificaciones y mucho más, y ahorran tiempo en todos los departamentos de la universidad.
752 estudiantes de primer año aprenden con un agente de presentación de IA de Jotform
Un agente de IA de Jotform realiza una prueba de conocimientos a los estudiantes de primer año, lo que ofrece un adelanto del futuro de la IA en la educación.
“Esto me está quitando años de vida”
Cuando Bell empezó a buscar soluciones digitales para reemplazar los procesos en papel de la oficina del rector, lo que más le urgía era mejorar el flujo de contratación de profesores adjuntos de Lipscomb.
“Tardaba entre hora y media y dos horas y media en repasar el papeleo para contratar a un solo adjunto. Contratamos a unos 300 adjuntos al año, así que me llevaba demasiado tiempo.
“Y eso era solo una persona; también pasaba por el director de departamento y el decano que necesitaban hacer la contratación, y luego nuestra oficina redactaba los contratos de los adjuntos y del profesorado. En ese momento estábamos con el personal incompleto, así que yo hacía mi trabajo y el de otra persona. Pensaba: ‘No puedo con esto. Tengo que encontrar una solución. Esto me está quitando años de vida’. Trabajaba horas absurdas para intentar dejarlo todo resuelto”.
La contratación de adjuntos era la preocupación inicial, pero toda una variedad de flujos de trabajo en papel por el campus causaba problemas.
“Había tantísimo papel que las cosas se perdían. La gente decía: ‘Mandé a mi asistente con cinco documentos que había que firmar’. Y yo respondía: ‘No creo que nos hayan llegado. ¿Seguro que lo hiciste?’.
“Así que había cosas que se nos escapaban porque no teníamos una forma clara de hacer el seguimiento de lo que realmente se había hecho”.
Una de las cosas que más me gustan de Jotform es el flujo de trabajo por detrás. Me hace la vida 10.000 veces más fácil. Me encanta poder ver la página de envíos o los reportes y saber en qué punto está todo. Puedo abrir la bandeja de entrada y ver quién no ha firmado un formulario. Eso me ha sido de muchísima ayuda.
Abby Bell, asistente ejecutiva y directora de operaciones académicas, Lipscomb University
Las aprobaciones de eventos también necesitaban atención urgente. El formulario de eventos se completaba en papel o se enviaba por correo, y era difícil hacer el seguimiento de los envíos. “Se nos escapaban cosas porque no estaban todas en un mismo lugar”, cuenta Bell.
“Quería mejorarlo todo. Necesitaba que las cosas fueran más fluidas y más eficientes en general. Y, sobre todo, necesitaba algo que pudiera implementar bastante rápido”.
Convertirse en un campus Jotform
Bell se creó una cuenta gratuita de Jotform y empezó a crear formularios en línea de inmediato. Lo fácil que es usar Jotform, junto con el apoyo del equipo de Jotform, la ayudó a crear justo lo que tenía en mente.
“Es muy fácil de usar e intuitivo”, dice Bell. “Y cada vez que necesitaba ayuda con algo, el soporte de Jotform enseguida me echaba una mano para resolverlo o para hacerlo como yo creía que debía funcionar”.
Bell defendió la idea de una cuenta de Jotform que sirviera a todos los educadores de Lipscomb, y la universidad pasó a Jotform empresarial, que ofrece
- Creación ilimitada de formularios y recursos
- Espacios de trabajo en equipo
- Acceso según el rol
- Un centro de residencia de datos local y seguro
- Una consola de administración que ofrece una vista completa de usuarios, formularios y mucho más
Con una cuenta de Jotform escalable al alcance de la mano, Bell empezó a eliminar otros flujos de trabajo en papel.
“Me reuní con el equipo de eventos y les dije: ‘Oigan, necesito que usen esta herramienta’. Enseguida crearon una serie de formularios que ayuda a la gente a avanzar por el flujo de trabajo. Primero hay que identificar de qué evento se trata, o si habrá ponentes.
“Además, ¿necesitamos autorización para hacer el evento en la universidad? ¿Necesitamos autorización porque vamos a tener patrocinios? ¿Por quién tiene que pasar en cuanto a marketing o lo que sea? Una vez que eventos lo adoptó, todo el campus empezó a usarlo. Ahora Jotform está presente en casi todo”.
Los envíos de formularios se dirigen automáticamente a las personas correspondientes para su aprobación, y se mandan notificaciones por correo de forma automática cada vez que se completa un paso del flujo de trabajo. Los datos se guardan de forma segura en la cuenta de Jotform empresarial de Lipscomb y son fáciles de ver y ordenar con Jotform tablas, Jotform inbox y el creador de reportes jotform.
Transformar la educación con Jotform IA
Hace poco, Bell usó el agente de presentación de IA de Jotform para hacer una prueba de conocimientos a 752 estudiantes de primer año de Lipscomb. Le impresiona la capacidad del agente de presentación para interactuar con los estudiantes y adaptarse a su nivel de conocimientos.
“Lo mejor del agente de presentación de IA de Jotform es su capacidad de adaptarse al usuario. Pude armar la presentación y después incluí pruebas de conocimientos para asegurarme de que [los estudiantes] entendían lo que se les enseñaba.
“Si algo resultaba demasiado fácil, el agente de presentación puede ir graduando el aprendizaje. El estudiante puede decir: ‘Esto ya lo domino, ¿puedes saltarte esta parte?’. O: ‘¿Puedes darme más información sobre tal cosa?’. Realmente puede funcionar como un tutor y enseñar a los estudiantes según sus necesidades”.
Lipscomb también usa varios agentes de ia para responder preguntas frecuentes, lo que ahorra aún más tiempo a los educadores. Bell está a la vanguardia de un panorama de la IA en la educación en plena evolución, y tiene mucha ilusión por lo que está por venir.
“Hace poco di una ponencia en una conferencia sobre ‘enseñar con IA’ y presenté el agente de presentación de IA de Jotform. De verdad creo que el agente de presentación es algo especial; pienso que va a cambiar la educación, sobre todo el aprendizaje asincrónico”.
“Una de las cosas que más me gustan de Jotform es el flujo de trabajo por detrás. Me hace la vida 10.000 veces más fácil. Me encanta poder ver la página de envíos o los reportes y saber en qué punto está todo. Puedo abrir la bandeja de entrada y ver quién no ha firmado un formulario. Eso me ha sido de muchísima ayuda”.
Es muy fácil de usar e intuitivo. Y cada vez que necesitaba ayuda con algo, el soporte de Jotform enseguida me echaba una mano para resolverlo o para hacerlo como yo creía que debía funcionar.
Abby Bell, asistente ejecutiva y directora de operaciones académicas, Lipscomb University
Hace poco, Lipscomb puso en marcha un flujo de trabajo para agilizar las solicitudes de titularidad y ascensos por rango. Son solicitudes que pueden resultar agotadoras, y Bell le atribuye a Jotform el mérito de haberlas hecho más llevaderas.
“Desde mi lado ha sido estupendo, porque puedo ver qué solicitudes están terminadas. Hemos seguido construyendo sobre distintos flujos de trabajo. Hemos encontrado formas nuevas y divertidas de usar Jotform”.
Lipscomb también se apoya en otras herramientas de tecnología educativa muy conocidas, como Google Workspace. Con la integración de Jotform con Google, Bell puede transferir datos al instante a la cuenta de Google Drive de Lipscomb. Esta integración elimina la captura manual de datos, ahorra tiempo y mejora la precisión.
“Está todo ahí. No tengo que andar moviendo cosas de un lado a otro. Todo lo que necesito está en un solo lugar. Poder meter las cosas directamente en un Google Drive es realmente fabuloso”.
En apenas unos años, Bell y sus colegas han creado más de 100 flujos de trabajo automatizados. Cada uno reduce su carga administrativa, empezando por el flujo de contratación de adjuntos de Bell, que recortó en un 80 por ciento el trabajo de ese proceso.
Usar Jotform para todo
Lo que antes era para Bell un trabajo de tiempo completo, la contratación de adjuntos, ahora se resuelve en una fracción del tiempo.
“De verdad le ha liberado tiempo a la persona que se dedica a eso. Yo diría que quizá entre el 15 y el 20 por ciento de su trabajo es el tema de los adjuntos, y el 80 por ciento lo dedica a otras cosas que de verdad necesitamos en la universidad. Es nuestra analista, así que analiza datos de carga de trabajo, presupuestos y todo tipo de cosas más. Ha supuesto un cambio enorme”.
Nos hemos convertido de verdad en un campus Jotform. Muchos de nuestros procesos y flujos de trabajo académicos, casi todos, han migrado a Jotform. Se ha convertido en nuestra herramienta de referencia en la oficina del rector y en otras áreas del campus, como eventos, vida en residencias y vida estudiantil.
Abby Bell, asistente ejecutiva y directora de operaciones académicas, Lipscomb University
Y eso es solo un flujo de trabajo. Entonces, ¿cuántos flujos hay funcionando en Lipscomb? La consola de administración de Jotform empresarial tenía la respuesta.
“Según los datos, que puedo consultar porque tengo la plataforma de analíticas de administración, que es fabulosa, tenemos 117 flujos de trabajo y 249 formularios”, dice Bell. “Casi todos nuestros formularios están asociados a un flujo de trabajo”.
El trabajo importante se hace más rápido, pero también se hace mejor. Ya no se pierde papeleo y las aprobaciones confusas son cosa del pasado. Los educadores tienen visibilidad en tiempo real de cada paso del proceso. Los datos se capturan una sola vez y se almacenan de forma centralizada, de modo que se pueden reutilizar en todo el campus.
“El tiempo que ahorramos es considerable. Y conseguimos mejores datos, porque antes teníamos que recoger estos formularios y luego copiar la información a mano de un papel a una hoja de cálculo. En fin, lo usamos para absolutamente todo”.
La administración es la columna vertebral de cualquier institución educativa. En apenas unos pocos años, Lipscomb University ha mejorado muchísimo sus procesos con Jotform empresarial. Bell y sus colegas pueden crear estos flujos de trabajo sin ayuda de su equipo técnico, lo que les permite ofrecer soluciones versátiles con rapidez.
“Sé lo útil que ha sido Jotform para nosotros”, dice Bell. “Es facilísimo de usar. No puedo exagerar lo maravilloso que es”.
Hacer más con Jotform
Bell demostró que es posible lograr grandes mejoras operativas a gran escala con una sola educadora liderando el proyecto. Pero no estuvo sola: el soporte de Jotform estuvo ahí siempre que necesitó una mano.
“Su equipo nos ha ayudado muchísimo cada vez que hemos tenido algún problema o alguna duda, y eso ha sido de verdad útil para agilizarlo todo”.
En Lipscomb University quedaron muy atrás los días de formularios en papel traspapelados y flujos de trabajo rotos, y la universidad apenas está empezando. Con Jotform empresarial no hay límite para el tiempo que se puede ahorrar, los procesos que se pueden mejorar ni la cantidad de estudiantes que pueden salir beneficiados cuando los educadores dejan de lado el trabajo tedioso y se centran en lo que de verdad importa: preparar a los estudiantes para un futuro próspero.
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