Cómo establecer una contraseña en Microsoft Forms

Si estás leyendo este artículo, probablemente ya sepas cómo crear un formulario de Microsoft. Quizás creaste la encuesta de satisfacción del cliente perfecta, un cuestionario para tu equipo o un formulario de registro para un evento. Pero antes de compartirlo, quieres restringir su acceso. Después de todo, no todos los formularios deberían estar abiertos para todo el mundo, especialmente si quieres proteger información confidencial o limitar el acceso a un grupo específico. Establecer una contraseña es como poner un candado en tu puerta digital. Mantiene tus datos seguros y te da tranquilidad. 

Sin embargo, Microsoft Forms no ofrece protección con contraseña. Por suerte, plataformas como Jotform facilitan proteger tus formularios con contraseña. Sigue leyendo para explorar las limitaciones de Microsoft Forms y conocer las alternativas.

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How to Set a Password in Microsoft Forms

Cómo proteger tus formularios de Microsoft con contraseña

Microsoft Forms no ofrece actualmente protección con contraseña. Así que, cuando creas un formulario, no hay forma de controlar quién puede completarlo.

El software sí ofrece algunas maneras de limitar el acceso. Podrías optar por recopilar respuestas únicamente de tu organización o de un grupo selecto de personas, otorgándoles permisos de propietario o coeditor. 

Estas opciones te dan cierto control sobre quién puede ver y responder tus formularios, pero tienen sus desventajas. Por ejemplo, imagina que necesitas enviar un formulario a más de 100 personas. En lugar de compartir una simple contraseña, tendrás que agregar a cada persona manualmente o gestionar los permisos de una larga lista de direcciones de correo electrónico. Es factible, pero lleva mucho tiempo, sobre todo cuando trabajas con plazos ajustados o necesitas que tu formulario salga rápido. Este proceso también es más propenso al error humano.

Aunque Microsoft Forms hace un gran trabajo simplificando la creación de formularios, esta opción requiere más esfuerzo para asegurarte de que tu formulario llegue a las manos correctas.

Si necesitas una herramienta que te permita proteger tu formulario con una contraseña en unos pocos clics, puedes usar una alternativa a Microsoft Forms como Jotform.

Cómo proteger un formulario con contraseña en Jotform

Jotform te ofrece una opción de contraseña integrada. En lugar de gestionar permisos o largas listas de correo electrónico, estableces una contraseña y la compartes con las personas indicadas.

Así es como se crea un formulario protegido con contraseña en Jotform:

1. Después de iniciar sesión en tu cuenta de Jotform, en tu página Mi Espacio de Trabajo, pasa el cursor sobre el formulario que quieres proteger con contraseña y haz clic en Editar Formulario en el lado derecho de la página.

2. En el Creador de Formularios, haz clic en Configuración en la barra de navegación naranja de la parte superior de la página.
3. En Configuración del Formulario, haz clic en Mostrar Más Opciones en la parte inferior.

4. Desplázate hacia abajo hasta la sección Protección con Contraseña y marca la casilla junto a Habilitar Protección con Contraseña.
5. Introduce la contraseña que quieras usar en el cuadro de entrada y haz clic en cualquier lugar fuera del cuadro para guardarla. Justo debajo del cuadro aparecerá un mensaje que confirma que se ha establecido la contraseña para tu formulario.

6. Copia el enlace de tu formulario y compártelo junto con la contraseña con las personas que deberían tener acceso. 

Una vez que hayas completado estos pasos, cualquier persona que intente abrir el formulario deberá introducir la contraseña para verlo o completarlo.

Si alguien intenta acceder al formulario sin la contraseña correcta, verá un mensaje de error que indica que la contraseña introducida era incorrecta. Si necesitas cambiar la contraseña o desactivar la protección con contraseña, puedes hacerlo en cualquier momento. 

Esta configuración garantiza que los datos que recopilas se alineen con tus objetivos.

Jotform como alternativa de protección con contraseña a Microsoft Forms

Cuando recopilas respuestas a tus formularios (ya sean respuestas de clientes, colegas o asistentes a un evento), quieres poder confiar en que provienen de las personas correctas. Microsoft Forms facilita crear y compartir formularios rápidamente, pero como no ofrece protección con contraseña integrada, no puedes estar seguro de que tus formularios se hayan recibido correctamente sin realizar un trabajo adicional.

Las soluciones alternativas pueden controlar quién tiene acceso a tus archivos en Microsoft Forms, pero es mucho más sencillo bloquear tus formularios con Jotform. Jotform te ofrece una manera directa de añadir protección con contraseña en solo unos pasos. Con ella, puedes proteger respuestas confidenciales, compartir el acceso con confianza y dedicar menos tiempo a gestionar enlaces y más tiempo a actuar sobre tus datos.