Cuando la gestión de inventario de tu pequeña empresa depende de notas adhesivas, una hoja de cálculo con tres versiones distintas dando vueltas y una unidad compartida que nadie recuerda actualizar, las roturas de stock y el exceso de existencias son inevitables. Un sistema estructurado siempre supera a un montón de herramientas independientes, y configurarlo no tiene por qué ser complicado ni caro.
Microsoft Forms, el creador de formularios integrado en Microsoft 365, es una opción para equipos pequeños que necesitan una forma sencilla de registrar los recuentos de inventario y los ajustes de existencias. No sustituirá a un sistema de inventario completo, pero es un punto de partida razonable si tu equipo ya trabaja dentro del ecosistema de Microsoft y solo quiere un formulario básico para recopilar recuentos.
Aquí te explicamos cómo configurarlo, y cómo dar el siguiente paso cuando se te quede pequeño.
Cómo gestionar el inventario con Microsoft Forms (paso a paso)
Usar Microsoft Forms para la gestión de inventario significa crear un formulario que tu equipo rellena cada vez que entra, sale o se cuenta el stock. Es el mismo flujo de trabajo básico que crear cualquier otro formulario de Microsoft, solo que con campos específicos para el inventario.
Aquí te explicamos cómo crear un formulario de Microsoft para hacer seguimiento del inventario:
- Inicia sesión en Microsoft Forms con tus credenciales de Microsoft 365 y luego haz clic en Nuevo formulario.
- Haz clic en Formulario sin título y dale un nombre a tu formulario —algo como «Recuento semanal de existencias» o «Registro de ajustes de inventario»— y añade una breve descripción para que tu equipo sepa exactamente qué registrar.
- Añade tus campos de inventario. Haz clic en el signo más (+) y elige el formato de cada campo (por ejemplo, un campo de Texto para el nombre del artículo, el SKU y la cantidad, y un campo de Fecha para indicar cuándo se realizó el recuento).
- Escribe la pregunta y las opciones de respuesta (cuando proceda). Haz clic en Agregar nueva pregunta y continúa hasta tener todos los campos que necesitas.
- Haz clic en Estilo para elegir un diseño y una combinación de colores que hagan que el formulario sea fácil de leer y revisar en cualquier dispositivo, incluido un teléfono o una tablet en el almacén.
- Cuando estés listo, haz clic en Recopilar respuestas para compartir el formulario con tu equipo. Puedes compartirlo por correo electrónico o mediante un enlace, o incluso colocar un código QR cerca de las estanterías para que las actualizaciones se registren en el momento en que cambia el stock.
Eso es todo, pero hay un inconveniente: Microsoft Forms puede recopilar datos de inventario, pero no fue diseñado para gestionarlos. Cada entrada tiene que escribirse a mano. Por sí solo, Microsoft Forms no puede restar unidades automáticamente a medida que se venden ni deducirlas de un total acumulado, y no hay nada que te avise cuando un SKU se está agotando.
Si quieres un sistema de inventario dinámico que actualice los niveles de stock automáticamente a medida que llegan los pedidos, necesitas combinar Microsoft Forms con Microsoft Power Apps y SharePoint, lo que a menudo implica un desarrollo personalizado para el que la mayoría de los equipos pequeños no tienen tiempo ni recursos.
Para recuentos sencillos y auditorías puntuales, las funciones de Microsoft Forms como la lógica de ramificación y la personalización de temas cumplen su función. Para cualquier cosa más, se convierte rápidamente en un cuello de botella.
Cómo gestionar el inventario con Jotform
Si quieres crear algo más potente, algo que pueda actualizarse de forma dinámica y escalar con tu negocio, Jotform es una excelente alternativa a Microsoft Forms.
Con Jotform, puedes recopilar y gestionar datos de inventario a través de formularios personalizables, tablas conectadas y herramientas de creación de aplicaciones sin código, sin tener que combinar media docena de productos distintos. Todo funciona en conjunto, alojado dentro del mismo sistema, sin necesidad de código ni desarrollo personalizado.
Empieza con un formulario inteligente y apto para móviles que todo tu equipo pueda usar para registrar los ajustes de stock desde un teléfono o una tablet, directamente desde el almacén, incluso cuando el Wi-Fi es inestable. Jotform ofrece más de 20.000 plantillas de formularios gratuitas, incluidos formularios de gestión de inventario listos para usar, y un creador de arrastrar y soltar con el que puedes personalizar el diseño, la fuente, el estilo y los colores.
Cada envío de tu formulario de inventario se conecta directamente con Jotform Tablas, de modo que cada entrada fluye hacia una tabla centralizada y en vivo en el momento en que se envía, sin necesidad de exportaciones manuales ni de copiar y pegar. Todo tu equipo tiene una vista compartida de los niveles de stock en tiempo real, y puedes añadir el widget de Inventario de Jotform para dejar de aceptar pedidos automáticamente una vez que el stock de un producto alcanza su límite.
También puedes crear una aplicación completa de gestión de inventario sin código en segundos con Jotform. Las Jotform Apps son aptas para móviles de forma predeterminada, y las plantillas de aplicaciones de inventario listas para usar hacen que empezar sea aún más rápido. Hay plantillas diseñadas para tiendas minoristas, restaurantes y más; aquí tienes una pequeña selección:
- Aplicación de inventario minorista
- Panel de inventario
- Aplicación de inventario de alimentos para restaurantes
La automatización integrada de Jotform se encarga de las partes repetitivas de la gestión de inventario —lógica condicional, correos electrónicos automatizados, facturas y flujos de trabajo—, junto con más de 150 integraciones. Y para los equipos que aceptan pagos, Jotform se conecta con más de 40 pasarelas de pago.
¿Ya tienes formularios creados en Microsoft Forms? No tienes que recrear nada manualmente: la herramienta de migración de Jotform lleva tus formularios existentes (y sus datos de envío) a tu cuenta de Jotform, de modo que puedes cambiar sin perder tu historial.
Pro Tip
Para ver más de cerca cómo se comparan las dos plataformas, consulta el análisis completo de Jotform frente a Microsoft Forms.
Empieza a gestionar el inventario con facilidad
Microsoft Forms puede ayudarte a realizar un recuento de existencias básico, pero no está diseñado para la gestión dinámica de inventario en equipo. No hay actualización automática, no hay alertas de stock bajo y no hay forma de convertir un formulario en un espacio de trabajo conectado que todo tu equipo pueda usar.
Migrate existing forms instantly
No hay necesidad de crear sus formularios en línea desde cero. En su lugar, migre los formularios existentes y datos de envíos a su cuenta de Jotform en un solo clic, para que pueda recopilar datos sin perder tiempo.
Your form can not be migrated.
Please ensure that your form URL is correct and that your form is set to “public” before attempting to migrate it again.
Jotform llena ese vacío con una mejor experiencia de recopilación de datos, automatización integrada y un flujo de trabajo de gestión de inventario más completo, todo en una sola aplicación y sin necesidad de programar.
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Este artículo está dirigido a propietarios de pequeñas empresas, equipos de operaciones, gerentes de inventario y equipos administrativos que buscan una forma sencilla de recopilar y gestionar datos de inventario.
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