Cómo crear un formulario de consentimiento en Google Forms

Tutorial interactivo paso a paso

Muchas situaciones requieren el consentimiento de sus clientes, desde procedimientos médicos hasta eventos, y obtenerlo para los servicios que presta es fundamental para su protección legal. Dada la importancia de los formularios de consentimiento para muchas empresas, es esencial poder crearlos rápidamente.

Google Forms, un popular creador de formularios, es una de las herramientas que puede ayudar a su equipo a crear formularios de consentimiento. Sin embargo, es posible que esta solución no ofrezca las opciones de personalización que su equipo necesita. Continúe leyendo para obtener información detallada sobre cómo crear un formulario de consentimiento con Google Forms y conocer una alternativa que puede considerar.

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Cuándo utilizar formularios de consentimiento

Los formularios de consentimiento son habituales en diversos sectores. Las empresas, organizaciones y particulares los utilizan para protegerse de posibles problemas legales relacionados con sus productos y servicios.

Estos formularios suelen describir los detalles, los riesgos y las normas de participación en una actividad, procedimiento o evento determinados, de modo que los usuarios puedan decidir si se sienten cómodos con los posibles resultados. Si un usuario firma el formulario, confirma que comprende los riesgos asociados a la participación y que desea continuar.

Existen muchos tipos de formularios de consentimiento, entre ellos:

• Formularios de consentimiento informado
• Formularios de consentimiento médico
• Formularios de consentimiento de viaje
• Formularios de autorización
• Contratos con clientes
• Exenciones de responsabilidad
• Formularios de consentimiento parental

Una vez que identifique el tipo de formulario que necesita para sus circunstancias particulares, puede crearlo con Google Forms. (Nota: si trabaja en el sector médico, tenga en cuenta que su proveedor de formularios deberá ofrecer funciones que ayuden a cumplir con la HIPAA, lo que puede requerir el uso de una alternativa a Google Forms).

Cómo crear un formulario de consentimiento en Google Forms

Comprender las diferentes funciones y opciones de lógica condicional disponibles en Google Forms es fundamental para crear un formulario de consentimiento. Sin embargo, no todo el mundo está familiarizado con las herramientas de Google Forms. A continuación, le ofrecemos una guía paso a paso sobre cómo crear su propio formulario de consentimiento con Google Forms.

1. Abra Google Forms y seleccione el signo de más (Formulario en blanco) debajo de Crear un nuevo formulario.

2. Añada un título a su formulario. También puede añadir una descripción para ayudar a los usuarios a comprender el propósito del formulario.

3. Su nuevo formulario incluirá automáticamente un campo de pregunta. Añada su pregunta y las opciones de respuesta “Sí” y “No”.
4. Asegúrese de activar la opción Obligatorio para que los usuarios deban responder antes de continuar.

5. En la barra lateral junto a su primera pregunta, haga clic en el botón Añadir título y descripción.

6. Mueva el nuevo cuadro de texto por encima de la primera pregunta e introduzca la información sobre lo que el encuestado está aceptando.

7. Vuelva a la barra lateral junto a su pregunta y haga clic en Añadir sección para crear una segunda sección. Esta sección estará destinada a quienes decidan no dar su consentimiento.

8. Complete la información de la segunda sección para informar a los usuarios de que han rechazado dar su consentimiento mediante el formulario.

9. Una vez que cree sus secciones, puede usar lógica condicional para ofrecer una mejor experiencia de usuario a los encuestados. Configure sus preguntas para dirigir a los usuarios a la sección correspondiente según sus respuestas. Para ello, haga clic en los tres puntos verticales situados en la esquina inferior derecha de su pregunta y seleccione Ir a la sección según la respuesta.

10. Seleccione el menú desplegable junto a cada pregunta y configure las opciones según corresponda. La respuesta “Sí” debe dirigir a los usuarios a la página de envío de respuestas, mientras que la respuesta “No” debe redirigirlos a la página de consentimiento rechazado.

Aprender a crear un formulario de consentimiento con Google Forms le permite hacer que sus formularios de consentimiento sean accesibles y fáciles de completar. Sin embargo, Google Forms ofrece opciones de personalización y funciones adicionales limitadas, y no cuenta con funciones de firma electrónica, por lo que una alternativa puede resultar más atractiva.

Consejos para crear formularios de consentimiento con Google Forms

Contar con un formulario de consentimiento básico en Google Forms puede ayudar a proteger su negocio. Sin embargo, si desea asegurarse de que su formulario de consentimiento sea lo más eficaz posible, es importante que siga estas prácticas recomendadas:

• Utilice un lenguaje sencillo siempre que sea posible. La terminología legal puede ser necesaria en algunos sectores y negocios, pero, siempre que sea posible, utilice un lenguaje sencillo para explicar el formulario de consentimiento. Proporcione detalles claros sobre aquello para lo que solicita el consentimiento y las posibles consecuencias para la persona que completa el formulario. Sea claro en su solicitud para asegurarse de que todos comprendan las implicaciones de firmar.
• Tenga en cuenta a su público. El lenguaje, la estructura y el estilo que utilice en su formulario de consentimiento de Google Forms deben adaptarse a su público objetivo. Por ejemplo, un formulario dirigido a profesionales del ámbito empresarial tendrá un tono más formal que uno creado para padres de alumnos de primaria.
• Diríjase a un público global. Si personas que hablan diferentes idiomas van a utilizar su formulario de consentimiento, considere traducirlo para que todos puedan comprenderlo. Lamentablemente, Google Forms no permite utilizar varios idiomas en un mismo formulario, pero puede crear varios formularios, cada uno en un idioma diferente.
• Asegúrese de que su formulario sea accesible para todos. Es posible que algunas personas que completen su formulario necesiten ayuda para acceder a él. Por ejemplo, alguien con discapacidad visual puede necesitar un lector de pantalla para escuchar el contenido del formulario. Utilice texto alternativo para las imágenes, añada etiquetas descriptivas a los cuadros y gráficos e incluya otras funciones de accesibilidad siempre que sea posible. Google Forms es compatible con muchos tipos de tecnologías de asistencia.
• Trabaje con un profesional del ámbito jurídico. Aunque muchas personas redactan por sí mismas el texto de los formularios de consentimiento de Google Forms, otras prefieren trabajar con un profesional del ámbito jurídico para tener mayor confianza en su validez. Los expertos jurídicos pueden ofrecerle orientación sobre qué tipo de cláusulas y lenguaje incluir para protegerse en caso de que el acuerdo sea sometido a una revisión legal.

Las ventajas de utilizar formularios de consentimiento

Si no está seguro de si debe utilizar un formulario de consentimiento, la siguiente lista puede ayudarle a tomar una decisión. El uso de un formulario de consentimiento con Google Forms (o cualquier otro creador de formularios) ofrece numerosas ventajas.

Los formularios de consentimiento pueden:

• Ayudarle a transmitir una imagen profesional: el uso de un formulario de consentimiento puede ayudarle a proyectar una imagen de autoridad, credibilidad y profesionalismo. Demuestra a su público que usted valora su consentimiento y desea asegurarse de que quede constancia de él.
• Aumentar la confianza de su público en usted o en su marca: la mayoría de las personas valoran la transparencia, la franqueza y la honestidad. Al utilizar un formulario de consentimiento, demuestra su compromiso con estos valores fundamentales. Esto indica a su público que no intenta ocultarle nada.
• Ayudarle a garantizar una comunicación clara: un formulario de consentimiento describe las normas, directrices y restricciones de la actividad o el servicio al que se refiere, indicando claramente los riesgos asociados y especificando las expectativas. De este modo, se minimizan los malentendidos y se facilita la evaluación de cómo hacer que su oferta sea lo más segura posible.
• Proporcionar protección legal: una de las ventajas más valiosas de utilizar un formulario de consentimiento es que puede ofrecerle cierta protección legal si ocurre algo inesperado. Para muchas personas, esta ventaja es muy valiosa. Asegúrese de consultar a un profesional del ámbito jurídico para garantizar que el formulario se adapte a sus necesidades.

Por qué Jotform es una alternativa más potente

Google Forms es un popular creador de formularios, pero es posible que no cuente con todas las funciones que su empresa necesita para aprovechar al máximo sus formularios de consentimiento. Por otro lado, Jotform está diseñado para aumentar la eficacia de sus formularios y reducir la carga de trabajo de su equipo.

Jotform ofrece funciones y recursos adicionales, como:

• Formularios sin conexión con Formularios móviles de Jotform
• Más de 100 integraciones disponibles con aplicaciones populares de terceros
• Funciones que ayudan con el cumplimiento de HIPAA
• Firmas electrónicas con Jotform Firmas

Con el Creador de formularios de Jotform, fácil de usar y con función de arrastrar y soltar, crear formularios de consentimiento avanzados nunca ha sido tan sencillo para su equipo.

Cómo crear un formulario de consentimiento en Jotform

Crear un formulario de consentimiento en Jotform requiere solo unos pocos pasos y ayuda a proteger su negocio. A continuación, le mostramos cómo empezar:

1. Vaya al Creador de formularios.
2. Añada el nombre y el logotipo de su organización, si lo desea.
3. Asigne un título a su formulario de consentimiento y añada una descripción.
4. Seleccione el botón Añadir elementos (+) en el lado izquierdo del Creador de formularios para abrir el menú de elementos del formulario.
5. Busque los campos que desee incluir en su formulario, como texto largo, encabezado, nombre y firma. Luego, arrástrelos y suéltelos en el lugar correspondiente.
6. Para añadir lógica condicional, haga clic en la pestaña Ajustes y luego seleccione Condiciones. Puede mostrar u ocultar campos, omitir determinadas páginas y realizar otras acciones según las respuestas a preguntas anteriores.
7. Una vez que haya configurado los campos y la lógica condicional, personalice el diseño de su formulario para adaptarlo a su marca mediante el botón Diseñador de formularios en el lado derecho del creador.

Una vez que su formulario esté completo, seleccione el botón Publicar en la parte superior derecha de la pantalla y compártalo con sus clientes tantas veces como sea necesario. Con Jotform, puede enviar sus formularios de consentimiento por correo electrónico, compartirlos mediante un enlace, añadirlos a las biografías de sus redes sociales o incluso insertarlos en su sitio web.

¿No tiene tiempo para crear un formulario desde cero? Jotform ofrece más de 750 plantillas de formularios de consentimiento entre las que puede elegir, y todas son completamente personalizables. Así, puede obtener el formulario que necesita sin las complicaciones de crearlo desde cero.

A medida que sus clientes completen su formulario, sus respuestas se recopilarán y organizarán automáticamente en Jotform Tablas. Esto reduce la carga de trabajo de su equipo al eliminar la necesidad de introducir datos manualmente y ayuda a evitar que se pierdan respuestas.

Si su equipo necesita crear un formulario de consentimiento, Google Forms le permite hacerlo. Sin embargo, si busca una solución más sencilla y eficaz para crear formularios de consentimiento, considere una alternativa como Jotform, que ayuda a proteger su negocio y simplifica el proceso de creación de formularios.

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