Cómo crear un formulario de Google para un sorteo

¿Quieres usar Google Forms para organizar un sorteo promocional o una rifa benéfica? En este artículo te mostraremos cómo hacerlo.  

Pero ten cuidado: Google Forms funciona mejor para sorteos básicos y gratuitos. No puede manejar las complejidades internas asociadas con las rifas profesionales de pago, que incluyen el seguimiento de transacciones, la generación de números de boletos y el procesamiento de pagos. Podrás crear un formulario de participación sencillo en poco tiempo, pero pronto tendrás que buscar soluciones alternativas para gestionar el resto del proceso. 

Sigue leyendo para descubrir por qué usar una herramienta diferente puede ayudarte a evitar el trabajo adicional que requiere Google Forms.

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Los fundamentos de organizar una rifa digital

Una rifa digital consta de tres partes: 

1. Redactar las reglas: Defines el premio, las fechas de inicio y fin, los requisitos de elegibilidad (edad/ubicación) y cómo se elegirá al ganador.
2. Crear el formulario de participación: Creas un formulario digital para recopilar los datos de los participantes.
3. Elegir al ganador: Exportas los datos y utilizas un generador aleatorio para seleccionar al ganador.

Cómo configurar una rifa en Google Forms

Aquí te mostramos cómo crear un formulario de Google para una rifa, paso a paso: 

Paso 1: Crea el formulario y agrega los campos

Para empezar, revisa nuestro tutorial Cómo usar Google Forms. Luego sigue estos pasos para crear tu formulario de participación: 

1. Abre Google Forms y haz clic en Formulario en blanco. (No hay plantillas de sorteos en Google Forms.)
2. Agrega un título al formulario, como Rifa del Carnaval de Verano.

3. Agrega los campos necesarios para la recopilación de información, como nombre, dirección, ciudad, correo electrónico y número de teléfono. En el menú desplegable, elige Respuesta corta para permitir que los participantes escriban su información, y luego activa la opción Obligatorio para cada pregunta.

4. Haz clic en la paleta de pintura en la parte superior para personalizar la fuente, elegir una imagen de encabezado y cambiar el color del formulario para que coincida con tu marca y estilo. 

5. Haz clic en Publicar en la parte superior derecha. Para compartir el formulario de participación y vender boletos de rifa en línea, copia el enlace para los participantes y compártelo por correo electrónico, redes sociales o SMS. También puedes insertar el formulario en tu sitio web. 

Paso 2: Limita las participaciones

Si quieres permitir solo una participación por persona, haz clic en Configuración y maximiza la sección Respuestas. Activa Limitar a 1 respuesta. 

Es importante tener en cuenta que, cuando esta opción está activada, Google exige que los participantes inicien sesión para poder rastrear quién ya ha respondido. Esto podría disuadir a algunas personas de completar el formulario.  

Paso 3: Encuentra una solución alternativa para la recaudación de pagos

Este creador de formularios fue diseñado para tareas sencillas de recopilación de datos (encuestas, cuestionarios, hojas de registro, etc.), por lo que aceptar pagos en Google Forms no es posible. Esto significa que necesitarás otra forma de recaudar las cuotas de participación. 

Una opción es usar un complemento de terceros como Payable Forms o PayQ, que amplían las capacidades de Google Forms para permitirte recaudar pagos. Antes de usar esta opción, revisa el precio de cada complemento. Algunos requieren una licencia de pago para usar ciertas funciones; también pueden quedarse con un porcentaje del monto de cada transacción, además de la comisión del procesador de pagos. 

Otra opción es elegir un método de pago completamente diferente, como Venmo o Zelle, y escribir instrucciones manuales para ello en la descripción de tu formulario (“Envía la cuota de participación de $5 por Venmo a @Username”). Sin embargo, este método es un poco engorroso y añade más fricción al proceso de participación; además, te obliga a llevar un registro manual de los pagos entrantes. 

Paso 4: Elige un ganador al azar en Google Sheets

No puedes elegir un ganador al azar directamente desde Google Forms, pero puedes vincular Google Forms a Google Sheets para lograrlo. Para hacerlo, deberás exportar los datos de tus envíos a Google Sheets.  

En tu formulario de Google, haz clic en la pestaña Respuestas y luego en Vincular a Hojas de cálculo. Crea una nueva hoja que almacenará las respuestas entrantes.

Cuando estés listo para elegir un ganador, escribe la fórmula que aparece a continuación en la celda vacía donde quieres que aparezca el ganador. Si tus nombres aparecen en una columna distinta a la B, reemplaza B por la letra correspondiente. Reemplaza las instancias de xx con tu número total de respuestas.

=INDEX(B2:Bxx, RANDBETWEEN(1, COUNTA(B2:Bxx)))

Presiona Enter y se generará un ganador al azar. Esta función en Google Sheets se denomina “volátil”, lo que significa que los datos aleatorios elegidos no son fijos; se regenerarán cada vez que vuelvas a abrir la hoja o la edites. Para fijar el nombre elegido, cópialo y pégalo en otra celda como valor.

Por qué Google Forms no está diseñado para las rifas

A estas alturas, probablemente esté claro que Google Forms no está diseñado para manejar la mecánica interna de las rifas. Puede recopilar nombres, pero

• No puede recaudar pagos: Sin esta funcionalidad, te quedas dependiendo de soluciones alternativas, como aplicaciones de pago móvil o complementos, que podrían ser costosas y añadir el trabajo administrativo de cruzar manualmente los nombres con los pagos.
• No puede generar automáticamente números de boletos secuenciales: Si un participante compra cinco boletos, tendrás que copiar y pegar manualmente su nombre cinco veces en tu hoja de cálculo para que el sorteo sea justo.  
• No tiene lógica de Método Alternativo de Participación (AMOE). Google Forms carece de la capacidad avanzada necesaria para realizar legalmente un sorteo del tipo “no es necesario comprar”. Gestionar participantes gratuitos y de pago en un solo formulario de Google dificulta elegir un ganador de manera justa. 

En conclusión: Si bien Google Sheets funciona bastante bien para un sorteo pequeño, crea un dolor de cabeza administrativo para los organizadores que gestionan una rifa profesional a mayor escala. 

Organiza rifas eficientes, automatizadas y listas para pagos con Jotform

En toda rifa bien gestionada, hay algún elemento de automatización funcionando entre bastidores. La automatización no solo elimina el trabajo manual asociado con los pagos, la recopilación de datos y el seguimiento, sino que también garantiza la imparcialidad. 

Google Forms no tiene funciones de automatización, pero Jotform sí. Obtendrás todas las capacidades de automatización necesarias para gestionar sorteos y rifas sin problemas, sin tener que recurrir a soluciones alternativas.  

Jotform fue creado para gestionar promociones digitales complejas. A diferencia de Google Forms, incluye estas funciones cruciales para rifas: 

• Recaudación de pagos sin comisiones: Con Jotform, puedes recaudar pagos en un formulario de participación sin pagar comisiones de transacción adicionales (aparte de las asociadas con tu procesador de pagos). Nuestra plantilla de formulario de boletos para rifa se conecta al instante con Stripe, Square o PayPal. 

• Boletos automatizados en PDF: Jotform puede generar automáticamente boletos personalizados en PDF con números de identificación únicos y secuenciales, y enviarlos por correo electrónico a los participantes después de que completen el formulario.
• Lógica condicional AMOE: Con Jotform, puedes gestionar fácilmente a los participantes que pagan y a los que no pagan en una sola jotform tabla. Simplemente crea un formulario que pregunte “¿Cómo participas hoy?” y usa la lógica condicional para dirigir sin problemas a los usuarios que pagan hacia un carrito de compra y a los usuarios gratuitos de AMOE hacia un botón de envío estándar.
• Experiencia fluida para los participantes: ¿Quieres limitar tu rifa a un boleto por persona? No hay problema con Jotform. Los encuestados pueden completar y enviar tu formulario, e incluso subir archivos, sin iniciar sesión.

¿Necesitas más razones para cambiarte a Jotform?

Millones de personas se han cambiado de Google Forms a Jotform porque es una herramienta más potente en todos los aspectos:    

• Libertad total de personalización: No estás limitado a las opciones mínimas de Google para la apariencia del formulario y el tipo de pregunta. Con Jotform, puedes diseñar cada formulario a tu manera, para que refleje tu organización y atraiga a los encuestados.
• Miles de plantillas de inicio rápido: Jotform tiene más de 20 000 plantillas y más de 1000 temas de diseño, para que puedas crear formularios hermosos y originales rápidamente. Su enorme biblioteca de plantillas tiene algo para cada sector imaginable.
• Formularios de pedido con recaudación de pagos: Nunca más tendrás que configurar una solución alternativa de pago. Jotform facilita la recaudación de pagos únicos y recurrentes en tus formularios a través de Stripe, PayPal o cualquiera de nuestras otras más de 40 integraciones de pago. (Consulta nuestros más de 2000 formularios de pago para ver plantillas de pago.)
• Recopilación fiable de firmas electrónicas: Recopila firmas electrónicas para exenciones de responsabilidad, peticiones, contratos y más, sin necesidad de una herramienta de terceros.
• Automatización de flujos de trabajo de varios pasos: Jotform es perfecto para organizaciones que usan formularios como parte de procesos más amplios. Por ejemplo, puedes automatizar aprobaciones, notificaciones y seguimientos basados en las respuestas del formulario. También ofrecemos más de 150 integraciones de formularios para que puedas vincular fácilmente los datos del formulario con otras herramientas y crear un flujo de trabajo fluido.
• Formularios listos para móviles y PDF rellenables: Crea formularios adaptables que funcionan en cualquier dispositivo y convierte PDF estáticos en formularios web rellenables sin configuración adicional.

Si estás listo para mejorar tu experiencia con las rifas y la forma en que usas los formularios cada día, cámbiate a Jotform. Ahorrarás tiempo, dinero y frustración, sin importar la tarea. 

¿Ya tienes un formulario de Google creado? No hay problema: Migra tus formularios de Google a Jotform con un solo clic. En segundos, Jotform importará tus preguntas y la estructura del formulario para que no tengas que reconstruir nada desde cero. A partir de ahí, puedes empezar a usar Jotform de inmediato, incluyendo funciones avanzadas como la recaudación de pagos. 

Para tu próxima rifa, evita revisar manualmente los recibos de participación y copiar y pegar nombres en hojas de cálculo. Consigue una victoria rápida para ti cambiándote a Jotform hoy mismo.