Le College Football Playoff (CFP) est l’événement de fin de saison qui détermine chaque année le champion national de football américain universitaire sur le terrain. Plus de 30 millions de personnes se sont connectées pour regarder le championnat national CFP 2026 en janvier — une audience supérieure à celle du match 7 des World Series 2025 et de la finale NBA 2026.
La pression du championnat national CFP n’est pas seulement ressentie par les équipes qui ont travaillé toute la saison pour atteindre ce terrain sacré. Elle est également ressentie par l’organisation CFP, y compris l’équipe Événements et Hospitalité, dont la responsabilité annuelle est d’offrir une expérience d’excellence inégalée à la liste des invités VIP du CFP.
Après tout, lorsque vos invités inscrits comprennent des centaines de VIP — commissaires de conférence, présidents d’université et directeurs sportifs, dirigeants de télévision, parties prenantes clés et membres du comité de sélection (Mark Dantonio, Gus Malzahn et le membre du Hall of Fame du football professionnel Randall McDaniel, pour n’en nommer que quelques-uns) — vous devez donner le meilleur de vous-même.
Au départ, l’équipe Événements et Hospitalité jonglait avec plusieurs types de confirmations de présence, besoins d’inscription et processus de paiement. L’ensemble d’outils qu’ils utilisaient pour gérer tout cela était coûteux, n’était pas conçu pour gérer des transactions sécurisées et manquait de l’expérience utilisateur digne d’une organisation de haut niveau.
Ainsi, lorsque l’un des fournisseurs du CFP a souligné la facilité d’utilisation de Jotform, l’équipe Événements et Hospitalité a rapidement découvert à quel point il pouvait être flexible pour son processus d’inscription VIP. Simultanément, ils ont associé une intégration Square à leur formulaire d’inscription, créant un flux de travail unifié.
En peu de temps, les inscriptions au championnat national CFP, les notifications automatisées des invités, les paiements sécurisés et la réconciliation financière avant et après l’événement sont devenus une expérience de marque digne du CFP.
Résultats de l’étude de cas College Football Playoff en un coup d’œil
Plus de 50 %
L’ensemble d’outils Jotform & Square a permis à l’équipe Événements & Hospitalité du CFP de réaliser plus de 50 % d’économies (par rapport à la solution d’inscription précédente).
30+
L’équipe Événements & Hospitalité gère plus de 30 événements annuels, des réunions Bowl au vote du bénévole de l’année.
Aucun développeur n’est nécessaire pour faciliter les inscriptions aux événements et les dépôts. Jotform & Square permettent à l’équipe de travailler plus efficacement afin qu’elle puisse consacrer le temps supplémentaire à ce qu’elle fait de mieux.
Des systèmes multiples contribuent à une expérience client inférieure
Inscrire des invités importants, gérer les invitations, s’occuper de la logistique et planifier les activités sont des points de friction assez courants pour toute équipe événementielle.
Cependant, Allison Doughty (directrice senior Événements et Hospitalité) et Sam Berman (coordinateur Événements et Hospitalité) du CFP ne sont pas une équipe événementielle ordinaire.
Il est de leur responsabilité de coordonner l’hébergement et la logistique des réunions des éliminatoires et de faciliter les expériences des invités VIP pour le match du championnat national (en plus des événements clés durant l’année). Mais les outils qu’ils utilisaient pour gérer les inscriptions aux matchs, la collecte de paiements certifiée PCI et l’accréditation appropriée étaient coûteux, cloisonnés et insuffisants.
L’approche fragmentée signifiait que les invités devaient naviguer sur plusieurs plateformes pendant l’inscription ; par conséquent, les informations des invités étaient dispersées sur plusieurs systèmes. Les paiements ajoutaient une couche supplémentaire de complexité. Ils étaient collectés séparément des inscriptions (le suivi des paiements reposait sur des feuilles de calcul et des e-mails), obligeant l’équipe à passer du temps à facturer manuellement certains participants après l’inscription.
Au fur et à mesure que l’organisation et les attentes se développaient, équilibrer l’efficacité opérationnelle et une expérience invité premium devenait de plus en plus difficile. Doughty et Berman se retrouvaient à passer un temps précieux à réconcilier les informations plutôt qu’à préparer leurs opérations pour le week-end du championnat national CFP.
Un flux de travail de marque unique propulsé par Jotform et Square
Dans un monde parfait, les invités VIP du championnat national CFP compléteraient leur inscription et leurs paiements dans une expérience de marque fluide et homogène — à l’image d’une organisation de premier plan. Cela donnerait également au personnel une meilleure visibilité sur chaque transaction.
« Nous utilisions un mélange de plateformes et de flux de travail », a expliqué Doughty, « différents sites Web, et certaines choses que nous gérions simplement en interne par e-mail. Nous recherchions donc vraiment un système opérationnel unique. »
Un essai de Jotform a conduit à la découverte qu’ils pouvaient collecter en toute sécurité les informations de carte de crédit via l’intégration Square. Et lorsqu’ils sont passés à Jotform Entreprise, ils ont eu accès à un nombre illimité de formulaires et à la possibilité de personnaliser leurs formulaires en marque blanche dans un flux de travail de marque CFP.
En peu de temps, Doughty et Berman avaient consolidé des aspects logistiques complexes tels que l’inscription, l’hôtel, le transport et plus encore en un seul flux de travail.
Au lieu de demander aux VIP occupés de naviguer sur plusieurs systèmes, le CFP propose désormais une expérience d’inscription de marque unique où les participants VIP peuvent
- Confirmer leur présence
- Sélectionner les options d’événement et les billets
- Recevoir des confirmations et rappels par e-mail automatisés
- Effectuer les paiements en un seul endroit
Doughty était ravie. « Jotform était formidable pour nous car il accomplissait tout ce que nous cherchions à faire en utilisant différentes plateformes, le tout dans une seule solution. »
Square simplifie la collecte des paiements
La « quadrature du cercle » pour le CFP était la capacité d’intégrer la collecte de paiements sécurisés directement dans le flux de travail d’inscription au match.
« Nous utilisons l’intégration Square dans Jotform pour que nos invités achètent des billets pour le match du championnat national, et c’est fluide », a déclaré Berman. « Il n’est pas nécessaire de passer du temps à vérifier si un invité a acheté des billets et/ou combien. Je sais qu’ils ont déjà été payés. »
Nous utilisons l’intégration Square dans Jotform pour que nos invités achètent des billets pour le match du championnat national, et c’est fluide.
Sam Berman, coordinateur Événements et Hospitalité, CFP
Pour Berman et l’équipe CFP, inclure Square dans la solution coche plusieurs cases importantes : les paiements sont collectés immédiatement (avec des notifications envoyées au CFP), les transactions sont sécurisées et certifiées PCI, la réconciliation est beaucoup plus simple, et, peut-être le plus important, l’expérience invité est meilleure. Les invités ont désormais la certitude que tout (y compris la récupération facile des reçus) a été géré en une seule session.
« Ce qui est vraiment bien, c’est la fonctionnalité de rappel (dans Square) », dit Berman. « Vous définissez simplement quand vous souhaitez rappeler aux invités le paiement, et cela continuera à envoyer ces notifications s’ils n’ont pas encore payé, ce qui est super utile.
« Du côté de la réconciliation, l’interface Square est vraiment facile à naviguer. Je peux taper le nom de quelqu’un et trier ce qui est payé et dû. Le formulaire VIP couvre un grand groupe de personnes. Ils y vont donc, choisissent combien de billets ils veulent et à quel prix. Cela va directement dans Square. Jotform et Square vont vraiment de pair ensemble. Cela me facilite simplement le travail. »
Une expérience VIP digne d’une liste d’invités de premier plan
Jotform et Square aident désormais l’équipe Événements et Hospitalité à gérer plus de 250 inscriptions VIP au week-end du championnat national CFP — et à faciliter environ 500 expériences d’invités VIP — chaque année.
Les invités complètent l’inscription, les achats de billets et les confirmations via un flux de travail rationalisé unique. C’est une expérience soignée qui reflète la marque CFP du début à la fin.
« Nous avons rendu le processus d’inscription et l’expérience CFP globale pour nos invités super haut de gamme — mais aussi tout simplement facile », a expliqué Berman. « Jotform nous a vraiment permis de tout mettre au même endroit, de sorte que l’expérience invité du début à la fin est connectée. »
Protéger les revenus avec Jotform et Square
Le passage à l’ensemble d’outils Jotform et Square a permis de réaliser des économies de plus de 50 % pour l’équipe Événements et Hospitalité du CFP par rapport à la solution d’inscription VIP précédente pour les matchs de championnat national passés. De plus, en automatisant le paiement dans le flux de travail d’inscription, Doughty et Berman passent moins de temps à envoyer des factures et à répondre aux demandes de reçus et plus de temps à offrir une expérience exceptionnelle du championnat national CFP.
Doughty a souligné la différence : « Souvent, dans le domaine des invitations sportives, les gens optent pour la solution vraiment coûteuse parce qu’ils pensent que c’est ce dont ils ont besoin. En comparaison, Jotform n’est pas cher. Et avant l’intégration Square, nous laissions probablement de l’argent sur la table parce que la collecte se faisait via des feuilles de calcul ou des notes. L’intégration au sein du site s’est assurée que nous collectons tous les paiements dont nous avons besoin. »
Dans le domaine des invitations sportives, les gens optent pour la solution coûteuse parce qu’ils pensent que c’est ce dont ils ont besoin. En comparaison, Jotform n’est pas cher.
Allison Doughty, directrice senior Événements et Hospitalité, CFP
Jotform Entreprise donne les moyens à l’équipe CFP
Au-delà de la consolidation des flux de travail, Jotform Entreprise donne à l’équipe Événements et Hospitalité du CFP la maîtrise de son expérience d’inscription VIP. L’équipe peut créer et modifier elle-même les formulaires, mettre à jour les inscriptions en temps réel et personnaliser les formulaires pour refléter chaque ville hôte du championnat national CFP. Elle peut également utiliser Jotform dans d’autres départements et pour différents types d’événements.
Par exemple, la plateforme s’est étendue au-delà des inscriptions VIP au championnat national CFP pour prendre en charge plus de 30 réunions et événements chaque année. Elle est maintenant utilisée pour tout, du vote des bénévoles aux demandes d’inventaire internes.
« Le formulaire d’inventaire est un petit exemple », a déclaré Berman. « Mais il a créé un processus symbolique au sein du bureau. Nous voulons que toutes nos réunions et événements — qu’ils soient internes ou externes — mettent en valeur notre marque, et Jotform nous a permis de le faire. »
Plutôt que de s’appuyer sur un fournisseur tiers distant pour effectuer ce travail — ou pour les aider à mettre en place leurs processus — l’équipe est habilitée à gérer des projets et à créer ou personnaliser des formulaires quand et comme elle en a besoin. « Tous les outils nous sont fournis via Jotform, et nous contrôlons ce processus », dit Doughty.
Ce qui a commencé comme une solution pour les inscriptions VIP au championnat national CFP a évolué en une plateforme opérationnelle plus large soutenant les opérations internes et la gestion d’événements dans toute l’organisation.
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En utilisant Jotform et Square, l’équipe Événements et Hospitalité du CFP a pu consolider des opérations d’événements fragmentées en un flux de travail de marque unique, donnant à l’équipe le contrôle, protégeant les revenus et soutenant une expérience invité premium.
« L’une de nos valeurs CFP est l’excellence et l’amélioration constante des performances. Cela peut sembler idiot de parler d’un site Web dans cette optique, mais c’est vraiment ce que Jotform a fait : il a élevé les performances de notre équipe », a déclaré Doughty.
« Nous sommes en mesure d’être plus efficaces parce que nous avons la solution technologique dans Jotform et Square. Lorsque les VIP s’inscrivent au match du championnat national, il y a une expérience fluide pour nous et une expérience d’inscription améliorée pour nos invités. »
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