US Sailing + Jotform Entreprise : les résultats en un coup d’œil
% des services qui utilisent Jotform
100
Nombre de données recueillies par propriétaire de bateau
2 000+
Nombre d’intégrations utilisées
4 (Google Agenda, Google Sheets, Gmail, Dropbox)
Pour beaucoup d’organisations à but non lucratif, l’efficacité n’est pas qu’un objectif, c’est une nécessité. Quand votre mission dépend de la façon dont vous gérez vos bénévoles, vos donateurs et un budget serré, chaque heure gagnée, c’est du temps en plus à consacrer à votre communauté. C’est exactement ce qu’a constaté l’équipe de US Sailing, la fédération nationale qui régit le sport de la voile, après avoir adopté Jotform Entreprise.
Depuis 1897, US Sailing contribue à développer la pratique de la voile par l’éducation, la compétition et la promotion de l’égalité des chances sur l’eau. De la formation et la certification des officiels de course au soutien des athlètes olympiques, le travail de l’organisation touche de nombreux pans du monde de la voile. Mais jusqu’à il y a quelques années, une grande partie de ce travail restait freinée par les formulaires papier, les courriels dispersés et le suivi manuel.
Des piles de papier à des processus bien organisés
Avant Jotform, les équipes de US Sailing jonglaient avec les demandes et la collecte de données à l’ancienne : manuellement, et souvent sur papier. Peri Burns, directrice du service éducation de l’organisation, se souvient très bien des difficultés. Recueillir les demandes de nouveaux cours et les retours, cela voulait dire courir après les courriels, trier des piles de formulaires papier et espérer que rien ne passe entre les mailles du filet.
Avec le passage à Jotform, les processus sont devenus bien plus efficaces. Peri Burns parle d’« un changement indispensable » : en numérisant les formulaires, l’équipe a centralisé les demandes et simplifié le suivi, remettant de l’ordre là où régnait autrefois le chaos. « On gagne un temps précieux », résume-t-elle.
[Jotform Entreprise] nous a permis d’obtenir de meilleures données.
Sydney Hough, responsable des adhésions, US Sailing
Avec une seule plateforme pour recueillir et gérer les données, les équipes de US Sailing travaillent de façon bien plus fluide. « Avoir un endroit centralisé pour toute cette collecte de données, ça nous a beaucoup aidés », conclut Peri Burns.
Garder le cap sur la formation à la voile
L’éducation est l’un des plus gros programmes de US Sailing. Désormais, chaque demande d’inscription à un cours de voile commence par un simple formulaire Jotform qui lance automatiquement tout un flux de travail. Le cours est ajouté à la file de l’équipe, puis attribué à un instructeur. Et à la fin du cours, des enquêtes de suivi sont envoyées automatiquement aux participants.
Le service éducation s’appuie aussi sur les outils de rapport de Jotform pour prendre des décisions fondées sur les données. « On crée beaucoup de rapports », confie Peri Burns. Avec un accès immédiat aux retours et aux indicateurs des cours, l’équipe peut affiner ses programmes de formation et accompagner les instructeurs en temps réel.
La simplicité d’utilisation a joué un rôle clé dans l’adoption à l’échelle de l’organisation. « C’est intuitif, aussi bien pour créer les formulaires que pour les utilisateurs finaux qui les remplissent », ajoute Peri Burns. Aujourd’hui, Jotform Entreprise fait tourner les opérations quotidiennes de l’organisation et soutient sa mission : former et inspirer la prochaine génération de navigateurs.
Prendre de l’avance grâce à des données vraiment utiles
Côté administration des courses, Judie McCann supervise les processus de candidature et de certification des officiels de course dans tout le pays. Pour elle, Jotform Entreprise est bien plus qu’un outil de formulaires : il fait partie de son quotidien. « Je m’en sers vraiment toute la journée, tous les jours », raconte-t-elle.
Son équipe utilise Jotform pour gérer les candidatures, les vérifications d’antécédents, les recours et les recommandations. Au moment de compter les votes pour les trophées ou d’examiner les réponses, les tableaux jotform donnent un accès instantané aux données qui comptent. « Je peux extraire un rapport des réponses, c’est vraiment pratique », explique Judie McCann. « Je n’ai pas à le créer moi-même : tout est fait pour moi. »
Avec tout au même endroit (les formulaires, les données et les rapports), l’équipe d’administration des courses de US Sailing peut se concentrer sur l’essentiel : préserver l’équité, la sécurité et l’excellence dans ce sport. « Avoir tout centralisé aide vraiment notre flux de travail », souligne Judie McCann. Ou, comme le résume Sarah Hawkins, directrice de la communication et du marketing : « On adore Jotform. On s’appuie dessus dans notre flux de travail et au quotidien. »
On adore Jotform. On s’appuie dessus dans notre flux de travail et au quotidien.
Sarah Hawkins, directrice de la communication et du marketing, US Sailing
Naviguer en douceur grâce à des solutions évolutives
Le service hauturier de US Sailing accompagne et conseille les propriétaires de grands bateaux qui participent aux compétitions, afin de garantir des courses justes, sûres et équitables. Il gère chaque année les données de plus de 1 000 propriétaires de grands bateaux ; les équipes avaient donc besoin d’un système évolutif, capable de prendre en charge des flux de travail complexes et de gros volumes de données. « On recueille énormément de données pour chaque bateau, et on utilise une série de formulaires Jotform pour ça », explique Sydney Hough, responsable des adhésions.
Avec Jotform Entreprise, son équipe a mis au point un système de candidature parfaitement fluide, relié aux bases de données internes. Il comprend des flux de travail automatisés, des connexions API et des intégrations avec des outils comme Google Agenda et Gmail. Comme des milliers de données sont recueillies auprès de chaque propriétaire de bateau, ces automatisations font gagner un temps précieux et garantissent l’exactitude des informations. « Cette connexion nous a vraiment permis d’accélérer les choses et de gagner en efficacité », témoigne Sydney Hough.
Jotform Entreprise permet aussi à US Sailing d’adapter ses méthodes de collecte de données à un public très varié, des navigateurs chevronnés aux participants débutants. Sydney Hough souligne à quel point les formulaires sont simples à remplir, quels que soient l’âge et l’aisance avec la technologie, et combien les vues de données sont souples pour les équipes. Elle apprécie beaucoup les options de personnalisation de Jotform, qui permettent d’ajuster les formulaires pour poser des questions très précises. « Ça nous a aidés à y voir plus clair dans nos données », dit-elle. « Ça nous a permis d’obtenir de meilleures données. »
Et quand l’équipe a eu besoin d’aide pour mettre en place des flux de travail complexes ? « L’équipe du support Entreprise a été formidable », raconte Sydney Hough. « Le service client est irréprochable. »
Je recommanderais Jotform Entreprise à tout le monde.
Sydney Hough, responsable des adhésions, US Sailing
Des outils de collaboration pour faire grandir toute l’organisation
Pour US Sailing, Jotform Entreprise n’a pas seulement modernisé la collecte de données. Il a renforcé la collaboration, amélioré l’exactitude des données et redonné aux équipes du temps à consacrer à ce qui compte vraiment.
Les organisations à but non lucratif ont aussi besoin de solutions qui suivent le rythme de leurs missions, en perpétuelle évolution. Pour Sydney Hough, la richesse des fonctionnalités de Jotform aide justement US Sailing à s’adapter à ses besoins changeants. « Chaque fois que je suis partie à la recherche d’une fonctionnalité, vous l’aviez déjà. C’est comme si vous aviez trois longueurs d’avance », dit-elle.
« Je recommanderais Jotform Entreprise à tout le monde », ajoute-t-elle, ce qui en dit long sur tout ce que la bonne technologie peut changer.
Donnez plus de portée à la mission de votre association
Que vous pilotiez des programmes nationaux comme US Sailing ou que vous gériez des initiatives locales, Jotform Entreprise aide les associations à simplifier leurs opérations, à mieux collaborer et à tirer des enseignements de leurs données, tout en gagnant du temps pour l’essentiel. Découvrez comment Jotform Entreprise peut aider votre association à recueillir de meilleures données, à mieux se coordonner et à libérer du temps pour que votre équipe se consacre davantage à votre mission.
Envoyer un commentaire: