Fondée en 1925, la Peggy Adams Animal Rescue League a pris soin de plus de 1,5 million d’animaux au cours de ses plus de 100 ans d’histoire.
Forte de cette expérience approfondie dans le sauvetage animalier, l’organisation comprend ce qu’il faut pour éviter aux animaux de compagnie de se retrouver en refuge : soutenir les propriétaires d’animaux. Lorsque les gens font face à des difficultés financières ou à des problèmes liés au comportement ou à la santé de leur animal, confier l’animal à un refuge est souvent leur solution de dernier recours.
Pour aider les membres de la communauté à mieux gérer ces difficultés et à garder leurs animaux chez eux, l’organisation propose des services tels qu’une clinique vétérinaire, une banque alimentaire pour animaux, des cours de dressage canin à faible coût, et bien plus encore.
Cette approche globale implique de multiples programmes et points de contact avec la communauté, de sorte que le personnel de Peggy Adams doit gérer une grande quantité d’informations. Il doit également veiller à ce que ses services soient accessibles à tous les membres de la communauté, ce qui signifie fournir des documents dans différentes langues et les rendre facilement accessibles sur les appareils mobiles.
Peggy Adams Animal Rescue League + Jotform Entreprise : cas d’usage
| Formulaires | Objectif |
|---|---|
| Accueil des animaux | Accueil et suivi de tous les animaux errants et abandonnés arrivant au refuge (utilisé quotidiennement) |
| Rendez-vous à la clinique vétérinaire | Prise de rendez-vous pour les visites de bien-être et les procédures de stérilisation |
| Collecte de fonds | Inscription à des événements comme « Paint Your Pet », avec téléversement d’images pour les photos d’animaux |
| Opérations | Formulaires internes de demande de service pour chaque département (informatique, marketing, etc.) |
| Programme de dressage canin | Inscription aux cours de dressage canin à faible coût pour résoudre les problèmes de comportement |
Le défi : des dossiers cloisonnés, des formulaires papier et trop d’outils
Shalise Franklin, coordinatrice du marketing numérique du refuge, explique que par le passé, l’organisation ne disposait d’aucune méthode standard pour collecter ou gérer les informations de l’ensemble de ses programmes. Chaque département utilisait ses propres outils et méthodes. Les données de l’organisation étaient cloisonnées dans ces différents départements, souvent sous forme de formulaires papier, ce qui rendait leur accès ou leur recoupement difficile. Les informations n’étaient souvent accessibles qu’à un seul utilisateur.
C’était avant que l’organisation ne commence à utiliser Jotform Entreprise.
« C’est un moyen vraiment central de collecter des informations dans l’ensemble du refuge », déclare Franklin. En tant que « gourou de Jotform » du refuge, elle est toujours à la recherche de nouvelles façons d’utiliser la plateforme pour soutenir le travail du refuge.
Répondre aux besoins de la communauté grâce à la traduction des formulaires et à l’accès mobile
Par-dessus tout, affirme Franklin, Jotform Entreprise a permis à l’organisation de communiquer avec les membres de la communauté selon leurs préférences. Pour des communautés diversifiées comme celles du sud de la Floride, cela signifie proposer des services dans différentes langues.
Grâce à la fonctionnalité de traduction des formulaires de Jotform, le personnel n’a pas besoin d’imprimer les formulaires en plusieurs langues. La personne qui remplit le formulaire n’a qu’à sélectionner une langue, et le formulaire est traduit instantanément pour elle.
Il est important pour nous d’éliminer autant d’obstacles que possible pour nos clients. En proposant des formulaires en anglais et en espagnol, nous veillons à ce qu’un plus grand nombre de personnes de notre communauté puissent accéder aux soins et aux services dont elles ont besoin.
Shalise Franklin, coordinatrice du marketing numérique, Peggy Adams Animal Rescue League
« Il est important pour nous d’éliminer autant d’obstacles que possible pour nos clients », déclare Franklin. « En proposant des formulaires en anglais et en espagnol, nous veillons à ce qu’un plus grand nombre de personnes de notre communauté puissent accéder aux soins et aux services dont elles ont besoin. »
Cette flexibilité s’applique également à l’accès mobile aux formulaires. « Nos clients n’utilisent pas vraiment autant les ordinateurs de bureau ou les ordinateurs », explique Franklin. « C’est plutôt sur mobile. Donc, si nous pouvons être aussi orientés mobile que possible, nous constatons que c’est toujours la meilleure solution. »
Avec Jotform, le personnel peut créer un code QR scannable pour n’importe quel formulaire et l’afficher dans la clinique vétérinaire, lors d’événements ou partout sur le terrain.
« Les gens peuvent simplement scanner un code QR [d’un formulaire] présent n’importe où sur notre site et le remplir sur-le-champ », explique Franklin. « Un jeu d’enfant. C’est fait. »
Un soutien pour le marketing et les événements
Pour une spécialiste du marketing comme Franklin, disposer d’un outil qui s’intègre à des outils de marketing par e-mail comme Mailchimp est un véritable soulagement. Elle utilise l’intégration de Jotform avec Mailchimp pour inscrire les gens aux listes de diffusion et aux newsletters du refuge. Chaque e-mail envoyé via Mailchimp inclut une option d’adhésion permettant aux lecteurs de s’abonner aux listes de diffusion pertinentes.
« Ils peuvent cliquer sur oui ou non pour s’abonner à notre liste de diffusion », explique Franklin. « S’ils cliquent sur oui, cela les ajoute à Mailchimp et nous aide à augmenter notre nombre d’abonnés. C’est la meilleure chose qui soit. Je n’ai pas à leur demander moi-même, maladroitement, de s’abonner. Ils peuvent simplement le faire par eux-mêmes. »
Avec plus de 40 000 abonnés à sa liste de diffusion principale, le refuge a beaucoup de personnes à garder connectées. « Jotform contribue à rendre cela possible en permettant aux soutiens, aux adoptants, aux donateurs et aux clients de s’inscrire facilement à l’audience de leur choix », explique Franklin. « Ils peuvent décider : hé, j’aime bien cet endroit et je veux rester au courant de ce qu’ils organisent d’autre. »
C’est un moyen vraiment central de collecter des informations dans l’ensemble du refuge.
Shalise Franklin, coordinatrice du marketing numérique, Peggy Adams Animal Rescue League
Jotform fait également partie des efforts de collecte de fonds de l’organisation. Par exemple, l’équipe marketing a récemment organisé une collecte de fonds « Paint Your Pet ». Pour rendre l’événement accessible à tous, quel que soit le talent artistique, les organisateurs ont créé des contours d’animaux faciles à peindre à partir des photos envoyées par les participants. Pour créer ces contours, l’équipe devait collecter et numériser les photos des animaux des participants avant l’événement.
Le personnel de la Peggy Adams Animal Rescue League a utilisé le champ de téléversement d’images de Jotform pour collecter des photos d’animaux pour l’événement de collecte de fonds « Paint Your Pet ».
Franklin a pu ajouter un champ de téléversement de photo au formulaire d’inscription à l’événement, de sorte que le dossier de chaque inscrit incluait l’image de son animal.
« Au lieu d’avoir différents fichiers éparpillés sur le disque de l’entreprise, nous les avons tous au même endroit », dit-elle. Chaque photo est jointe au dossier du propriétaire de l’animal pour faciliter la distribution lors de l’événement.
Moins d’e-mails, plus d’automatisation, une meilleure visibilité sur les opérations
Par le passé, le personnel envoyait par e-mail toutes ses demandes internes à la maintenance, à l’informatique, aux finances ou à d’autres départements. Les messages se perdaient dans les boîtes de réception, et il était impossible de suivre l’état des demandes.
Avec Jotform Entreprise, chaque département dispose désormais de son propre formulaire pour recueillir les demandes des autres membres du personnel. « Cela élimine tout l’encombrement des e-mails, et le responsable de votre département peut y accéder et voir ce qui a été demandé », explique Franklin. Cela signifie plus de transparence sur la charge de travail de chaque département et un meilleur suivi des tâches.
Un impact croissant
D’une meilleure visibilité sur les processus à des formulaires faciles à utiliser pour tous les membres de la communauté, Jotform Entreprise contribue à soutenir la mission de la Peggy Adams Animal Rescue League, qui consiste à trouver des foyers aimants pour tous les animaux de compagnie.
Si votre organisation recherche un outil flexible de collecte de données qui évoluera avec vos besoins, découvrez comment Jotform Entreprise peut vous aider. Besoin de partager des informations avec les autres membres de votre équipe ? Consultez notre résumé d’une page sur ce que Jotform Entreprise offre aux organisations de soin et de sauvetage des animaux.
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