Comment la section locale 26 de l'IBEW accélère les candidatures de ses membres de 92 % grâce à Jotform Entreprise

IBEW Local 26 + Jotform Enterprise: Results at a glance

Application completion time reduced by

92%

# of applications processed in 2025

3,000+

Increase in the # of applications processed annually since 2018

77%

Si vous dirigez actuellement un syndicat ou une autre organisation à but non lucratif, vous jonglez probablement avec le recrutement, l’intégration, la conformité, le reporting et une centaine de tâches en cours entre les deux. Votre mission vous tient profondément à cœur — mais trop souvent, la paperasse et les processus manuels volent du temps et de l’énergie à l’impact que vous cherchez à avoir.

C’est exactement la situation dans laquelle se trouvait IBEW Local 26 il y a quelques années à peine.

Fondée en 1892, IBEW Local 26 est une section du syndicat International Brotherhood of Electrical Workers qui représente les électriciens à Washington, DC, dans le Maryland et en Virginie. L’organisation défend des salaires équitables, des avantages sociaux solides et des conditions de travail sûres, tout en formant la prochaine génération d’électriciens qualifiés. Sa mission est claire : donner aux membres une formation de premier ordre, protéger leurs droits et offrir l’excellence sur chaque chantier.

Mais même les organisations guidées par une mission et riches de plus d’un siècle d’histoire peuvent se retrouver à dépendre de processus dépassés.

Transformer les piles de papier en efficacité numérique

Avant d’adopter Jotform, le recrutement et l’intégration des membres chez IBEW Local 26 reposaient sur des processus papier. Les candidats assistaient à des sessions en personne et passaient près d’une heure à remplir six ou sept pages de paperasse — dupliquant souvent les informations d’un formulaire à l’autre.

Comme l’explique l’organisateur Mark Pontello, le processus était chronophage et inefficace. Les organisateurs géraient un « méli-mélo de modèles Dropbox et Outlook » pour faire avancer les choses. Suivre ce qui avait été soumis — et ce qui manquait encore — nécessitait un suivi manuel.

Pontello a découvert Jotform grâce à un formulaire en ligne que sa femme était en train de remplir. Il dit avoir immédiatement compris : c’était la solution dont l’organisation avait besoin pour numériser ses flux de travail et continuer à servir ses membres sans interruption.

« Une fois que je l’ai trouvé et que j’ai compris comment l’utiliser pour nos candidatures, nous sommes partis sur les chapeaux de roue », déclare Pontello.

Le syndicat est passé directement des formulaires d’adhésion papier à des candidatures entièrement numériques.

L’impact a été spectaculaire. La paperasse qui prenait autrefois une heure à remplir est devenue un simple formulaire en ligne que l’on peut compléter en cinq minutes — soit une réduction de 92 pour cent du temps de candidature.

En 2018, IBEW Local 26 traitait environ 700 demandes d’adhésion par an. En 2025, ce nombre dépassait les 3 000 — une augmentation de 77 pour cent.

C’est une véritable révolution.

Mark Pontello, organisateur, IBEW Local 26

Numériser non seulement les formulaires, mais des flux de travail entiers

De nombreux dirigeants d’organisations à but non lucratif craignent que la transformation numérique nécessite des projets informatiques complexes ou des consultants coûteux. L’expérience de Pontello suggère le contraire.

Il a commencé avec un forfait mono-utilisateur pour gérer les demandes d’adhésion. Constatant la valeur apportée par la plateforme, l’organisation est passée à Jotform Entreprise pour étendre l’accès à l’ensemble des services.

Aujourd’hui, son processus de demande d’adhésion — y compris la collecte de documents et les approbations — fonctionne via Jotform. « Cela nous aide à suivre ce que nous avons reçu et ce dont nous avons encore besoin de la part de nos candidats », explique Pontello.

Comme l’expérience professionnelle requise pour devenir membre doit être vérifiée au moyen de documents, la fonctionnalité de téléchargement de fichiers de Jotform est devenue essentielle. Au lieu de courir après les pièces jointes dans des fils d’e-mails, les candidats pouvaient tout télécharger en toute sécurité, permettant au personnel d’IBEW Local 26 d’y accéder au même endroit.

Pontello a même conçu lui-même un flux de travail d’approbation sophistiqué en plusieurs étapes. Il rit en disant que cela s’est construit par « essais et erreurs », mais les résultats sont impressionnants. Les candidatures passent par les approbations sans échanges d’e-mails sans fin, et les bonnes parties prenantes sont notifiées automatiquement.

« L’envoi automatisé d’e-mails a été d’une grande aide pour les membres de notre équipe », déclare Pontello.

Ils en sont désormais à ce que Pontello appelle la version 2.0 de leur processus de candidature — l’affinant et l’améliorant continuellement à mesure que de nouvelles fonctionnalités Jotform sont déployées.

Donner plus de moyens aux membres de l’équipe

À mesure que les organisations à but non lucratif se développent, la coordination devient plus difficile. Plusieurs membres du personnel doivent accéder aux mêmes informations, mais les blocages d’autorisation et les systèmes cloisonnés peuvent créer de la confusion.

Avec Jotform Entreprise, IBEW Local 26 fonctionne à partir d’une base de données centralisée. Tout le monde travaille à partir de la même source de vérité.

« Cela rend simplement les choses beaucoup, beaucoup plus faciles et fluides pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde », déclare Pontello.

Pour les dirigeants d’organisations à but non lucratif qui gèrent du personnel, des bénévoles et des administrations, ce niveau de clarté peut être transformateur. Au lieu de passer des réunions à concilier des feuilles de calcul, les équipes peuvent se concentrer sur la stratégie et la prestation de services.

Pontello estime que les avantages dépassent largement le cadre des syndicats.

« Cela dépasse non seulement les métiers — n’importe quel bureau de recrutement ou d’intégration en bénéficierait », déclare Pontello.

Tourné vers l’avenir

Alors qu’IBEW Local 26 étend son utilisation de Jotform Entreprise vers ce que Pontello appelle un « déploiement Entreprise complet », le personnel œuvre vers l’objectif de mettre en place la plateforme dans le reste de ses services — offrant à chaque membre du personnel ses propres autorisations et la capacité de gérer ses propres processus numériques.

« Je pense que nous allons vraiment déployer nos ailes avec la plateforme dans les mois à venir », déclare Pontello.

Son conseil à ses pairs est simple : les organisations — en particulier dans les métiers — doivent suivre le rythme de la technologie. La bonne plateforme ne remplace pas votre mission. Elle la renforce.

Ou, comme l’a dit Pontello : « C’est une véritable révolution. »