11 aplikasi terbaik untuk perencana acara di 2026

Perencanaan acara lebih rumit daripada sekadar memesan tempat dan mengirim undangan. Perencana acara saat ini bertanggung jawab untuk

• Mengoordinasikan pendaftaran dan check-in acara
• Mengelola vendor dan sponsor
• Melacak anggaran dan memproses pembayaran
• Mengatur jadwal pembicara
• Membuat denah lokasi acara yang mengoptimalkan ruang tempat
• Menangani komunikasi dengan peserta dan perubahan di menit-menit terakhir
• Mengumpulkan umpan balik menggunakan pertanyaan survei pascaacara

Alat perencanaan acara mempermudah pengelolaan berbagai aspek persiapan dan pelaksanaan acara. Alat-alat ini dapat mengotomatiskan tugas manual, mengatur data acara di satu lokasi terpusat, serta meningkatkan komunikasi dan kolaborasi dengan para pemangku kepentingan. 

Panduan ini membandingkan 11 aplikasi terbaik untuk perencana acara pada 2026. Kami telah menyusunnya berdasarkan keunggulan masing-masing platform, sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan solusi yang paling sesuai dengan acara Anda.

Tool	Best for	Core use case	Best fit event type	Free plan or trial
Jotform Apps	Membangun aplikasi acara khusus tanpa coding	Pembuatan aplikasi acara	Acara kecil hingga menengah	Tersedia paket gratis
Cvent	Mengelola acara skala enterprise	Perencanaan acara serba lengkap	Konferensi besar	Tidak ada paket gratis; uji coba gratis tersedia untuk beberapa fitur
Whova	Meningkatkan keterlibatan peserta	Pengelolaan pemangku kepentingan	Acara nirlaba	Tidak ada paket gratis; uji coba gratis tersedia
Eventbrite	Merencanakan acara dalam satu platform	Pengelolaan tempat acara	Pameran dagang	Uji coba gratis tersedia
Planning Pod	Mengelola acara berbasis tempat secara kolaboratif	Perencanaan acara dan desain denah lokasi	Pernikahan dan acara yang diselenggarakan di tempat tertentu	Tidak ada paket gratis; uji coba gratis tersedia
Bizzabo	Mengelola acara B2B	Pengelolaan konferensi B2B skala enterprise	Webinar virtual dan konferensi hibrida	Tidak ada paket gratis atau uji coba
EventsAir	Pengelolaan acara menyeluruh	Pendaftaran, keterlibatan, dan pelaksanaan acara	Acara tatap muka, virtual, dan hibrida	Demo tersedia
EventMobi	Menawarkan tiket secara gratis	Penjualan tiket dan pengelolaan pengalaman peserta	Konferensi korporat dan acara internal perusahaan	Tidak ada paket gratis; uji coba gratis tersedia
Splash	Mempromosikan acara	Pemasaran email acara	Acara bisnis dan profesional	Tidak ada paket gratis; uji coba gratis tersedia
Social Tables	Mendesain denah lokasi dan pengaturan tempat duduk	Pembuatan diagram acara	Pernikahan dan jamuan makan	Tersedia paket gratis
monday.com	Mengoordinasikan manajemen proyek acara	Perencanaan acara antardepartemen	Acara korporat besar dan kompleks yang membutuhkan kolaborasi lintas fungsi	Tersedia paket gratis dan uji coba

1. Aplikasi Jotform

Perencana acara tidak selalu membutuhkan sistem serba lengkap yang kompleks untuk setiap acara. Mereka umumnya memerlukan aplikasi sederhana tempat peserta, vendor, pembicara, sukarelawan, sponsor, atau klien dapat menemukan informasi yang mereka butuhkan dan mengirimkan formulir yang diperlukan. 

Aplikasi Jotform memungkinkan Anda membangun perangkat lunak semacam itu tanpa perlu merekrut pengembang atau menulis kode. Berikut cara membuat aplikasi di platform ini. 

Seret dan lepas formulir atau widget untuk membuat aplikasi acara Jotform yang ramah seluler dan sesuai merek, yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Misalnya, Anda dapat membuat aplikasi RSVP, perangkat lunak pendaftaran acara, atau aplikasi penjadwalan acara. Jika Anda tidak ingin membangun dari nol, Anda dapat menggunakan templat aplikasi gratis dari Jotform. 

Alternatifnya, Anda dapat menggunakan Jotform AI App Builder untuk mengembangkan aplikasi acara khusus dari sebuah prompt teks. Anda cukup mendeskripsikan apa yang harus ada dalam perangkat lunak Anda, dan Jotform langsung membuatnya dengan AI. Anda kemudian dapat menggunakan pembuat aplikasi acara seret-dan-lepas dari Jotform untuk menyesuaikan perangkat lunak yang dihasilkan dengan

• Menambahkan branding acara seperti warna khusus, slogan, dan logo
• Menyisipkan formulir pendaftaran dan menerapkan logika kondisional
• Mengunggah dokumen acara
• Menyertakan peta atau detail lokasi

Anda dapat membagikan aplikasi melalui tautan atau kode QR. Aplikasi dapat diakses dari perangkat apa pun, desktop maupun seluler. Anda dapat menggunakan notifikasi push untuk mengirim pembaruan acara, pengingat, dan pengumuman langsung ke pengguna aplikasi. Anda perlu masuk ke akun Jotform untuk membagikan aplikasi. Anda dapat membuat akun secara gratis jika belum memilikinya. 

Harga

Aplikasi Jotform memiliki lima paket harga: 

• Starter: Gratis
• Bronze: $34 per bulan
• Silver: $39 per bulan
• Gold: $99 per bulan
• Enterprise: Khusus

2. Cvent

Cvent adalah platform manajemen acara menyeluruh yang memungkinkan perencana mengelola seluruh acara dari satu tempat. Platform ini menyediakan alat pengelolaan anggaran dan platform pencarian lokasi dengan lebih dari 300.000 venue. Platform ini juga menawarkan pasar daring untuk mencari penawaran vendor, seperti transportasi dan hiburan. 

Anda dapat menggunakan aplikasi pendaftaran acara Cvent untuk mengumpulkan detail peserta. Perancang situs seret-dan-lepasnya dapat membantu Anda membangun situs web acara yang sesuai merek. Untuk membantu Anda mempromosikan acara, platform ini terintegrasi dengan Salesforce dan HubSpot untuk pemasaran email yang dipersonalisasi. 

Pada hari acara, tamu Anda dapat menjalin jejaring dan mendapatkan pembaruan di Attendee Hub milik Cvent. Saat check-in, Cvent OnArrival dapat membantu mencetak lencana sesuai permintaan dan melacak kehadiran. Setelah acara, Anda dapat mengumpulkan masukan menggunakan survei. 

Cvent cocok untuk perusahaan yang secara rutin menyelenggarakan acara besar, sehingga kemampuannya yang luas mungkin terasa berlebihan bagi individu atau organisasi kecil yang membutuhkan alat yang lebih sederhana. Sebelum memutuskan untuk memakai platform acara ini, sebaiknya teliti alternatif Cvent untuk membandingkan pilihan. 

Harga

Cvent tidak menyediakan informasi harga untuk platform manajemen acaranya. Hubungi dukungan pelanggan untuk mendapatkan penawaran khusus yang menyesuaikan dengan ukuran dan kebutuhan acara Anda. 

Anda dapat mengharapkan biaya lisensi tahunan dan biaya per pendaftar. Menurut G2, harga Cvent berkisar antara $12.000 hingga $84.000 per tahun. 

3. Whova

Whova menawarkan berbagai solusi yang menyederhanakan perencanaan dan pengelolaan acara: 

• Pembuat situs web tanpa kode: Membantu Anda mendesain situs web acara khusus untuk mempromosikan acara dan membuat sumber pembaruan terpusat. 
• Aplikasi seluler Whova: Anda dapat mendistribusikan konten acara secara digital di aplikasi Whova dan mendorong keterlibatan melalui notifikasi push dan survei seluler. 
• Alat pendaftaran acara: Whova memungkinkan Anda membuat formulir pendaftaran dengan bidang khusus, elemen branding, dan logika kondisional; menjual tiket kehadiran dengan struktur harga yang berbeda (seperti pas VIP dan reguler); serta menerima pembayaran saat checkout pendaftaran. 

Whova juga meningkatkan pengalaman peserta. Misalnya, Anda dapat mengunggah peta denah di dalam aplikasi acara Whova untuk membantu peserta menavigasi lokasi tanpa tersesat. 

Whova memiliki keterbatasan. Anda perlu meminta penawaran harga sebelum menggunakan platform ini. Platform ini juga memiliki antarmuka yang relatif kompleks, sehingga mungkin perlu waktu untuk memahami navigasinya. Evaluasi alternatif Whova untuk melihat apakah ada pilihan yang lebih baik. 

Harga

Hubungi Whova untuk mendapatkan penawaran harga khusus yang disesuaikan dengan format acara Anda (tatap muka, virtual, atau hibrida), lini masa perencanaan acara, jumlah tamu, dan jumlah acara tahunan. 

Harga pendaftaran acara Whova cukup sederhana. Untuk acara berbayar, platform ini mengenakan biaya 3 persen per tiket ditambah $0,99. Peserta biasanya membayar biaya ini, tetapi perencana dapat memutuskan untuk menanggung biaya tersebut. Jika acara Anda gratis, Anda dapat menggunakan alat pendaftaran Whova tanpa biaya. 

4. Eventbrite

Eventbrite adalah platform tiket populer untuk perencana acara. Dengan sekitar 90 juta pembeli tiket aktif, platform ini menyediakan pasar besar untuk menemukan orang-orang yang tertarik dengan acara Anda. Meskipun platform ini cocok untuk acara apa pun, perencana sering menggunakannya untuk perkumpulan hiburan, seperti festival dan konser. 

Di Eventbrite, peserta dapat membeli tiket dan mengirimkan detail mereka pada formulir pendaftaran tanpa keluar dari platform. Anda juga dapat menyematkan Eventbrite ke situs web Anda, sehingga orang dapat melihat detail acara dan membeli tiket langsung dari situs Anda. 

Selama acara tatap muka, aplikasi Organizer dari Eventbrite memungkinkan Anda melakukan check-in tamu, menjual tiket di pintu masuk, dan melacak detail kehadiran. 

Karena platform ini terutama untuk tiket dan pendaftaran acara, organisasi yang menyelenggarakan acara besar dan kompleks mungkin membutuhkan alat tambahan untuk mengelola aspek lain dari perencanaan acara. Lihat alternatif Eventbrite untuk mempertimbangkan beberapa pilihan. 

Harga

Menerbitkan acara di Eventbrite gratis. Biaya hanya berlaku untuk tiket berbayar: 3,7 persen per tiket ditambah biaya layanan $1,79 per tiket. Ada juga biaya pemrosesan pembayaran sebesar 2,9 persen. Peserta membayar biaya ini saat checkout secara default, tetapi penyelenggara acara dapat memilih untuk menanggungnya saat menyiapkan tiket di platform.

Jika Anda memilih untuk menggunakan add-on berbayar opsional dan alat pemasaran, Eventbrite menawarkan dua paket premium: 

• Pro: Mulai dari $15 per bulan
• Sales partnership: Harga khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik Anda

5. Planning Pod

Planning Pod adalah perangkat lunak manajemen acara yang memungkinkan perencana mengelola alur kerja di satu tempat alih-alih berpindah antar-alat. 

Platform ini memungkinkan Anda membuat situs web tempat peserta dapat mempelajari acara Anda, mengirimkan detail pendaftaran dan RSVP, serta membeli tiket. Planning Pod juga terintegrasi dengan pemroses pembayaran untuk menerima pembayaran. Alternatifnya, Anda dapat membuat formulir pendaftaran dan tiket di platform ini dan menyematkannya di situs web organisasi Anda. 

Selain itu, Planning Pod menawarkan aplikasi denah lantai yang membantu Anda mendesain tata letak ruangan dan bagan tempat duduk acara Anda. Anda dapat menggunakannya sebagai alat mandiri atau sebagai bagian dari paket manajemen acara Planning Pod. 

Jika Anda merencanakan acara secara tim, Planning Pod memungkinkan Anda berkolaborasi secara daring dalam waktu nyata. Anda dapat berbagi berkas, dokumen, denah lantai, anggaran, penugasan tugas, dan daftar peserta di satu tempat terpusat. 

Selama acara, Anda dapat menggunakan alat check-in tamu dari Planning Pod untuk melacak kehadiran. Setelah itu, Anda dapat mengumpulkan masukan dari klien dan peserta menggunakan survei pasca-acara. 

Meskipun penyelenggara acara dapat menggunakan Planning Pod, platform ini terutama dibuat untuk penyedia venue. Perencana individu mungkin merasa platform ini terlalu kompleks untuk acara sederhana. 

Harga

Hubungi Planning Pod untuk mendapatkan penawaran khusus. Harga didasarkan pada jumlah acara yang Anda kelola secara bersamaan, bukan sekadar jumlah pengguna platform. 

6. Bizzabo

Bizzabo adalah perangkat lunak manajemen acara untuk acara B2B. Pemimpin acara dapat menggunakannya untuk merencanakan konferensi tatap muka, virtual, atau hibrida. Alur kerja Bizzabo terintegrasi dengan teknologi audiovisual, sehingga memungkinkan Anda menyiarkan langsung acara daring Anda secara langsung di platform.

Bizzabo juga memiliki pembuat situs web. Fitur utama Bizzabo lainnya meliputi

• Pendaftaran acara: Buat formulir pendaftaran menggunakan bidang khusus dan preferensi branding. Bizzabo juga memungkinkan Anda menyiapkan tiket dan menerima pembayaran dalam berbagai mata uang secara instan atau melalui faktur.
• Manajemen sponsor: Portal swalayan Bizzabo memungkinkan sponsor dan peserta pameran mengirimkan aset seperti logo tanpa mengharuskan tim perencana acara Anda mengoordinasikan setiap langkah. Anda juga dapat menggunakan metrik kehadiran, keterlibatan, dan pengalaman tamu dari platform untuk membuktikan ROI acara Anda kepada sponsor.
• Aplikasi acara seluler: Asisten AI dari aplikasi ini, Bizzy, dapat menjawab pertanyaan peserta Anda sesuai permintaan. Anda juga dapat menggunakan notifikasi push aplikasi untuk mengirim penawaran sponsor dan peserta pameran kepada tamu.
• Klik SmartBadge: Digunakan pada acara tatap muka, teknologi ini menggabungkan lencana acara dengan perangkat wearable kecil yang melacak pergerakan peserta secara waktu nyata. Dengan peta panas acara langsung, penyelenggara acara dapat memverifikasi durasi kunjungan di stan dan menggunakan wawasan tersebut untuk membenarkan ROI bagi sponsor. Peserta juga dapat dengan mudah bertukar detail kontak hanya dengan mengetukkan lencana mereka. 

Namun, Bizzabo memiliki opsi penyesuaian yang terbatas. Platform ini dibuat untuk tim, dan harganya yang tinggi membuatnya tidak cocok untuk perencana acara individu. 

Harga

Bizzabo tidak memiliki paket gratis. Biaya paket premiumnya adalah $499 per pengguna per bulan (ditagih setiap tahun), dengan minimum tiga pengguna. Fitur tambahan tersedia melalui add-on premium opsional.

7. EventsAir

EventsAir adalah platform manajemen acara serba bisa yang membantu perencana mengelola seluruh siklus hidup acara dari satu lokasi. Platform ini mendukung pendaftaran acara, pemasaran, manajemen peserta, manajemen pembicara dan abstrak, manajemen sponsor dan peserta pameran, logistik acara, serta analisis.

Anda dapat menggunakan EventsAir untuk membuat situs web acara bermerek dan perjalanan pendaftaran yang dipersonalisasi dengan logika kondisional. Platform ini juga mencakup alat untuk mengelola pembicara, abstrak, agenda, anggaran, perjalanan, akomodasi, dan tempat duduk. Untuk promosi dan komunikasi acara, Anda dapat menggunakan kampanye email, pesan teks, dan notifikasi aplikasi.

Selama acara, EventsAir menawarkan check-in seluler, self-check-in, pencetakan lencana, alat keterlibatan peserta, dan penangkapan prospek untuk sponsor dan peserta pameran. Kemampuan acara virtual dan hibridanya mencakup streaming, pameran daring, dan lingkungan virtual, sementara aplikasi selulernya mendukung keterlibatan peserta, jejaring, gamifikasi, dan pembaruan waktu nyata.

EventsAir dirancang untuk organisasi yang mengelola acara kompleks, termasuk asosiasi, agensi acara dan PCO, organisasi pemerintah, serta institusi pendidikan tinggi. Namun, rangkaian fiturnya yang luas mungkin melebihi kebutuhan tim yang lebih kecil untuk acara sederhana. Platform ini saat ini menawarkan paket Single, Multi, dan Enterprise, dengan harga yang tersedia berdasarkan permintaan.

Harga

EventsAir tidak mencantumkan harga tetap untuk paket manajemen acaranya secara publik. Paketnya saat ini mencakup Single, Multi, dan Enterprise, dengan pendaftaran tanpa batas dan akses ke fitur acara tatap muka, virtual, dan hibrida. Anda perlu menghubungi EventsAir untuk mendapatkan penawaran khusus berdasarkan kebutuhan acara Anda.

EventsAir juga menawarkan demo gratis sehingga calon pelanggan dapat menjelajahi platform dan mendiskusikan kebutuhan acara mereka dengan spesialis produk.

8. EventMobi

EventMobi memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola acara Anda dari awal hingga akhir. Anda dapat membuat formulir pendaftaran acara yang serumit atau sesederhana yang Anda butuhkan, dengan fitur seperti bidang kondisional berbasis respons dan menu tarik-turun. 

Tidak seperti kebanyakan platform tiket yang mengenakan biaya per tiket, EventMobi memungkinkan Anda menawarkan tiket acara secara gratis. Perangkat lunak pembayarannya memungkinkan Anda terhubung ke gateway pembayaran pilihan Anda, menerima pembayaran secara instan dari kartu kredit apa pun, dan menawarkan diskon. 

EventMobi menawarkan aplikasi seluler yang memusatkan pembaruan acara. Selama sesi virtual atau hibrida, Anda dapat mengatur slide presentasi, video, dan sumber daya lainnya di dalam aplikasi. Aplikasi ini juga menyediakan berbagai peluang promosi sponsor, termasuk iklan seluler cerdas dan pemesanan janji temu. 

Selain itu, EventMobi menyederhanakan check-in peserta selama acara tatap muka. Perangkat lunak pencetakan lencana di lokasi (BadgeON) dan perangkat keras portabelnya memungkinkan Anda menyelesaikan detail peserta dan mencetak lencana sesuai permintaan. 

Meskipun memiliki banyak kemampuan yang bermanfaat, EventMobi relatif mahal, terutama jika Anda ingin menggunakannya untuk merencanakan dan mengelola acara sekali pakai saja. 

Harga

Harga EventMobi didasarkan pada alat platform yang Anda pilih, jumlah tamu di acara Anda, dan opsi pembayaran yang Anda pilih:

• Per acara: Mulai dari $3.500 per acara dan menyesuaikan dengan ukuran acara serta add-on platform Anda
• Per tahun: Mulai dari $7.900 per tahun; mencakup acara tanpa batas dan seluruh platform manajemen acara EventMobi 

Harga khusus tersedia untuk acara dengan lebih dari 10.000 peserta. 

9. Splash

Splash adalah platform pemasaran dan manajemen acara. Platform ini menyediakan satu tempat terpusat untuk mengelola undangan, pengingat, dan email ucapan terima kasih acara Anda. Dengan menggunakan formulir pendaftaran khusus, Anda dapat mengumpulkan informasi tamu dan mengajukan pertanyaan apa pun yang relevan dengan acara. Anda juga dapat membuat daftar tamu dengan tag khusus, termasuk status RSVP dan waktu RSVP, sehingga memudahkan untuk memfilter peserta dan mengirim email tindak lanjut. 

Untuk melakukan check-in tamu, Anda cukup menggeser nama tamu ke kanan. Alternatifnya, Anda dapat melakukan check-in dengan memindai kode QR yang Anda kirimkan melalui email ke setiap peserta setelah pendaftaran.

Meskipun Splash menawarkan dasbor pelaporan untuk melacak pembayaran tiket, lalu lintas halaman acara, dan kinerja pemasaran acara, menyesuaikan analisis platform ini bisa jadi sulit.

Harga

Splash menawarkan dua paket premium: Pro dan Enterprise. Hubungi Splash untuk mendapatkan penawaran khusus. 

10. Social Tables

Social Tables, yang juga dikenal sebagai Cvent Event Diagramming, adalah platform desain untuk memvisualisasikan dan mengoptimalkan ruang serta tata letak venue sebelum acara. 

Perencana dapat menggunakan objek digital untuk membuat denah lantai venue sesuai skala. Anda dapat mendesain pengaturan tempat duduk menggunakan detail peserta, bentuk dan ukuran meja, jumlah kursi per meja, dan jenis kursi. Setelah Anda memberikan detail yang diperlukan, perangkat lunak secara otomatis membuat diagram venue. 

Beberapa orang atau tim dapat berkolaborasi secara waktu nyata saat membuat diagram venue di Social Tables. Anda dapat membagikan tautan dan mengatur izin akses yang menentukan apakah kolaborator dapat melihat, berkomentar, mengedit, atau mendapatkan akses penuh. Pemilik venue dapat membagikan diagram 3D dari ruang mereka dengan perencana acara yang kemudian dapat meninjau tata letak, menyarankan perubahan, dan melakukan pembaruan langsung di dalam platform.  

Namun, mengakses fitur perencanaan denah lantai tingkat lanjut di Social Tables relatif mahal. Dan sebagai alat tata letak venue, platform ini tidak memiliki kemampuan pendaftaran tamu dan pemantauan kehadiran.

Harga

Social Tables memiliki paket gratis dan tiga tingkat berbayar: 

• Standard: $49 per bulan
• Pro: $150 per bulan
• Premium: $320 per bulan

Setiap paket berbayar disertai dengan komitmen 12 bulan. 

11. monday.com

Monday.com adalah platform manajemen acara komprehensif yang dapat Anda gunakan untuk merencanakan jenis acara apa pun, mulai dari pertemuan internal kecil hingga konferensi besar.  

Perangkat lunak ini ideal untuk tim acara korporat atau agensi perencanaan acara berskala besar yang membutuhkan platform terpadu untuk kolaborasi antardepartemen. Platform ini menghubungkan tim desain, operasi, penjualan, pemasaran, dan tim lintas fungsi lainnya yang mengerjakan acara yang sama. 

Kemampuan utama platform meliputi

• Perencanaan anggaran: Monday.com menawarkan template anggaran untuk melacak semua pemasukan dan pengeluaran acara. 
• Manajemen pendaftaran acara: Anda dapat membuat dan membagikan formulir yang dapat disesuaikan untuk mengumpulkan informasi peserta dan mengajukan pertanyaan yang relevan. 
• Koordinasi vendor: Platform ini menyediakan tempat terpusat untuk melacak kontrak vendor, hasil kerja, dan pembayaran. 
• Manajemen pemasaran acara: Anda dapat membuat rencana pemasaran acara, mengatur tugas berdasarkan prioritas, dan melacak kapan materi pemasaran perlu dipublikasikan. Perangkat lunak ini juga terintegrasi dengan platform media sosial dan pemasaran email untuk promosi acara. 
• Pemantauan acara waktu nyata: Anda dapat mengirim pesan sambutan otomatis kepada tamu, mengoordinasikan sesi tanya jawab langsung di dalam platform, dan memperbarui tim Anda tentang perubahan menit-menit terakhir. 

Monday.com pada dasarnya adalah platform kolaborasi tim, sehingga penyelenggara acara individu yang mencari aplikasi perencanaan sederhana mungkin akhirnya membayar untuk fitur yang tidak mereka butuhkan. Platform ini juga tidak memiliki beberapa kemampuan perencanaan acara, seperti marketplace untuk mencari venue atau vendor, yang tersedia di beberapa alternatif monday.com. 

Harga

Monday.com memiliki paket gratis dan empat tingkat premium. Paket berbayar disertai dengan uji coba gratis 14 hari: 

• Basic: $12 per pengguna per bulan
• Standard: $14 per pengguna per bulan
• Pro: $24 per pengguna per bulan
• Enterprise: Harga khusus

Cara memilih aplikasi perencanaan acara terbaik untuk Anda

Aplikasi perencanaan acara terbaik bergantung pada jenis acara yang Anda kelola dan tantangan perencanaan yang ingin Anda atasi. 

Memilih platform dengan fitur yang tidak akan Anda gunakan meningkatkan biaya dan kerumitan. Memilih platform yang tidak memiliki kemampuan penting dapat meningkatkan beban kerja manual Anda. Pertanyaan-pertanyaan berikut dapat membantu Anda mempersempit pilihan dan memilih alat yang paling sesuai.

1. Apakah Anda merencanakan satu acara atau mengelola beberapa acara sepanjang tahun?

Beberapa alat lebih baik untuk acara sesekali, sementara yang lain dirancang untuk mengelola beberapa acara sepanjang tahun. Misalnya, jika Anda hanya merencanakan satu acara, Aplikasi Jotform memungkinkan Anda membuat aplikasi khusus acara tanpa memerlukan komitmen jangka panjang. Namun, Bizzabo ditagih secara tahunan, sehingga cocok untuk mengelola beberapa acara sepanjang tahun. 

2. Apakah Anda membutuhkan fitur yang ditujukan untuk peserta atau alur kerja yang ditujukan untuk perencana? 

Jika prioritas Anda adalah meningkatkan pengalaman peserta, carilah fitur yang ditujukan untuk tamu seperti aplikasi seluler, alat jejaring, pengumuman, dan pembaruan waktu nyata. Whova dan Aplikasi Jotform unggul di bidang ini. 

Jika tantangan terbesar Anda adalah mengoordinasikan tugas, mengelola anggaran, melacak tenggat waktu, dan menjaga keselarasan anggota tim, solusi yang berfokus pada perencana dan kolaborasi seperti monday.com mungkin cocok untuk Anda. 

3. Seberapa rumit proses pendaftaran Anda? 

Perencana yang membutuhkan alat sederhana hanya untuk mengumpulkan detail peserta dapat dengan mudah membuatnya dengan Aplikasi Jotform. Mereka yang ingin mengumpulkan detail peserta sekaligus biaya tiket dapat menggunakan platform tiket seperti Eventbrite yang memudahkan tamu untuk mendaftar dan membayar secara online. 

4. Apakah aplikasi akan digunakan sebelum, selama, atau setelah acara? 

Tabel berikut menunjukkan apa yang harus dicari dalam sebuah aplikasi, tergantung pada kapan Anda ingin menggunakannya: 

Platform serba bisa seperti Cvent dapat digunakan sebelum, selama, atau setelah acara. Lainnya, seperti Social Tables, hanya dapat digunakan sebelum acara.

Setelah memilih aplikasi perencanaan acara untuk perencana acara, Anda dapat mengikuti daftar periksa perencanaan acara yang komprehensif untuk mempermudah pengorganisasian acara Anda. 

Menemukan perangkat lunak manajemen acara yang tepat

Perangkat lunak perencanaan acara terbaik tidak selalu merupakan platform yang paling rumit. Perangkat lunak terbaik adalah yang sesuai dengan ukuran acara Anda, menjaga data acara Anda tetap teratur, dan mengotomatiskan proses perencanaan acara di satu lokasi terpusat.  

Bagi perencana yang membutuhkan hub acara fleksibel dengan formulir khusus, pendaftaran, dan sumber daya yang ramah seluler, Aplikasi Jotform adalah opsi tanpa kode yang sesuai. Coba Aplikasi Jotform secara gratis dan lihat bagaimana aplikasi ini menyederhanakan perencanaan acara.