Cara membuat surat pernyataan di Google Forms

Mengumpulkan surat pernyataan yang telah ditandatangani sering kali menjadi langkah yang tidak bisa dilewati. Dan baik untuk klien baru yang mengikuti kelas pertama mereka maupun karyawan baru yang memulai hari pertama mereka, Google Forms sering kali menjadi tempat yang jelas untuk memulai — karena gratis, dan kebanyakan orang sudah tahu cara menggunakan Google Forms.

Namun, surat pernyataan adalah dokumen persetujuan, dan Google Forms mengumpulkan data alih-alih tanda tangan. Tidak ada kolom tanda tangan yang sesungguhnya, sehingga Anda hanya bisa menggunakan kotak teks dan meminta orang mengetikkan nama mereka. Jika Anda juga membutuhkan surat pernyataan yang bisa dicetak, Anda harus membuat dan memformatnya secara terpisah di Google Docs, karena Google Forms tidak bisa mengubah tanggapan menjadi surat pernyataan jadi dengan sendirinya. 

Di sinilah Jotform berperan. Dengan Tanda Tangan Jotform, Anda bisa menambahkan kolom tanda tangan elektronik langsung ke formulir Anda. Formulir surat pernyataan online Jotform mengumpulkan persetujuan sehingga surat pernyataan tanggung jawab online Anda berfungsi sebagai catatan.

Dalam panduan ini, kami akan menunjukkan cara membuat surat pernyataan di Google Forms, di mana kekurangannya untuk persetujuan formal, dan bagaimana Jotform membuat seluruh prosesnya lebih sederhana. 

Siap memindahkan formulir Anda ke Jotform?

Migrasikan Formulir ke Jotform

Cara membuat surat pernyataan di Google Forms

Anda bisa membuat surat pernyataan di Google Forms dalam waktu sekitar 10 menit menggunakan jenis pertanyaan standarnya. Berikut cara membuat surat pernyataan di Google Forms:

1. Buka forms.google.com dan pilih Formulir kosong (tanda tambah) untuk memulai dari awal.
2. Beri nama formulir, lalu tempelkan teks surat pernyataan lengkap ke dalam deskripsi formulir agar peserta bisa membaca ketentuannya sebelum menjawab.
3. Tambahkan pertanyaan jawaban singkat untuk nama lengkap orang tersebut, tanggal, dan alamat email mereka guna mengumpulkan detail peserta.
4. Untuk menambahkan pertanyaan persetujuan, sisipkan pertanyaan pilihan ganda seperti “Saya telah membaca dan menyetujui ketentuan di atas” dengan satu pilihan “Saya setuju”, lalu aktifkan opsi Wajib diisi sehingga tidak ada yang bisa mengirim tanpa mengisinya.

5. Karena tidak ada kolom tanda tangan, tambahkan pertanyaan jawaban singkat yang meminta peserta mengetikkan nama lengkap mereka sebagai tanda tangan, atau pertimbangkan untuk menggunakan add-on tanda tangan pihak ketiga.
6. Buka Pengaturan untuk memastikan formulir akan mengumpulkan alamat email, lalu klik Publikasikan dan salin tautan responden untuk membagikan formulir.

Nama yang diketik dalam kotak teks tidak menawarkan pengalaman atau verifikasi yang sama seperti tanda tangan digital yang digambar. Siapa pun bisa mengetikkan nama siapa pun, dan Google Forms tidak menyimpan stempel waktu penandatanganan atau pemeriksaan identitas untuk mengaitkan persetujuan dengan orang tertentu. Hal itu mungkin tidak masalah untuk pengakuan internal, tetapi untuk surat pernyataan elektronik untuk tujuan bisnis yang dimaksudkan untuk melindungi Anda secara hukum, hal ini menimbulkan keraguan apakah persetujuan tersebut benar-benar sah.

Masalah dalam menggunakan Google Forms untuk surat pernyataan

Masalah terbesarnya adalah yang sudah Anda alami: tidak ada tanda tangan digital yang sesungguhnya di Google Forms, hanya nama yang diketik dalam kotak teks. Nama yang diketik tidak membuktikan apa pun tentang siapa yang sebenarnya mengisi formulir, dan tanpa catatan penandatanganan, Anda hanya memiliki persetujuan yang mudah dibantah. Untuk dokumen yang tujuan utamanya adalah perlindungan, itu adalah kesenjangan yang serius. 

Beberapa keterbatasan lain menambah masalah ini:

• Tidak ada PDF otomatis: Google Forms menyimpan tanggapan dalam spreadsheet. Mendapatkan dokumen surat pernyataan individu yang rapi untuk setiap peserta berarti mengekspor dan memformat ulang secara manual, atau menyiapkan skrip untuk melakukannya.
• Tidak ada verifikasi identitas: Tidak ada stempel waktu yang terkait dengan penandatangan, tidak ada konfirmasi email atas salinan yang ditandatangani, dan tidak ada jejak audit, sehingga Anda tidak bisa membuktikan kapan surat pernyataan diselesaikan atau siapa yang menyelesaikannya.
• Keamanan dan kontrol terbatas: Siapa pun yang memiliki tautan bisa mengedit jawaban mereka sebelum mengirim, dan Anda tidak bisa mengunci teks surat pernyataan, sehingga hampir tidak ada yang bisa mencegah ketentuan diubah atau dilewati.

Butuh surat pernyataan yang sesungguhnya? Gunakan Jotform saja

Ketika sebuah surat pernyataan benar-benar perlu melindungi bisnis Anda, Jotform menutupi kesenjangan yang tidak bisa diatasi Google Forms. 

• Tanda tangan elektronik yang sesungguhnya: Jotform menyertakan kolom tanda tangan khusus, sehingga peserta menandatangani dengan jari atau mouse. Hal itu memberi Anda pengalaman tanda tangan elektronik yang profesional, yang tidak bisa ditandingi oleh kotak teks biasa.
• Catatan PDF otomatis: Setiap kali seseorang menandatangani, Jotform bisa membuat PDF yang rapi dan berlabel merek serta mengirimkan salinannya melalui email kepada Anda dan peserta — tanpa perlu mengekspor atau menjalankan skrip dari pihak Anda.
• PDF pintar: Sudah memiliki surat pernyataan? Ubah menjadi formulir smart pdf yang bisa diisi tanpa membangunnya ulang dari awal.
• Kepatuhan surat pernyataan: Jaga agar pengumpulan Anda sesuai dengan standar internal Anda. Jotform memberi Anda pengalaman yang privat dan terkunci di mana penandatangan tidak bisa mengubah teks surat pernyataan Anda.
• Ramah seluler secara bawaan: Peserta bisa menandatangani di tablet di meja resepsionis Anda atau di ponsel mereka sendiri sebelum mereka tiba. Yang terbaik, mereka tidak memerlukan akun untuk melakukannya, sehingga proses check-in tetap berjalan lancar.
• Templat yang sesuai dengan merek Anda: Mulai dari ratusan templat formulir surat pernyataan, atau jelajahi pustaka lengkap berisi lebih dari 20.000 templat formulir dan sesuaikan tampilannya agar cocok dengan identitas Anda.

Bersama-sama, kemampuan ini mengubah formulir persetujuan dasar menjadi surat pernyataan yang benar-benar bisa Anda andalkan saat dibutuhkan.

Pindahkan Google Forms Anda ke surat pernyataan Jotform hanya dengan satu klik

Google Forms bisa mengumpulkan nama dan kotak centang, tetapi surat pernyataan membutuhkan tanda tangan yang sesungguhnya, catatan yang rapi, dan teks yang tidak bisa diubah oleh siapa pun. Lebih dari sekadar alternatif Google Forms, Jotform melakukan semua itu tanpa solusi sementara. 

Jika Anda sudah membuat surat pernyataan di Google Forms, Anda juga tidak perlu memulai dari awal. Anda bisa memindahkan dari Google Forms ke Jotform hanya dengan satu klik dan menambahkan fitur tanda tangan serta PDF yang sebelumnya tidak ada pada surat pernyataan Anda. Coba Jotform secara gratis dan ubah formulir persetujuan dasar Anda menjadi yang benar-benar melindungi bisnis Anda.