Una cosa è diventata chiara dopo aver parlato con alcuni dei nostri utenti beta che hanno sperimentato le funzionalità di Jotform AI Data Assistant: Il ciclo esportazione-lavoro è reale.
Quando gli utenti archiviano e/o scaricano dati da una piattaforma e li aprono in un’altra, solo per manipolarli sul software a cui sono abituati, questo è “esportare per lavorare”.
E quasi tutti noi conosciamo questo flusso di lavoro perché tutti noi l’abbiamo fatto ad un certo punto.
Potrebbe assomigliare a questo: raccogliere risposte > scaricare CSV > aprire Excel (o un’altra app di fogli di calcolo) > filtrare > pulire i dati > calcolare > creare grafico > inviare email a qualcuno.
Ma ora che l’IA è radicata nei nostri flussi di lavoro, esportare per lavorare — pur essendo ancora necessario per alcune attività — non è più il modo più efficiente per portare a termine le cose, specialmente per quanto riguarda gli invii dei tuoi moduli.
L’assistenza IA a cui sto pensando è quella che fornisce valore perché trasforma compiti complessi relativi ai dati in informazioni chiare e comprensibili che possono essere facilmente comunicate ad altri.
Tra le capacità del Data Assistant ci sono alcune funzionalità molto utili che ti permettono di organizzare e analizzare i dati in modo conversazionale prima di impegnarti nel vecchio schema esportazione-lavoro.
Continuerai comunque ad esportare dati per casi d’uso più complessi (Dio sa che i fogli di calcolo non andranno da nessuna parte), ma, come minimo, puoi risparmiare tempo in anticipo ottenendo informazioni prima che avvenga l’esportazione.
Ecco sette operazioni che puoi facilmente gestire in modo conversazionale prima di ricorrere a un altro strumento.
Ottieni un totale rapido o una suddivisione
Non dovrebbe essere necessario esportare dati in un foglio di calcolo per ottenere informazioni rapide dai tuoi dati. Nell’esempio precedente del distretto scolastico, che elenca diverse scuole campione e le loro informazioni, ho richiesto a Jotform AI Data Assistant Quanti ordini ha inviato ciascuna scuola per dimensione?
In pochi secondi ottengo una suddivisione degli ordini, per scuola, che posso poi comunicare agli stakeholder che hanno richiesto le informazioni, inserire in un’email a un fornitore, o semplicemente usare come riferimento.
Trova le risposte che richiedono attenzione
In quei momenti in cui ogni minuto conta, la capacità di richiedere informazioni da un assistente in modo conversazionale risulta molto utile. In questo esempio, l’assistente identifica rapidamente le registrazioni incomplete su mia richiesta, così posso procedere con i passaggi successivi.
Analizza il feedback aperto
Che si tratti di prodotti, persone o qualcos’altro, il feedback dei clienti è ciò che guida il miglioramento. Ora puoi comprendere il feedback più costruttivo con l’aiuto di un prompt — e risparmiare tempo prezioso nel processo.
Ad esempio, nell’esempio precedente, puoi chiedere all’Assistente di evidenziare un tema del feedback più critico dei clienti in modo da poter agire rapidamente o fornire un riepilogo in una riunione. Questo è davvero utile su larga scala, quando stai sintetizzando centinaia (o addirittura migliaia) di risposte individuali.
Crea un elemento visivo istantaneo
Per i dati degli invii dei tuoi moduli, invece di scaricare i dati, aprire un foglio di calcolo, filtrare i dati e creare un grafico…semplicemente crea un grafico.
Otterrai un elemento visivo istantaneo che è perspicace e condivisibile, per gentile concessione di Jotform AI Data Assistant. Qui ho creato un grafico rapido e scaricabile delle registrazioni per livello scolastico.
Crea una visualizzazione semplificata dei tuoi dati
In questo esempio, sto semplificando il modo in cui visualizzo i miei dati.
Apporta una modifica uniforme tra i record
Se hai bisogno di apportare modifiche generali (o riorganizzare i tuoi dati) all’interno della tua tabella, puoi farlo rapidamente e su larga scala con l’aiuto dell’assistente. In questo esempio, semplicemente archiviare una manciata di voci non richiede nulla di più di un semplice prompt.
Fai il passo successivo basandoti sulle informazioni dai dati
I dati che stiamo esaminando sono per lo più solo un preludio alla nostra prossima azione. Per questo esempio educativo, voglio rivedere i dati della scuola prima di inviare un’email ai presidi così il distretto può mantenere il lavoro in corso.
Questa è una cosa abbastanza facile da fare con Jotform AI Data Assistant, dove l’attività può essere generale quanto necessario (“Redigi un promemoria per qualsiasi scuola la cui fase di registrazione è ancora in sospeso”) o specifica quanto mi serve (cioè, “Redigi promemoria individuali per le scuole la cui fase di registrazione è in sospeso e il cui budget è superiore a $25.000. Rivolgiti al preside per nome.”).
Ottieni informazioni più rapide eliminando le parti non essenziali del tuo flusso di lavoro
Ascolta, i fogli di calcolo sono tutt’altro che obsoleti. Abbiamo tutti buone ragioni per usarli, che si tratti di collaborazione utilizzando uno strumento Enterprise concordato o di seria estrazione di dati che viene eseguita in modo più efficiente negli Excel ricchi di funzionalità del mondo.
Ma l’avvento di Jotform AI Data Assistant (e strumenti simili) offre ora la possibilità di ottenere informazioni più rapide e complementari dai dati relativi ai tuoi moduli.
Ottenere queste informazioni non deve più essere un esercizio formale. Prima di essere tentato di esportare i tuoi dati per apportare una modifica, prova ad apportare la modifica direttamente nella tua tabella Jotform.
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