L'email di risposta viene inviata senza l'allegato PDF

Buongiorno,

sto riscontrando un problema con uno dei miei moduli Jotform.

Il flusso è composto da due moduli:

• il primo viene compilato da un operatore e invia all'utente un link precompilato al secondo modulo;
• l'utente compila il secondo modulo.

Al termine della compilazione del secondo modulo, l'email di risposta viene inviata correttamente, ma arriva senza l'allegato PDF che è stato configurato nell'autoresponder.

L'email viene quindi recapitata regolarmente, ma il PDF previsto non risulta allegato.

Potreste verificare se si tratta di un problema noto oppure se dipende da qualche impostazione del modulo?

Vi segnalo l'ID del modulo https://form.jotform.com/261374412779363

Grazie per il supporto.

Cordiali saluti,

Alessandra Anguillari

Ciao Alessandra, grazie per i dettagli e per il link al modulo.

Quando l’email di risposta arriva senza il PDF allegato, spesso si risolve reimpostando l’allegato nell’autoresponder. Ti suggerisco di provare così:

• Vai nel Form Builder del secondo modulo e, dalla barra arancione in alto, clicca su Settings.
• Nel menu a sinistra, clicca su Emails.
• Passa il mouse sopra l’Autoresponder che invia l’email all’utente e clicca su Edit.
• Vai alla scheda Advanced.
• Nella sezione Attach File, clicca su Remove File e poi carica di nuovo il documento PDF che vuoi allegare.
• Clicca su Save Email in fondo per salvare le modifiche.

Inoltre:

• Se il totale degli allegati supera i 5 MB, può essere necessario configurare un SMTP personalizzato del tuo provider email come sender: https://www.jotform.com/help/244-how-to-setup-smtp-for-a-form/
• Se vuoi allegare anche i file caricati dall’utente nel modulo, verifica nella scheda Advanced dell’autoresponder che sia attivo il toggle Send File Uploads as Attachments.

Se dopo questi passaggi il PDF continua a non arrivare, dimmi pure così possiamo approfondire insieme (ad esempio controllando dimensione del PDF, numero di allegati, o se il problema riguarda solo alcuni destinatari).

Vorrei però segnalare che questo modulo è già stato utilizzato in produzione e ha sempre funzionato correttamente: l'email veniva inviata con il PDF allegato senza alcuna difficoltà.

Non riesco quindi a capire perché, improvvisamente e senza che siano state apportate modifiche alla configurazione del modulo o dell'autoresponder, l'allegato non venga più inviato.

Mi piacerebbe avere una spiegazione tecnica del motivo per cui un flusso che ha sempre funzionato smette improvvisamente di funzionare. Purtroppo non è la prima volta che riscontro comportamenti di questo tipo e questo mi rende difficile affidarmi con tranquillità alla piattaforma per moduli utilizzati in contesti operativi.

Resto in attesa di un vostro riscontro. grazie

Hi Alessandra,

Capisco perfettamente la tua preoccupazione, soprattutto perché il modulo ha funzionato correttamente in produzione per un periodo e il cambiamento sembra improvviso.

Dal punto di vista tecnico, quando un PDF smette di arrivare come allegato nell’autoresponder, le cause più comuni sono legate a:

1. Limiti e controlli lato email/allegati

• Gli allegati negli autoresponder supportano solo alcuni formati (PDF, DOC, DOCX, PNG, JPG, JPEG) e hanno un limite massimo di 5 MB per file.
• Se il file che alleghi è stato aggiornato o sostituito nel tempo ed è diventato più pesante, oppure se ora ci sono più allegati rispetto a prima, può succedere che l’allegato venga semplicemente escluso dall’email.
• In questi casi, una soluzione è usare un SMTP personalizzato del tuo provider email come mittente, che può gestire meglio allegati più grandi.

2. Stato dell’allegato configurato nell’autoresponder

• L’opzione di allegare un file nell’autoresponder si basa su un file caricato in precedenza (sezione Attach a File nella scheda avanzata dell’autoresponder).
• Se quel file è stato rimosso, rinominato o modificato a livello di sistema, il collegamento interno può non essere più valido, e il risultato è che l’email viene inviata ma senza allegato.
• Per questo, quando si verifica un’assenza improvvisa dell’allegato, il primo passo tecnico è rimuovere il file dall’autoresponder e ricaricarlo, in modo da rigenerare il collegamento all’allegato.

3. Differenza tra allegato e link al PDF

• Oltre all’allegato, è possibile inserire nel corpo dell’email il link al PDF della submission usando il tag {pdf-link}.
• Questa soluzione è spesso più stabile nel tempo rispetto all’allegato diretto, perché non dipende dal limite di dimensione dell’email: il PDF viene generato e scaricato tramite link quando il destinatario clicca.
• Se vuoi una maggiore affidabilità operativa, puoi mantenere l’allegato ma aggiungere anche il {pdf-link} nel testo dell’email, così hai un “piano B” nel caso in cui l’allegato venga escluso per dimensione o per filtri del provider.

4. Cosa ti suggerisco di controllare ora

Ti propongo questi passaggi, così possiamo circoscrivere la causa:

1. Verificare la dimensione del PDF: controlla quanti MB pesa il file che alleghi nell’autoresponder e se sono presenti altri allegati nella stessa email.
2. Rimuovere e riagganciare l’allegato: nella scheda avanzata dell’autoresponder, rimuovi il PDF e caricalo di nuovo, poi salva.
3. Aggiungere il tag {pdf-link} nel corpo dell’autoresponder, così il destinatario può comunque scaricare il PDF anche se, per qualche motivo, l’allegato viene escluso.

Se dopo questi controlli l’allegato continua a non arrivare, indicaci pure la dimensione del PDF e da quando hai iniziato a notare il comportamento, così possiamo analizzare meglio lo scenario.

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