Su un foglio di calcolo, i conti su come far crescere la tua organizzazione di servizi dentistici (DSO) sembrano chiari. Aggiungi sedi, aggiungi ricavi, impedisci alle spese generali di crescere allo stesso ritmo.
La realtà è più complicata. Ogni studio acquisito arriva con il proprio team di reception, i propri flussi di lavoro e il proprio approccio alle attività amministrative. Senza un piano deliberato per standardizzare e automatizzare tali attività, il carico amministrativo non si limita a crescere, ma si moltiplica. Quando una DSO raggiunge le 30 o 50 sedi, il carico amministrativo legato alla gestione della rete può iniziare a erodere il margine che giustificava le acquisizioni in primo luogo.
La soluzione non è tagliare il personale. È eliminare il lavoro manuale e ripetitivo che fa sembrare che ogni sede abbia bisogno di più personale di quanto in realtà non serva, sostituendolo con flussi di lavoro automatizzati che funzionano senza interventi.
Dove va davvero il tempo amministrativo
Prima di poter ridurre il carico amministrativo, devi capire dove si concentra. Nella maggior parte degli studi dentistici, il team della reception dedica una quantità sproporzionata di tempo a un piccolo numero di attività: raccogliere le informazioni di accettazione dei pazienti, rincorrere i moduli mancanti prima degli appuntamenti, inserire manualmente i dati dalla carta al sistema di gestione dello studio, inviare promemoria e gestire chiamate che potrebbero essere trattate in formato digitale.
Nessuna di queste attività richiede un giudizio clinico. Richiedono un processo. E i processi, una volta definiti, possono essere automatizzati.
Il collo di bottiglia dell’accettazione
L’accettazione dei pazienti è l’attività amministrativa a più alto volume in qualsiasi studio dentistico. Nell’ambito di una rete DSO, è anche quella più esposta al rischio di incoerenza. Quando ogni sede gestisce l’accettazione in modo diverso (alcune su carta, alcune tramite PDF inviati via email, altre con un modulo su un tablet nella sala d’attesa) si ottengono una qualità dei dati variabile, un carico di lavoro variabile per il personale e nessuna visibilità significativa su ciò che accade nella rete.
Digitalizzare e standardizzare l’accettazione con flussi di lavoro automatizzati pre-appuntamento è uno dei miglioramenti amministrativi più preziosi che la maggior parte delle DSO possa realizzare. Quando un paziente riceve i propri moduli di accettazione prima dell’arrivo e li compila a casa, il ruolo del team della reception al momento del check-in passa dalla raccolta dati all’accoglienza del paziente. Il personale non rincorre più i blocchi per appunti. Non inserisce manualmente le informazioni. Non risolve moduli incompleti mentre i pazienti aspettano.
Il tempo risparmiato per ogni appuntamento è modesto: pochi minuti ciascuno. Ma con centinaia di appuntamenti alla settimana in una rete con più sedi, l’impatto cumulativo sul carico di lavoro del personale è significativo.
Notifiche e instradamento automatizzati
Oltre all’accettazione, l’automazione dei flussi di lavoro può eliminare una lunga serie di attività amministrative minori che consumano silenziosamente il tempo della reception: avvisare il membro del personale giusto quando arriva una nuova sottomissione, instradare i moduli di consenso al professionista appropriato, segnalare le sottomissioni incomplete prima che creino un problema.
Una piattaforma di moduli con logica condizionale e notifiche automatizzate gestisce tutto questo senza smistamento manuale. Le sottomissioni vengono instradate automaticamente alla persona giusta. Il personale riceve una notifica quando è richiesta un’azione, e solo quando è richiesta un’azione. L’impegno di coordinamento che in genere ricade su un responsabile dello studio o su un capo reception si riduce notevolmente.
Cosa significa per il tuo modello di organico
L’obiettivo dell’automazione amministrativa non è gestire una sede con meno persone di quelle necessarie. È garantire che le persone di cui disponi dedichino il loro tempo a un lavoro che richiede davvero una presenza umana (relazioni con i pazienti, decisioni sulla programmazione, complesse questioni assicurative) anziché all’inserimento dati e alla gestione della documentazione.
Per una DSO, questa distinzione conta a livello di portafoglio. Una rete in cui ogni sede opera in modo snello perché i suoi flussi di lavoro amministrativi sono ben progettati è un’attività fondamentalmente diversa da una in cui ogni sede porta un eccesso di carico amministrativo perché nessuno ha mai sistematizzato il lavoro.
La prima è scalabile. La seconda no.
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