Googleドキュメントで注文書を作成する方法
- 使用するツールを決める
- フォームの作成を始める
- 支払いの受付を開始する
- 通知アラートを設定する
操作を見ながら学べるステップガイド
GoogleドキュメントとGoogleドライブは、ビジネスでもチームでもグループ活動でも便利に使えるツールです。ドキュメントやフォルダ、ファイルを共有すれば、簡単にコラボレーションが実現します。
特にGoogleドキュメントが複数人で同時に編集できる仕組みを導入したのは、当時としては画期的なことでした。その後、数多くのツールがこの仕組みに着想を得ています。
多くの人や企業が日常的にGoogleのサービスを使っているため、あらゆることをGoogle上で済ませたいと思うのは自然なことです。注文書の作成もそのひとつです。では、Googleドキュメントで注文書を作るにはどうすればよいのでしょうか？
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Jotformの多機能なフォーム作成ツールは、モバイル対応で業界最多の連携数を誇ります。決済の受付、ワークフローの自動化、リードの収集など、幅広い用途に活用できます。
使用するツール
まずはGoogleのワープロツールである「ドキュメント」から始めてみましょう。ドキュメントを使えば、フォームの内容を下書きすることはできます。ただし、オンラインで効率的に回答を集めることはできません。実際のところ、そのフォームは印刷して使う形に限られてしまいます。
では、Googleスプレッドシートはどうでしょうか？少しゴールに近づいてきました。スプレッドシートを使えば、在庫や発注の管理には活用できます。ですが、お客様にこの方法で注文を入力してもらうのは、現実的ではないでしょう。
そこで登場するのがGoogleフォームです。Googleはもともと、データ収集用の追加機能としてスプレッドシートにフォームを組み込みました。その後、独立したツールとして提供されるようになり、現在では注文書を作成する際の最適な出発点となっています。
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フォームを作成
Googleフォームの使い始めは非常に簡単なため、ここでは詳しい手順には触れません。必要に応じて、オンライン上には参考になるガイドも多数用意されています。
ただし、注文書を作成する際には、共通して押さえておきたい項目があります。具体的には、顧客の氏名、住所、電話番号などの情報を収集するのが一般的です。さらに、商品をリスト化し、顧客が希望する数量を選択できるようにしておく必要があります。
これらの項目を追加したら、次に必要になるのは支払い用のフィールドです。ところが、Googleフォーム自体にはその機能が備わっていません。
幸いなことに、Payable Formsというアドオンがあります。
Jotformなら、40種類以上の決済サービスと連携して、追加の取引手数料なしで支払いを直接受け付けることができます。
支払いを受け取る
Payable Formsアドオンは、支払いを受け付けるために必要な細かな処理をすべて引き受けてくれます。仕組みとしては、フォーム内の金額が設定されたフィールドを識別し、それらを合計して利用者に注文の合計金額を表示します。
この方法を始めるには、上記のリンクをクリックして、インストールを選択します。あるいは、Googleフォームの右上にある三点メニューからアドオンを取得を選び、Payable Formsと検索して追加することもできます。
アドオンをインストールすると、いくつかの紹介画面や設定画面が表示されます。設定が完了すると、画面右下にチェックリストが現れます。Payableの設定は、そのリストの項目を順番にチェックしていくだけで完了します。
Googleアドオンをこれまで使ったことがない場合でも、Payableには役立つチュートリアル動画が用意されています。
通知を受け取る
Payableは専用のスプレッドシートを用意し、フォームでメールアドレスを必ず取得するように設定するなど、利用開始をスムーズにするための便利な機能をいくつか備えています。ただしひとつできないことがあります。それは、新しい注文が入った際にGoogleフォームから通知を送るように設定することです。
通知はGoogleフォーム自体で受け取るように設定できます。フォーム画面上部中央にある回答タブをクリックし、次に三点メニューを開いて、新しい回答についてのメール通知を受け取るを選択します。
その後、通知が有効になったことを知らせるメッセージが表示されるはずです。
注文書をもっと簡単に作成する方法
Payable Formsは便利な無料アドオンです。ただし問題は、販売ごとに0.5％の取引手数料がかかる点です。一見すると大きな負担ではないように思えるかもしれません。しかし、決済サービスによる約3〜4％の手数料と合わさると、数百件単位の販売ではすぐに大きな金額になってしまいます。
毎回アドオンを追加する手間が省けるとしたら、ずっと効率的です。Jotformなら、必要な機能をすべて備えたフォーム作成ツールとして活用できます。
Jotformを使えば、注文書の作成や支払いの受付を簡単に行えます。2,000種類以上の注文書用テンプレートが用意されており、数分でニーズに合わせてカスタマイズできます。さらに、PayPal、Square、Apple Payなど40種類以上の主要な決済サービスと連携可能で、決済処理に追加手数料もかかりません。コーディング不要で独自のオンラインストアを構築することも可能です。
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写真提供: Christian Velitchkov、Unsplash
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