Googleフォームで支出トラッカーを作成する方法

実際の操作と一緒に学べる手順ガイド

支出の管理は、財務管理において最も重要でありながら、あまり注目されない部分のひとつです。正確で最新の記録がなければ、使いすぎによってキャッシュフローの問題に直面したり、将来の支出計画が立てづらくなったり、資金の管理がうまくいかなくなってしまいます。さらに、確定申告も面倒になります。

こうした問題を整理・簡略化するのに役立つのが「支出トラッカー」です。

支出トラッカーは、支出を追跡・管理するための標準化された方法を提供し、常に組織の財務状況を最新の状態で把握できるようにします。適切なソフトウェアを使えば、支出の管理はこれまで以上に簡単になります。無料のオンラインフォーム作成ツールであるGoogleフォームでも、あらゆる規模の組織や部門にとって、十分に機能する支出トラッカーとして活用できます。

この記事では、Googleフォームを使った支出トラッカーの設定と管理に必要なすべての情報を詳しく解説します。フォームやスプレッドシートなど、構成要素も含めて順を追って紹介していきます。

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Googleフォームによる支出トラッカーの仕組み

Googleフォームの支出トラッカーは、支出情報を収集するためのカスタマイズされたフォームと、すべての支出を記録するためのGoogleスプレッドシートで構成されています。このトラッカーを使えば、支出データの入力やアップロードを標準化されたフォーマットで行えるため、効率的に支出を管理できます。さらに便利なのは、Googleフォームに入力された内容が自動的にスプレッドシートに記録されるため、あとから処理する手間が大幅に省ける点です。

支出トラッカーフォームには、以下のような項目を含めるのが理想的です：

• 支出日
• 支出額
• ベンダー/販売者名
• 支出カテゴリ
• 補足情報やコメント（任意）

支出が発生したら、Googleフォームに必要事項を入力して送信ボタンをクリックするだけです。入力された情報は、自動的にマスターの支出管理用Googleスプレッドシートに反映され、あとから確認・分析できるようになります。このデータを活用すれば、支出の傾向を把握したり、キャッシュフローを追跡したり、将来の支出に関する意思決定をより的確に行えるようになります。

Googleフォームで支出トラッカーを作成する方法

Googleフォームで支出トラッカーを作るのは、シンプルではありますが少し手間のかかる作業です。ここでは、その手順をわかりやすくご紹介します。

1. まず最初に、従業員が支出申請を行うためのフォームを作成します。新しいGoogleフォームを作成するには、Googleドライブにログインし、左上の＋新規ボタンをクリックします。
2. Googleフォームを選択すると、自動的に空白の新しいフォームが作成されます。
3. フォームには、支出トラッカーなどわかりやすい名前を付けましょう。必要に応じて、フォームの説明も追加してかまいません。

次に、最初から表示されている空白の質問を編集し、申請する支出額を尋ねる内容に変更します。

4. 質問ボックスの右側にあるドロップダウンメニューをクリックし、質問の形式を「記述式（短文）」に変更します。
5. ボックスの右下にある三点アイコンをクリックし、応答の検証を選択します。
6. 新しく表示された回答条件のセクションで、左側のドロップダウンメニューから数値を選択し、中央のドロップダウンメニューで数値であるオプションを選択します。
7. 必須オプションをオンに切り替えます。

9. 次に、支出のカテゴリに関する質問を作成します。右側のメニューにある＋ボタンをクリックして、新しい質問を下に追加しましょう。
10. 質問をカテゴリーとラベル付けし、質問タイプをドロップダウンに変更します。
11. 下の入力欄に、使用する支出カテゴリの名称を入力してください。

12. 右のメニューにある+ボタンをクリックして、次の質問を作成します。ここの質問では、支出に関する追加情報を入力してもらうための項目を作成します。
13. 新しい質問に、説明という名前を付け、質問の形式を記述式（短文）に変更します。

基本的な支出トラッカーフォームが完成したら、次はすべての支出記録を管理するためのGoogleスプレッドシートを作成しましょう。

1. ページ上部の回答タブをクリックします。
2. 右にあるスプレッドシートにリンクをクリックします。また、画面右の三点アイコンをクリックし、新しいメニューで回答の保存先を選択オプションを選ぶこともできます。
3. 新しいスプレッドシートを作成を選択し、シートに希望の名前を付けます。その後、作成ボタンをクリックします。

スプレッドシートには、フォームの質問に対応した列のラベルがあらかじめ設定されています。支出を新たに入力するたびに、その情報が自動的にスプレッドシートに反映されます：

JotformがGoogleフォームの支出トラッカーに代わる優れた選択肢である理由

Googleフォーム以外にも、支出管理に使える無料のオンラインフォーム作成ツールはあります。Jotform は、高機能かつクラウドベースのフォーム作成ツールで、1万種類以上のカスタマイズ可能なテンプレートを備えています。そのため、Googleフォームによる支出トラッカーの高度な代替手段として非常に優れています。テンプレートライブラリには、支出管理用のテンプレートも豊富に揃っています。

Jotformは、経費追跡においてGoogle フォームよりも多数の利点を提供します。より多くのカスタマイズオプションや決済統合に加え、モバイルフレンドリーなインターフェースを備えています。ユーザーは、組織のブランディングに合わせて経費フォームを簡単にカスタマイズでき、ロゴやカスタム画像をアップロードすることも可能です。総じて、Jotformの柔軟性と多彩な機能は、経費を追跡するための優れた選択肢となります。

Jotformを使った支出管理は、Googleフォームでトラッカーを作成するのと同様の手順で行えます：

1. 支出データを記録するためのカスタマイズされたフォームを作成します。フォームには、購入日、支出額、販売者（ベンダー）、支出カテゴリ、その他の補足情報などの項目を含めましょう。
2. 支出データをフォームから直接送信します。送信されたデータは、自動的にJotformテーブルに記録されます。
3. Jotformテーブルを使って送信データを分析しましょう。Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートで使い慣れている計算機能もすべて利用できます。
4. 必要に応じて、データをQuickBooksやTurboTaxなどの他の会計ソフトへエクスポートすることも可能です。これにより、データ共有や記録管理がさらにスムーズに行えます。

支出の管理は面倒ですが、避けて通れない財務管理の一部です。幸いにも、適切なフォーム作成ツールと自動化機能を活用すれば、このプロセスをスムーズに行うことができます。シンプルな管理システムが必要な場合は、このガイドを参考にしてGoogleフォームで支出トラッカーを作成してみてください。より高度な支出管理機能を求める場合は、Jotformのような代替ツールの利用を検討するとよいでしょう。

経費の追跡は、財務管理における面倒で避けられない側面です。幸いなことに、適切なフォーム構築の自動化はプロセスをスムーズにします。基本的なシステムが必要な場合は、このガイドに従って独自のGoogle フォーム経費トラッカーを構築し、より高度な経費追跡機能を探している場合は、Jotformのような代替案を使用してください。

Photo by Dan Dimmock on Unsplash