Googleフォームでイベントの申込数を制限する方法

実際の操作と一緒に学べる手順ガイド

イベントの企画・運営には、繊細な配慮と膨大な労力が求められます。特に、参加者の登録業務はその中でも手間のかかる部分です。このプロセスを効率化し、正確な記録を維持することがイベントの成功の鍵となります。そんなときに役立つのが、オンラインのイベント登録フォームのような自動化ソリューションです。

Googleフォームは、イベント登録フォームの作成・運用において非常に人気の高いオンラインフォームツールのひとつです。手軽にフォームを作成でき、共有も簡単なため、多くのイベント主催者に利用されています。ですが、「参加人数を制限したい」と思ったとき、Googleフォームだけで対応できるのでしょうか？この記事では、Google フォームでイベント登録数を制限する方法と、その理由について詳しく解説します。

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Jotformの多機能なフォーム作成ツールは、モバイル対応で業界最多の連携数を誇ります。決済の受付、ワークフローの自動化、リードの収集など、幅広い用途に活用できます。

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Googleフォームでイベント登録数に上限を設けるべき理由

オンラインフォームを使えば、参加者の情報収集や支払いの受付といった登録作業を自動化できます。これにより、イベント主催者は手作業でのデータ入力や決済処理から解放され、会場の手配、集客、当日の運営など本来注力すべき業務に集中できるようになります。

とはいえ、イベント登録フォームの回答数には制限を設ける必要があります。事前に上限を設定しておかないと、定員を超えて申し込みが入ってしまい、せっかくオンラインで登録してくれた参加者を後からお断りするという残念な対応を迫られる可能性があります。

Googleフォームでイベント登録数に上限を設けるべき理由は、次の通りです：

• コンプライアンスの確保：多くのイベントでは、消防法などの法的・規制上のルールによって、参加人数に上限が定められていることがあります。フォームに送信数の制限を設けることで、こうした規制に確実に対応できます。確実に対応できます。
• 収容人数の管理：イベント会場には限られたスペースとリソースしかありません。登録数に上限を設けることで、会場の収容人数を超えないように管理でき、参加者にとって安全で快適な環境を提供することができます。
• リソースの管理: Googleフォームのイベント登録数の上限設定は、座席配置やケータリング、スタッフの手配など、物流面の計画にも役立ちます。登録数を制限することで、予算を無理なく配分しながら、参加者に十分なサービスを提供できるようにリソースを確保できます。
• 限定感の演出：登録数の上限を設けることで、人気の高いイベントに対して「先着順」や「限定枠」といった緊急性や特別感を演出できます。これにより、チケット販売や登録率の向上が期待できます。

Googleフォームのイベント登録制限を設定する方法

Googleフォームでイベントの登録人数制限を設定するもう一つの方法は、回答の受付を停止することです。以下がその手順です：

1. Googleフォームを開き、編集したいフォームを選択します。
2. 回答タブをクリックします。回答を受け付けるオプションがオンかオフかを確認します。
3. 応答の受け付けを停止するには、回答を受け付けるトグルボタンをクリックしてオプションをオフにします。
4. これで、イベント登録を試みた回答者に、フォームが応答を受け付けていないというメッセージが表示されます。

しかし、この方法にも問題はあります。イベント担当者が手動でフォームの回答受付を停止する必要があるため、定員を超えてしまう可能性があるのです。

自動でGoogleフォームのイベント登録制限を設定する唯一の方法は、formLimiterのようなサードパーティのアドオンを使用することですが、これらは導入が難しかったり、開発者が定期的に更新しないと動作が不安定になることもあります。そこで、もっと便利で効率的な代替手段をご紹介します。

Googleフォームの制限を超えて、Jotformで自由に管理

Googleフォームは無料で使いやすいツールですが、ニーズに応じた柔軟なシステム構築には制限がある場合もあります。幸いなことに、市場には多くの優れた代替サービスが存在します。

Jotformは、豊富な機能と高いカスタマイズ性を備えた、使いやすい無料のオンラインフォーム作成ツールです。アンケートやイベント登録、フィードバック、注文フォームなど、さまざまな用途に応じた柔軟で高機能なフォームを簡単に作成できます。直感的なドラッグ＆ドロップ操作、他サービスとの豊富な連携機能、強力な分析機能も大きな魅力です。

JotformがGoogleフォームと異なるのは、アドオンやプラグインを使わずに、プラットフォーム内で直接イベント登録の人数制限を設定できる点です。

Jotformでイベント登録の人数制限を設定する方法

Jotformを使って、プラットフォーム上で簡単にイベント登録の人数制限を設定しましょう。手順は以下の通りです：

1. Jotformのフォームビルダーを開きます。
2. ページ上部の設定タブをクリックします。

3. フォームステータスをクリックして開きます。

4. 送信上限で無効化オプションを選択します。

受付可能な申込数を設定すると、その人数に達した時点でフォームが自動的に締め切られます。

イベント登録フォームは、イベントの企画・運営を効率化し、データ収集や決済処理、連絡業務の自動化を実現します。これにより、主催者と参加者双方にとってスムーズな運営が可能になります。しかし、すべてのオンラインフォーム作成ツールが同じように優れているわけではありません。

Jotformは豊富なカスタマイズ機能を備えており、イベント登録を含むフォームの送信数制限を簡単に設定できます。上記の手順に従って、ミスのないスムーズなイベント登録を実現しましょう。

Photo by Ilya Pavlov on Unsplash