操作を見ながら学べるステップガイド
Googleフォームを使用すると、ウェブベースのアンケートやクイズを簡単に作成・共有し、回答の収集から確認までを一元管理できます。ビジネスオーナーや教育関係者をはじめ、多くの現場で活用されている理由もここにあります。回答データを整理するうえで、無効な回答や重複回答を削除することは珍しくありません。不要なデータを取り除くことで、集計結果の正確性を保ち、分析もしやすくなります。
とはいえ、どれだけ注意していても、誤って回答を削除してしまうことはあります。また、その場では不要と判断した回答が、後になってやはり必要だったと気づくケースも少なくありません。そうした場合に求められるのが、Googleフォームで削除した回答の復元です。
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Jotformの多機能なフォーム作成ツールは、モバイル対応で業界最多の連携数を誇ります。決済の受付、ワークフローの自動化、リードの収集など、幅広い用途に活用できます。
Googleフォームで削除した回答を復元する方法
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートにはバージョン履歴機能があり、過去の状態にさかのぼってデータを復元できます。しかし、Googleフォームには同様の履歴機能がありません。そのため、Googleフォーム上で回答を削除すると、基本的には完全に削除され、元に戻すことはできません。削除操作は取り消しが効かない前提で扱う必要があります。
ただし、いくつかの回避策を講じておくことで、必要なフォーム回答を誤って失うリスクを抑えることができます。
質問と回答を元に戻す（削除直後の場合）
Googleフォームで質問とその回答を誤って削除してしまっても、削除直後であれば元に戻せる可能性があります。すぐにミスに気づいた場合は、元に戻すためのキーボードショートカット（WindowsはCtrl + Z、MacはCommand + Z）を使用することで、削除した質問と関連する回答を復元できます。ただし、この方法が有効なのは操作直後に限られ、ほかの編集作業を続けると取り消せなくなる場合があるため、誤削除に気づいたら速やかに対応することが重要です。
フォームの回答をGoogleスプレッドシートに同期する
GoogleフォームをGoogleスプレッドシートと連携しておけば、フォームに送信された回答は自動的にスプレッドシートへ記録されます。フォーム側で回答を削除してしまった場合でも、スプレッドシートにデータが残っていれば、バックアップとして活用できます。
GoogleフォームをGoogleスプレッドシートと同期するには、いくつかの手順があります：
- Googleアカウントにログインします。
- Googleフォームを開き、同期したいフォームを開きます。
- 回答タブをクリックします。
- スプレッドシートアイコンをクリックします。保存先のスプレッドシートを選択する画面が表示されます。
- 新しいスプレッドシートを作成 または 既存のスプレッドシートを選択 をクリックします。
- 作成 または 選択 をクリックして、確定します。
Jotform: 削除された送信を簡単に復元する方法
Googleフォームでは、削除した回答を簡単に復元する仕組みが用意されていません。そのため、誤って削除してしまった場合、重要なデータを二度と取り戻せない可能性があります。これまで紹介したバックアップ対策は有効ですが、万全とは言い切れません。より安心して運用するためには、誤削除した回答を後から取得できる仕組みを備えたプラットフォームを選ぶことが、有効な選択肢となります。
Jotformインボックスでは、削除した回答をすぐに完全消去するのではなく、手動で完全削除しない限り、30日間、ゴミ箱セクションに保管します。そのため、後から必要になった回答を確認して復元することが可能です。さらに、ゴミ箱内では削除済みの回答を一覧表示で確認できるため、復元したいデータを見つけやすい点も実務上の利点といえます。
削除されたJotformの回答を復元するには、次の手順に従います：
- Jotformにログインします。
- Jotform インボックス のゴミ箱タブを開きます。
- 復元したい回答を選択します。
- 回答を右クリックして復元アイコンを表示します。
- 復元をクリックします。
復元が完了すると、回答が正常に復元されたことを知らせるポップアップダイアログが表示されます。その後、受信トレイに戻り、該当の回答が正しく復元されていることを確認してください。
Jotform: 実用的なGoogleフォームの代替ツール
Jotformは、削除したフォーム送信データや回答の復元を、Googleフォームよりも簡単に行える点が特長です。回答は自動的に完全削除されるわけではなく、削除後も最大30日間はゴミ箱に保存されます。そのため、期間内であればゴミ箱から手軽に復元できます。
しかし、Jotformを選ぶ理由はそれだけではありません。Jotformは直感的に操作できるドラッグ＆ドロップ形式のフォーム作成ツールで、Googleフォームで作成できるアンケートやクイズに加え、オンライン注文フォーム、投票フォーム、登録フォーム、予約フォームなど幅広い用途に対応しています。さらに、20,000種類以上のカスタマイズ可能なテンプレートが用意されており、用途に応じてすぐに利用を開始できるほか、ゼロから独自のフォームを作成することも可能です。
Jotformは、単なるフォーム作成ツールではありません。Jotformテーブルで回答データを整理・可視化し、Jotformアプリで独自アプリを作成、さらにJotformサインで契約や同意書の電子サインまで対応できます。フォーム作成からデータ管理、ドキュメント業務までを一つのプラットフォームで完結できる点が大きな特長です。
Jotformは、ビジネス運営や教育現場、各種プロジェクトに必要な機能を一つの環境でまとめて活用できるプラットフォームです。無料プランでも主要機能を利用でき、運用規模の拡大に応じて有料プランへ移行する柔軟性も備えています。Googleフォームは手軽な選択肢ですが、機能拡張や業務全体の効率化を見据えるなら、Jotformがより適した選択肢となる可能性があります。
写真提供：Andres Ayrton
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