知って得する！Googleフォームの17の裏ワザ集

Googleフォームでのフォーム作成は、簡単でスピーディーにできます。でも、フォームの使い方に詳しくないと、意外と知られていない便利な機能や工夫に気づかないこともあります。そこで今回は、Googleフォームをもっと便利に使いこなすための役立つポイントをご紹介します。

既存のフォームをすぐに移行

オンラインフォームをゼロから作り直す必要はありません。既存のフォームと送信データをワンクリックでJotformアカウントに移行できるので、スムーズにデータ収集を続けられます。

Jotformにフォームを移行

または

ゼロから始める

フォーム作成のポイント

フォームや質問で活用できる便利なポイントをいくつかご紹介します。

1. フォームの段階ごとにセクションを作って整理

フォーム質問の右側に表示されるメニューバーで、追加できる項目を確認・選択できます。

一番下のアイコンを使うと、フォームにセクションを追加できます。セクションでフォームを区切ることで、見た目が整い回答しやすくなります。

2. 条件付きロジックを追加

セクションを理解したところで、条件付きロジックについて学ぶ準備ができました。選択式質問やドロップダウン質問は、回答に基づいて回答者をフォームの異なるセクションへ移動させることができます。

セクションの使い方をマスターしたら、条件付きロジックに挑戦しましょう。選択式やドロップダウン質問を使うことで、回答内容に応じて異なるセクションへ誘導できます。実際に操作するには、質問をクリックし、右下の三点メニューを押して、回答によるセクション移動を選択してください。各回答の横に移動先を選べるドロップダウンが表示されます。

3. 好きな場所にリンクを挿入

フォームのヘッダーや質問、説明文などのテキストエリアを編集すると、シンプルなテキストエディターが表示されます。その中にはリンクを挿入できるボタンもあり、外部サイトへのリンクを簡単に挿入できます。ただし、リンクを追加できるのはテキストエリアに限りません。

回答の選択肢にもリンクを追加できます。URLをそのまま回答欄に貼り付けるだけで、Googleフォームが自動的にリンクとして認識してくれます。

フォーム設定を活用するためのヒント　

Googleフォームの便利な機能の多くは、設定メニューに集まっています。画面上部のナビゲーションバーにある設定タブをクリックするとアクセスできます。

4. テストを作成

Googleフォームは、先生が授業用のテストを作成するツールとしてもよく使われています。テストにするをオンにすると、クイズ向けの設定がいくつか表示されます。

5. 回答の再編集を防ぐ

この設定を有効にすると、回答者はフォームを送信した後に内容を編集できなくなります。特にクイズなどの用途では、テスト中にスマートフォンなどに再びアクセスできるようになった後で答えを変更する、といった不正を防ぐのに効果的です。

6. フォームの質問をランダムに並べ替える

この設定もクイズでの不正防止に効果的です。クラスでクイズを受ける場合、質問の順序が常に同じだと、解答について情報を共有しやすくなります。各質問の回答もシャッフルすることで、不正行為をさらに難しくすることができます。

7. フォームの送信回数を制限する設定

回答タブの、1回の回答に制限オプションを有効にすると、同じユーザーがフォームに何度も回答するのを防止できるので、出席確認などで重複回答を避けたいときに役立ちます。

8. 回答者の管理に役立つメール収集のコツ

設定タブのメールアドレスを収集する機能を使うと、フォームの先頭にメールアドレス記入欄が設置されます。回答者がGoogleアカウントでログインしていれば、メールアドレスは自動で反映されます。

9. 回答内容の控えを回答者に提供する方法

回答者に回答のコピーを送信するオプションを使用すると、ユーザーが自分の回答を確認できるようにメール通知を送信できます。この機能を利用するには、まずメールアドレスを収集する設定をオンにしておく必要があります。メールアドレスの入力欄を追加するだけでは、Googleが送信先を特定できないため注意してください。

10. 進捗バーでフォームの途中経過を表示

「すぐ終わる5分アンケート」と言われて開いたのに、延々と質問が続いてがっかりした経験、ありませんか？そんなフォームでは、多くの人が途中で離脱してしまいます。

幸い、Googleフォームには進行状況バーを表示するというオプションがあります。この機能を使えば、回答者はフォームのどこまで進んでいるのかをひと目で把握できます。フォームの完了率を上げたいときや、最後まで回答してもらいたいときにとても有効な機能です。

11. フォーム送信後のメッセージを自由に編集

初期設定では「ご回答ありがとうございます。」と表示されますが、回答送信後のメッセージは、ほんのひと言の中に気遣いやブランドの印象を込めるチャンスです。リンクや割引情報、ちょっとした励ましの言葉を添えてみてはどうでしょうか。

応用テクニックでもっと便利に

カテゴリ分けは難しいものの、実用性の高いヒントをいくつかご紹介します。

12. カスタムテーマを活用

フォームの見た目や雰囲気は、テーマをカスタマイズすることで自由に変えることができます。画面上部にあるパレットのアイコンをクリックすると、デザインを調整するためのオプションが表示されるので、フォントや色、ヘッダー画像などを変更して、あなたのフォームをより魅力的に仕上げましょう。

13. Googleスプレッドシートを使ってデータを分析

フォーム上部にある回答タブでは、誰がどのように回答したかを確認できます。さらにそのデータを活用してレポートを作成したい場合は、Google スプレッドシートを使うのがおすすめです。スプレッドシートで表示をクリックすると、回答データをGoogleシートで管理・分析できます。

14. 事前入力機能

フォーム画面の縦に三つに並んだドットをクリックし、事前入力用リンクを取得を選択すれば、フォームの一部に事前に入力された回答を設定できます。

予め入力された情報があるフォームリンクを共有できるこの機能は、回答者の負担を減らしつつ、必要なデータ収集を実現することができます。

アドオンオプション

Googleフォームは、誰でも簡単に利用できる手軽さが魅力で、世界中で多くの人に使われています。ただし、機能面ではシンプルで、複雑な設定や高度な機能はあまり備わっていません。

シンプルなGoogleフォームも、アドオンを使えば機能がグッと広がります。ここで人気のアドオンをご紹介します。

15. フォームの回答を制限

フォームに制約を適用したい場合、formLimiterが便利です。回答数の上限を設定したり、特定の日時以降は回答を締め切ったりすることが可能です。

16. フォームの回答を受け取ったら通知を受け取る方法

すでにご紹介したように、Googleフォームでは回答者に自動でメールを送信することができます。では、フォームに回答があるたびに自分にも通知を受け取りたい場合はどうでしょうか？そんなときに役立つのが、Google公式のアドオン、Form Notificationsです。

17. フォームの見た目や雰囲気を細部まで自由に設定

前章でテーマ機能についてご紹介しましたが、選択肢が少なく物足りなさを感じることもあります。そんなときは、Formfacadeを使ってさらに細かくフォームの見た目を調整することができます。

Jotformでさらにたくさんの便利な機能や裏技を活用しよう

Googleフォームの機能は限られているため、追加機能は多くの場合アドオンに頼らなければなりません。もしGoogleフォームが完全な独立製品なら、これほど多くのアドオンは必要ないでしょう。しかし、その便利さには代償として料金が発生することもあります。

だからこそ、豊富で高機能なフォーム作成が必要なときには、Jotformを利用するのが最適です。ここで紹介した機能はもちろん、他のサービスではアドオンでしか使えないような機能も、Jotformにはすべて含まれています。さらにJotformでは、フォームの細かな設定やカスタマイズも自由に行うことができます。ぜひ一度お試しいただき、無料登録してみてください。

写真提供：Julia Khalimova