会議室予約の管理は、スプレッドシート、メールのやり取り、または土壇場での競合を意味する必要はありません。Jotformを使用すると、あらゆる規模のチームが、会議室の希望、日付、時刻、参加者数、設備要件など、必要なすべての詳細を1か所で収集するカスタム会議室予約フォームを作成できます。
Jotformの無料会議室予約テンプレートですぐに始めましょう。事前に構築されたフォームを選び、スペースやポリシーに合わせてカスタマイズし、すぐに予約の受付を開始できます。
メリット
Jotformのドラッグ&ドロップフォーム作成ツールを使用すると、数分で組織に合わせた会議室予約フォームを作成できます。部屋の選択、日時、参加者数、AV機器のニーズ、ケータリングリクエストのフィールドを追加できます。フォームをイントラネットに埋め込んだり、リンク経由で送信したり、各部屋の外のタブレットに表示したりできます。
送信されたすべての予約は、Jotformテーブルに自動的に流れ込みます。そこで、部屋、日付、またはリクエスト者ごとに予約を表示、フィルタリング、並べ替え、検索できます。これにより、予約状況を一目で確認し、空き状況のギャップを特定し、問題になる前にスケジュールの競合を発見することが簡単になります。
会議室の確定前にマネージャーの承認が必要な組織向けに、Jotformワークフローを使用すると、予約フォームに直接複数ステップの承認プロセスを組み込むことができます。誰かがリクエストを送信すると、ワークフローが適切な承認者にルーティングし、承認者はワンクリックで承認または拒否できます。自動通知メールにより、すべての段階で全員に情報が伝わります。
Jotformのフォーム設定では、タイムスロットごとに送信を制限できるため、同じ会議室が重複する期間に2回予約されることがありません。リアルタイムのメール確認とカレンダー統合を組み合わせることで、チームはどの会議室が利用可能で、どの会議室が使用中かを常に正確に把握できます。
Jotformアプリを使用すると、すべての会議室予約フォームを1つのブランド化されたモバイルフレンドリーなインターフェースに収容するスタンドアロンの予約ポータルを構築できます。従業員、メンバー、またはゲストは、任意のデバイスからポータルにアクセスし、管理者に連絡することなく必要なスペースを予約できます。
ユーザーの声
オフィスの各フロアまたは会議室ごとに個別の予約フォームを設定し、すべての送信を共有のJotformテーブルビューに収集します。施設チームは建物全体の会議室使用状況を監視し、容量計画のために需要の高い期間にフラグを立てることができます。
コワーキングスペース運営者は、Jotformを使用してメンバーがプライベートオフィスやフリーアドレスデスクの予約をオンラインでセルフサービスできるようにすることができます。予約フォームとJotformアプリを組み合わせることで、利用可能なすべてのスペースと予約フォームに1か所でアクセスできるメンバーポータルを作成できます。
部門や教員はJotformを通じて会議室リクエストを送信でき、その後Jotformワークフローを介して登録担当者または施設承認者にルーティングされます。
コミュニティ組織は会議室予約フォームを公開し、住民やメンバーグループがホール、キッチン、または会議スペースをリクエストできるようにすることができます。
Jotformに関するご質問にお答えします。よくあるご質問はFAQをご覧ください。またはサポートチームまでお問い合わせください。
会議室予約ソフトウェアは、従業員やメンバーが利用可能な会議室を検索し、特定の時間に予約できるツールです。二重予約を防ぎ、スケジュールの競合を減らし、管理者にスペースの使用状況を可視化します。Jotformを使用すると、専用の会議室管理ソフトウェアを購入することなく、オンラインフォーム、テーブル、承認ワークフローを使用してカスタム会議室予約システムを構築できます。
Jotformでは、会議室予約リクエストの詳細を取得するオンラインフォームを作成します。リクエスト者の名前、必要な部屋、日時、参加者数、機器要件などです。送信はJotformテーブルに保存され、簡単にレビューでき、Jotformワークフローで自動承認フローを設定できるため、マネージャーは予約を確認または拒否できます。予約が承認されると、確認メールが自動的に送信されます。
はい。Jotformでは、タイムスロットごとに送信制限を設定できるため、同じ部屋を同じ期間に2回予約することはできません。また、一意の送信フィールドと条件付きロジックを使用して、リクエストが通過する前に検証することもできます。より大量の環境では、Jotformをワークフローベースの承認プロセスと組み合わせることで、さらなる制御レイヤーが追加されます。
コーディングは不要です。Jotformのドラッグアンドドロップ式フォーム作成ツールを使用すると、フィールドを視覚的に追加、削除、並べ替えることができます。Jotformの事前構築された会議室テンプレートの1つから始めて、数分でスペース、ブランディング、ポリシーに合わせてカスタマイズできます。
はい。Jotformワークフローを使用すると、定義された承認チェーンを通じて予約リクエストをルーティングできます。誰かが会議室予約フォームを送信すると、リクエストは自動的に指定された承認者に送信され、承認者は承認または拒否できます。自動通知によりリクエスト者に情報が伝わり、すべての決定が参照用に記録されます。
すべての会議室予約フォームの送信は、Jotformテーブルに自動的に記録されます。スプレッドシートのようなインターフェースで、すべての予約を確認できます。日付、部屋、ステータス、リクエスト者でフィルタリングでき、予約を瞬時に検索できます。テーブルは、視覚的なスケジュール概要のための色分けビューやカレンダー統合もサポートしています。
はい。Jotformアプリを使用すると、すべての会議室予約フォームを1か所にまとめたカスタムブランドポータルを作成できます。スタッフやメンバーは、任意のデバイスからポータルにアクセスし、利用可能な部屋を閲覧し、管理者に連絡することなく予約を送信できます。ポータルをスタンドアロンURLとして公開したり、イントラネットに埋め込んだりできます。
JotformはGoogle Calendarと統合されているため、確定した会議室予約は自動的にカレンダーイベントを作成できます。これにより、手動入力なしでチームのスケジュールを同期できます。Jotformは、ネイティブ統合やZapier接続を通じて、Microsoft 365ツールを含む数百の他のアプリとも統合されています。
はい。Jotformのメール通知設定を使用すると、リクエスト者が予約フォームを送信するとすぐに、そしてリクエストが承認されたときに再度、自動確認を送信できます。予約の詳細、部屋の場所、会議前にリクエスト者が必要とする指示を含む確認メッセージをカスタマイズできます。
Jotformは、転送中のデータを保護するために256ビットSSL暗号化を使用し、すべての送信はクラウドに安全に保存されます。JotformはGDPR対応、HIPAA対応（エンタープライズプランで）、およびSOC 2 Type II認証を取得しています。フォームと送信データへのアクセス権を管理でき、ユーザーロールごとにアクセスを制限できます。
はい。すべてのJotformフォームは完全にモバイル対応で、あらゆる画面サイズに自動的に調整されます。従業員はスマートフォンやタブレットから会議室予約リクエストを送信できるため、誰かがすぐに部屋を必要とする場合のその場での予約に特に便利です。
はい。Jotformの無料プランでは、最大5つのフォームを作成し、月間最大100件の送信を収集できます。これは小規模チームや時々の会議室予約には十分です。より大規模なチームで予約量が多い場合、有料プランは手頃な月額料金から始まり、無制限のフォーム、より高い送信制限、承認ワークフロー、高度な統合が含まれます。