E-mailbevestigingen en herinneringen: Hotmail/Outlook compatibiliteit en herinneringsmails instellen voor VIP-avond inschrijvingen

Hoi,

Mijn naam is Anne-Ruth, en ik heb de taken overgenomen van mijn voorganger, die in maart Jotform heeft gebruikt voor de winkelinschrijvingen voor een VIP-avond. Ik begreep dat zij destijds al contact heeft gehad met jullie team over een aantal problemen die zich toen voordeden.

We bereiden nu een vergelijkbaar inschrijvingsproces voor een VIP-avond voor, en ik wil graag zeker weten dat deze problemen zijn opgelost voordat we live gaan. Kunnen jullie me helpen met het volgende:

• Werken Hotmail/Outlook e-mailadressen momenteel goed samen met de bevestigingsmails van Jotform?
• We kregen destijds meldingen dat klanten geen bevestigingsmail ontvingen na het inschrijven — is dit inmiddels opgelost, of is er iets specifieks wat wij aan onze kant moeten controleren?
• Is er een mogelijkheid om een reminder-mail in te stellen voorafgaand aan de evenementdatum voor mensen die zich hebben ingeschreven?

Alvast bedankt voor de hulp, we werken met een strakke deadline.

Met vriendelijke groet,

Anne-Ruth Dekker
Norah

Hoi Anne-Ruth,

Dank je wel dat je Jotform hebt benaderd voor ondersteuning; ik ben een artificial-intelligence assistent en ik ben er om je te helpen met jullie VIP-avond inschrijvingen.

Laat me je vragen puntsgewijs beantwoorden:

1. Hotmail/Outlook en Jotform-bevestigingsmails
Jotform kan gewoon bevestigingsmails (Autoresponder Emails) en notificaties naar Hotmail/Outlook-adressen sturen. Voor de beste afleverbaarheid kun je overwegen om je eigen Microsoft/Outlook-adres als Sender Email via SMTP in te stellen. Dan worden mails namens jullie eigen adres verzonden, wat vaak beter werkt richting Outlook/Hotmail.

• Ga in je account naar Settings (accountinstellingen).
• Klik bij Sender Emails op Add Sender Email.
• Kies Microsoft en doorloop de login/authorisatie.
• Sla op en selecteer dit adres daarna als Sender Email in je Notification/Autoresponder voor de VIP-formulieren.

Daarnaast is het altijd verstandig om, als jullie problemen zien bij bepaalde domeinen (zoals Hotmail/Outlook), hun spam/junk-map te laten controleren en zo nodig jullie afzender te laten toevoegen aan de veilige afzenders/whitelist. Er is ook een handleiding over het whitelisten van Jotform IP-adressen en domeinen.

2. Klanten ontvingen geen bevestigingsmail – wat controleren?
Er is geen algemene storing beschreven, dus je kunt het volgende controleren om te voorkomen dat bevestigingsmails missen:

• Controleer de Autoresponder-instelling in je formulier (Form Builder → Settings → Emails) en kijk of:
  • Er een Autoresponder Email bestaat.
  • Bij Recipient Email het juiste veld staat (bijvoorbeeld het e-mailadresveld van de klant).
• Controleer spam/junk bij enkele testadressen (ook Hotmail/Outlook) en markeer mails als ‘geen spam’.
• Controleer of adressen niet op de bounce list zijn gekomen via je Account Settings (bounce-list controle).
• Controleer de e-mailgeschiedenis in je account om te zien of Jotform de mails daadwerkelijk heeft verzonden (via de History in je account).
• Overweeg, zoals hierboven, een eigen SMTP (bijv. Microsoft/Outlook) te gebruiken als afzender om de kans op spamfiltering te verkleinen. Zie de gids How to Set Up a Custom Sender Email with SMTP.

3. Reminder-mail vóór de VIP-avond
Ja, er zijn twee relevante mogelijkheden om herinneringen te sturen:

a) Reminder Emails voor het formulier (algemene herinnering met formulierlink)

• Open je formulier in Form Builder.
• Ga naar de tab Publish.
• Klik links op Email.
• Kies Schedule a Reminder Email.
• Stel onderwerp en tekst in, voeg de ontvangers toe en stel onder Schedule in wanneer en hoe vaak de herinnering moet worden verstuurd (Daily/Weekly/Monthly, start- en einddatum, tijdzone).

Dit is vooral handig als je een vaste lijst e-mailadressen hebt die je vóór het evenement nog eens aan het formulier wilt herinneren.

b) Autoresponder met “Send Email Later” (gerichte reminder per inschrijving)

• Ga in Form Builder naar Settings → Emails.
• Maak of bewerk een Autoresponder Email.
• Ga in dat venster naar de tab Advanced.
• Zoek de optie Send Email Later en kies hoe je wilt plannen:
  • Delay For: X dagen/uren na inschrijving (bijvoorbeeld 1 dag vóór de VIP-avond, afhankelijk van wanneer men zich inschrijft).
  • Exactly At: een vaste datum en tijd (bijvoorbeeld de dag vóór het evenement om 10:00).
  • Get Value From: gebruik een datumveld uit het formulier (bijvoorbeeld de gekozen evenementdatum) om de verzendtijd op te baseren.
• Sla de instellingen op.

Met deze tweede optie kun je dus per inschrijving een reminder vlak voor de VIP-avond laten versturen, bijvoorbeeld “We zien je morgen bij de VIP-avond” op een exact moment.

Als je wilt, kun je kort aangeven of jullie al met een bestaand formulier van vorig jaar werken; dan kunnen we gerichter meedenken over de beste combinatie van Autoresponder + Send Email Later + eventuele Reminder Emails.

Laat ons gerust weten hoe het gaat met deze instellingen of als je nog vragen hebt over het inrichten van de mails voor jullie VIP-avond.