Eficiência não é apenas sobre concluir tarefas. Na plataforma Jotform, trata-se de reduzir atritos, centralizar dados e garantir que os fluxos de trabalho avancem de um envio de formulário até uma tarefa concluída sem muita intervenção manual.
É por isso que estamos animados em anunciar uma nova integração. A Jotform agora se integra perfeitamente ao Todoist, uma das principais plataformas de gerenciamento de tarefas do mercado.
Essa integração, já disponível dentro do Criador de Formulários Jotform, permite que você converta automaticamente os envios recebidos em tarefas acionáveis no Todoist. Chega de inserção manual. Chega de copiar informações de uma tela para outra. Apenas fluxos de trabalho mais eficientes e tarefas organizadas instantaneamente.
Como funciona: Mapeamento flexível para mais controle
Essa integração não apenas adiciona um link da Jotform a uma tarefa no Todoist. Incluímos recursos avançados de mapeamento de campos para que você possa definir exatamente como os dados passam do formulário para seu fluxo de gerenciamento de projetos.
Veja como funciona.
- No Criador de Formulários Jotform, na barra de navegação no topo da página, clique em Configurações.
- No menu à esquerda, clique em Integrações.
- Na seção de Integrações no painel principal, pesquise por Todoist e clique nele.
- Clique em Autenticar.
- Na tela de login do Todoist que será exibida, faça login na sua conta e conceda acesso. Se você já tiver feito login antes, basta selecionar sua conta no menu suspenso e clicar em Autenticar. Para usar outra conta, clique em Usar outra conta.
- Depois de conectar seu Jotform ao Todoist, configure o seguinte:
- Projetos. Escolha o projeto do Todoist onde a tarefa será criada. Isso define onde a tarefa ficará e quais configurações, fluxos e permissões do projeto serão aplicados.
- Campos da tarefa. Selecione os campos do Todoist à esquerda e associe-os aos campos do seu formulário à direita. Para adicionar mais, clique em Adicionar Campo.
- Clique em Salvar e pronto.
Quando alguém envia uma resposta no formulário, a integração aciona a ação de criação de tarefa no Todoist, transferindo os dados exatamente como você definiu. Você pode mapear os campos do seu Jotform diretamente para as propriedades das tarefas no Todoist:
- Conteúdo: Defina o título da tarefa usando dados do formulário.
- Descrição: Transfira detalhes mais complexos, explicações ou observações do cliente diretamente para o corpo da tarefa.
- Seleção de projeto: Direcione as respostas para projetos específicos previamente definidos no Todoist.
- Prioridade: Associe níveis de prioridade do formulário às configurações de prioridade do Todoist.
- Data de vencimento: Agende automaticamente as tarefas com base nos campos de prazo.
- Etiquetas: Categorize as tarefas para facilitar filtros e relatórios entre projetos.
- Usuário responsável: Atribua a tarefa a um membro específico da equipe imediatamente após o envio.
Impacto no mundo real: 4 casos de uso para você
Essa integração conecta a coleta de dados à execução prática. Veja alguns exemplos de como você pode usar essa combinação para maximizar a eficiência.
1. Centralização de tarefas e planejamento diário
O maior desafio no planejamento diário é organizar e priorizar as solicitações recebidas. Se você gerencia uma fila de suporte interno ou uma caixa de entrada de solicitações de marketing, Jotform se torna a porta de entrada digital para coletar essas demandas.
- Cenário: Um formulário de helpdesk de TI com alto volume de solicitações.
- Fluxo de trabalho: Quando um usuário envia um chamado, o campo “Resumo do problema” é mapeado para o conteúdo da tarefa (título) no Todoist. O campo “Prazo solicitado” é mapeado para a data de vencimento.
- Resultado: O responsável pelo helpdesk começa o dia com uma visualização “Hoje” já preenchida e priorizada no Todoist, em vez de ter que vasculhar uma caixa de e-mails lotada, permitindo um planejamento diário imediato e orientado por dados.
2. Conformidade recorrente e lembretes simplificados
Para equipes que lidam com conformidade regulatória, auditorias de segurança ou inspeções de equipamentos, o desafio é lembrar quando a tarefa deve ser realizada novamente.
- Cenário: Uma inspeção de segurança mensal obrigatória.
- Fluxo de trabalho: Um gestor de instalações realiza a inspeção e envia um formulário de inspeção pela Jotform. A próxima inspeção é agendada automaticamente.
- Mapeamento: O envio do formulário é associado a uma etiqueta #Compliance no Todoist. Um campo oculto no seu Jotform (como “Próxima data de revisão”) é automaticamente vinculado ao campo de data de vencimento no Todoist.
- Resultado: Ao concluir a tarefa atual via Jotform, a próxima inspeção já é automaticamente agendada no Todoist, garantindo que você nunca perca um prazo de conformidade.
3. Gerenciamento acelerado de projetos e metas
Mapear novas solicitações de trabalho para projetos estratégicos da organização é essencial para atingir metas trimestrais.
- Cenário: Um formulário de “Início de novo cliente” usado pela equipe de vendas.
- Fluxo de trabalho: Assim que o cliente preenche o formulário, o envio é direcionado para um projeto dedicado de “Onboarding de clientes” no Todoist.
- Mapeamento: Detalhes estratégicos de um campo como “Resumo dos objetivos do cliente” são mapeados para a descrição, enquanto um campo de “Valor do contrato” pode ser associado a etiquetas de prioridade (por exemplo, #ClienteNivel1).
- Resultado: Gerentes de projeto veem imediatamente novas iniciativas entrando no projeto correto, com todo o contexto necessário e prontas para o planejamento estratégico.
4. Colaboração fluida e visualização da produtividade
A gestão de fluxos de trabalho falha quando as tarefas não são atribuídas ou quando não está claro quem é o responsável. A integração entre Jotform e Todoist ajuda a eliminar essa falta de clareza.
- Cenário: Um formulário de solicitações de materiais criativos para todo o departamento.
- Fluxo de trabalho: Quando um gerente de marketing solicita um material, ele utiliza um formulário que inclui um campo “Selecionar designer”.
- Mapeamento: Esse campo é vinculado diretamente ao responsável pela tarefa no Todoist.
- Resultado: O membro específico da equipe criativa é notificado instantaneamente no Todoist quando uma nova tarefa entra na sua fila. Os gestores podem então usar a visualização em quadro do Todoist para acompanhar o fluxo de produção e equilibrar a carga de trabalho da equipe com base nos dados em tempo real do formulário.
Experimente já
A integração Jotform + Todoist já está disponível no Criador de Formulários para usuários dos planos Bronze, Prata e Ouro. Comece a conectar seus fluxos de dados diretamente ao seu fluxo de trabalho e experimente a verdadeira eficiência.
Enviar Comentário: