Como agendar um horário usando Jotform

Já participou de uma reunião que deveria ter acabado, tipo, 15 minutos atrás?

Você ouviu as sugestões, contribuiu com as discussões, leu as apresentações e ouviu todas as ideias que foram colocadas na mesa. Mas você tem uma aula para dar, uma reunião importantíssima com outro cliente, uma horário marcado com um consumidor ou um evento importante para participar – e está atrasado.

Jotform pode ajudá-lo a tomar as rédeas da sua agenda e assegurar que todos permaneçam informados. Atualizações recentes ao Criador de Formulários Jotform incluem um novo campo para o agendamento de horários que permite que os usuários escolham um horário para se reunirem com você ao preencher seus formulários para agendamentos personalizáveis.

Em inglês

Mais importante, o novo campo agendamento disponível no Criador de Formulários Jotform permite determinar a data, duração e frequência de suas reuniões. O campo agendamento também permite configurar reuniões em grupo e limitar o número de pessoas que podem agendar um único horário.

Uma vez que seu formulário for preenchido e submetido, todos os detalhes da reunião, incluindo sua data, horário e duração, serão armazenados em sua conta Jotform e enviados para o endereço de e-mail a ela associado. Caso tenha ativado uma Resposta Automática autoresponder para seu formulário, a reserva da reunião também será exibida nele. A “vaga” da reunião, por sua vez, será fechada para outras pessoas, ao menos que esta seja intencionalmente configurada como um evento em grupo.

Como um bônus adicional, você pode conectar o campo para Aagendamentos à integração ao Google Agenda da Jotform, a qual cria novos eventos automaticamente usando as informações submetidas através de seus formulários.

Para sua informação…

Se você está usando o seletor de datas e horários em seus formulários para criar eventos usando a integração ao Google Agenda, deve editar a integração no Criador de Formulários e conectá-la ao novo campo para agendamentos.

Além do agendamento de horários, o novo campo Agendamento da Jotform pode ser útil para a criação de formulários para pedidos, reservas, cadastros, voluntários ou fotografias.

Se você administra um negócio que exige que clientes ou funcionários estejam em um determinado local em um determinado horário, pode ser frustrante quando estes, ou você, se atrasam. Seus funcionários precisam saber quando seus trabalhos precisam ser feitos. Clientes, por sua vez, precisam confiar que você pode entregar um trabalho de qualidade dentro do prazo proposto.

O novo campo Agendamento da Jotform assegura que as expectativas estejam claras desde o princípio, permitindo que pedidos sejam entregues e serviços realizados em um período razoável de tempo.

Para adicionar um novo campo Agendamento a um formulário, clique no ícone Adicionar Elemento no Criador de Formulários.

Uma vez que tenha adicionado um campo Agendamento ao seu formulário, você pode configurar um processo para o agendamento de reuniões clicando no ícone Propriedades.

Detalharemos alguns dos principais pontos deste novo recurso para que você possa controlar completamente seu horário, evitar aborrecimentos desnecessários e aproveitar ao máximo seu dia.

O que você pode fazer com o campo Agendamento

  1. Evitar agendamentos conflitantes especificando quando reuniões podem ser realizadas

Ter muitas opiniões pode ser algo bom, mas deixar seu horário completamente aberto a agendamentos pode acarretar alguns problemas.

Por exemplo, as pessoas podem tentar marcar horários em dias em que você não está trabalhando ou em momentos nos quais você já possui outros compromissos importantes.

O campo da Jotform pode poupar certos incômodos, apresentando os horários disponíveis para agendamento apenas para datas e horários que se encaixam em sua agenda.

O novo campo Agendamento evita que as pessoas marquem horários muito distantes no futuro, permitindo-o indicar o início e fim do seu calendário. Esta opção (disponível na guia Limites do menu Propriedades) também o permite bloquear dias nos quais você não estará no escritório ou dias de férias.

Na guia Disponibilidade do menu Propriedades, você pode alocar períodos de tempo em determinados dias para agendamentos e reservar o restante para dar aulas, participar de reuniões semanais, entre outras atividades regularmente agendadas, sem se preocupar com a possibilidade de alguém agendar um horário neste mesmo período.

  1. Gerenciar seus agendamentos especificando seu tempo de duração

Uma reunião pode se prolongar demais e acabar por conflitar com outros compromissos importantes.

O novo campo Agendamento da Jotform o permite definir limites de tempo para os compromissos, de forma que você não fique sobrecarregado, evitando inconvenientes para você ou outros. Isto pode ajudá-lo a gerenciar seu tempo de forma inteligente, incorporando um formato de reunião previsível à sua agenda.

Este recurso permite que as pessoas planejem de acordo com suas restrições de tempo e agendem reuniões em horários que funcionem bem para todos os envolvidos.

Nem todas as reuniões são criadas da mesma forma e, por vezes, a duração de cada uma precisa ser algo diferente de 15, 30, 45 ou 60 minutos. Você pode usar a opção de Personalização (disponível na guia Disponibilidade do menu Propriedades) para indicar quanto tempo suas reuniões devem durar. Esta opção fornece a flexibilidade que você tanto precisa ao agendar horários.

  1. Reservar pausas para o almoço em sua agenda

Todos precisam de uma pausa em seus dias, especialmente quando lidando com múltiplos compromissos ou se esforçando para concluir tarefas pontualmente.

Pausas regulares podem, por vezes, proporcionar uma folga muito necessária, permitindo-o recarregar e desestressar para encarar o restante do seu dia. Estas também te proporcionam um momento para comer!

O novo campo para agendamentos da Jotform pode ajudá-lo a encontrar um momento em seu dia para pausas agendadas impedindo que pessoas agendem compromissos durante determinados períodos de tempo.

Esta opção – a qual pode ser configurada a partir da guia Disponibilidade no menu Propriedades – o assegura tempo suficiente para focar em outros assuntos importantes, seja colocar o trabalho em dia ou curtir um descanso.

  1. Controlar quantas pessoas podem participar de um mesmo agendamento

Reuniões individuais podem ser úteis quando duas pessoas precisam desenvolver estratégias, trocar feedback e resolver problemas que não envolvem outros indivíduos. Sendo assim, você provavelmente não quer que múltiplas pessoas reservem um horário designado para apenas uma.

Por outro lado, você pode precisar ter diversas pessoas em uma mesma sala para assegurar-se de que todos estejam por dentro do assunto e cientes de suas responsabilidades.

O campo para agendamentos da Jotform o permite decidir se deseja que apenas uma ou múltiplas pessoas possam reservar horários específicos através de seu formulário online.

Mesmo que múltiplas pessoas possam agendar uma mesma data e horário, você ainda pode manter o controle do seu horário limitando o número de reservas aceitas.

Esta opção – localizada na guia Avançado do menu Propriedades – também pode ser particularmente útil caso múltiplos clientes queiram agendar atendimento em um mesmo horário. Limitar o número de pessoas atendidas ao mesmo tempo reduz problemas quanto à capacidade, além de evitar a sobrecarga de seus funcionários.

  1. Impedir agendamentos de última hora ou uma grande quantidade de agendamentos no mesmo dia

Ninguém gosta de ser surpreendido por mudanças de última hora ou sobrecarregado por uma enorme quantidade de trabalho.

Ambos estes cenários podem acontecer caso muitos agendamentos surjam em sua agenda ou apareçam do nada no último minuto. Pode ser estressante acomodar estas reuniões e manter suas tarefas organizadas. Contudo, pedir para que as pessoas remarquem é inconveniente para todos.

E se existisse uma maneira de limitar o número de reuniões em seu dia e desativar os agendamentos antes de determinados intervalos?.

O novo campo para agendamentos da Jotform faz exatamente isso, logo, você não precisa se preocupar com reuniões surgindo do nada ou sugando uma boa parte do seu dia de trabalho.

Na guia Limites, localizada no menu Propriedades, você pode configurar o número máximo de eventos que podem ser agendados por dia. Você também pode indicar quanto tempo de aviso prévio é preciso antes de um evento para impedir que pessoas agendem reuniões com dois minutos de antecedência.

Estas configurações são aplicadas a toda a sua agenda, para que você não precise continuar constantemente protegendo seus dias de um número excessivo de reuniões.

Conclusão

É fácil encher seu calendário de agendamentos. Sem uma boa maneira de gerenciá-los, porém, você pode acabar por perder uma reunião, agendar múltiplas reuniões em um mesmo horário ou mesmo causar transtornos, acabando por minar sua produtividade.

Com o novo campo para agendamentos da Jotform, você pode abrir seu horário para novas reuniões e criar tempo para outros compromissos importantes. Inserir pessoas em seu planejador virtual não precisa ser algo tedioso e cansativo.

Não dê passos maiores que as pernas.

Experimente o novo campo Apara agendamentos da Jotform hoje mesmo e veja como estamos devolvendo para empresas ao redor do mundo o controle sobre seu trabalho.

This article is originally published on Jan 18, 2021, and updated on Nov 08, 2021.

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