Quando você deseja compartilhar um documento e garantir que ele tenha a mesma aparência em qualquer dispositivo, independentemente do software que a outra pessoa usa, os PDFs são o melhor formato para essa tarefa. Eles são o equivalente digital do papel, projetados para preservar a formatação em diferentes softwares e dispositivos. O que você vê é sempre o que você obtém.
No entanto, os PDFs são menos práticos se você precisa copiar os dados que eles contêm e colá-los em outro lugar. Quando você recebe um PDF repleto de dados, talvez demonstrações financeiras com linhas de detalhes sobre receitas e custos ou uma lista de participantes com linhas de nomes e informações de contato, é muito mais difícil trabalhar com esses dados do que seria com os mesmos dados em uma planilha do Excel.
Mesmo sendo mais difícil, não é impossível. Você pode converter pdf para excel com uma tabela de dados em uma planilha do Excel em segundos, geralmente de forma gratuita. Os melhores softwares de conversão de PDF para Excel funcionam com qualquer PDF, até mesmo documentos digitalizados sem texto editável. Aqui estão as melhores maneiras de converter PDFs em planilhas, com opções do Microsoft Office, Adobe Acrobat e ferramentas online gratuitas.
4 maneiras de converter rapidamente um PDF para Excel
A maneira mais rápida de converter pdf para excel é com o Adobe Acrobat online. É um conversor de PDF online surpreendentemente preciso que pode transformar quase qualquer PDF com uma tabela (seja com texto simples ou uma imagem formatada) em uma planilha do Excel editável em segundos, geralmente de forma gratuita.
Mas não é a única maneira de converter um PDF, e dependendo do que você deseja fazer, pode nem ser a melhor opção.
1. Importar o PDF diretamente para o Microsoft Excel
Se você deseja transformar um PDF em uma planilha do Excel, é provável que queira editar o texto, limpar os dados e colocar a planilha para trabalhar. Nesse caso, o melhor lugar para converter seu PDF é diretamente dentro do Excel.
O Microsoft Excel para Windows inclui conversão de PDF para Excel desde o final de 2020. Se você tem uma versão recente do Excel do Microsoft 365 (anteriormente Office 365) no seu PC, você pode extrair tabelas e texto de PDFs diretamente no Excel, sem a necessidade de ferramentas de terceiros. Ele não importará uma cópia perfeita do seu PDF, mas importará tabelas de forma confiável e as transformará em uma planilha.
Para importar dados de um PDF que inclui uma tabela de texto, primeiro abra uma nova planilha no Excel. Clique na guia Dados, selecione Obter Dados e depois clique em Do Arquivo e escolha Do PDF.
Em seguida, selecione o arquivo PDF que você deseja importar para o Excel.
O Excel mostrará os dados que descobriu no seu PDF. Dependendo do tamanho do seu arquivo PDF, o Excel pode mostrar várias tabelas, algumas com cabeçalhos ou outros textos do documento e algumas com nomes, números ou outros dados. Selecione a tabela que você gostaria de adicionar à sua planilha e clique em Carregar.
Em segundos, os dados do PDF preencherão sua planilha, prontos para você formatar e usar como desejar. Se você quiser importar outras tabelas do seu PDF, adicione uma nova planilha e repita o processo.
Se o seu PDF foi digitalizado a partir de um documento em papel ou contém dados tabulares em uma imagem, o importador de PDF do Excel pode mostrar uma mensagem “Esta tabela está vazia”, sem nenhum dado disponível para importar. Nesse caso, você pode usar a ferramenta de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) integrada do Excel para importar a tabela. Este recurso funciona no Excel no Windows e Mac, bem como no aplicativo web gratuito do Excel.
E como o Excel para Mac e o aplicativo web não suportam a importação de tabelas de PDF diretamente, este recurso é sua melhor opção para importar PDFs para o Excel no Mac ou online gratuitamente. A única ressalva é que você precisa estar online para que o recurso funcione.
Primeiro, tire uma captura de tela do seu PDF ou exporte o PDF como imagens JPEG em outro aplicativo. Em seguida, no Excel, abra um novo documento, clique na guia Dados, clique em Obter Dados… e escolha Dados da Imagem. (No Windows, você precisará primeiro escolher De outras fontes… no menu Obter Dados e depois selecionar Dados da Imagem.)
Após alguns momentos de extração dos dados, o Excel mostrará uma visualização da sua imagem e os dados extraídos em uma barra lateral. Você pode revisar os dados, editar qualquer informação imprecisa e depois inserir os dados na sua planilha.
Não é tão preciso quanto importar de uma tabela de texto em um PDF, e você pode notar alguns erros ou formatação menos consistente. Mas ainda é uma maneira prática de transformar uma imagem de uma tabela em uma planilha gratuitamente, com o Excel para a web.
2. Converter o PDF para o formato Excel com o Adobe Acrobat
Quer converter seu PDF inteiro, incluindo tabelas, imagens, títulos e outros detalhes, em uma planilha do Excel? O conversor de PDF para Excel integrado do Adobe Acrobat, disponível em seus aplicativos para Mac e Windows e através do conversor online gratuito de PDF para Excel da Adobe, é uma ótima opção para essa tarefa. Se você já tem uma cópia paga do Acrobat ou uma assinatura do Adobe Creative Cloud, é uma maneira especialmente conveniente de transformar documentos PDF completos em planilhas.
Primeiro, abra seu PDF no Acrobat normalmente. Clique na guia Converter, marque a opção Microsoft Excel e depois clique em Converter para XLSX.
Você também pode personalizar as configurações de conversão antecipadamente. O Acrobat pode mesclar o PDF inteiro em uma única planilha ou criar uma nova planilha para cada tabela ou página. Ele também pode dividir texto com separadores personalizados para uma conversão de números mais precisa. E inclui OCR para transformar imagens em PDFs em tabelas de texto editáveis em um dos seus 40 idiomas suportados.
A planilha convertida do Acrobat não será perfeita, especialmente se o PDF contém texto incorporado em imagens, mas parecerá muito mais próxima do PDF original do que uma planilha criada importando o PDF diretamente no Excel.
3. Use um conversor online de PDF para Excel
Outra opção é usar um conversor online de PDF para Excel. Um dos melhores é o site Converter PDF para Excel do Adobe Acrobat. É uma ferramenta gratuita que converte PDFs com o mesmo nível de qualidade dos aplicativos de desktop do Adobe Acrobat para Mac e Windows. Outra boa opção é o iLovePDF, que inclui um grande conjunto de ferramentas para converter PDFs em formatos como planilhas do Excel.
A ferramenta da Adobe requer apenas dois cliques para usar e funciona tanto com tabelas de texto quanto com imagens em arquivos PDF. Abra o site Converter PDF para Excel do Acrobat e arraste seu PDF, e o Acrobat o converterá automaticamente. Você pode então baixar o arquivo da planilha ou abri-lo diretamente no Excel para a web.
Observe que se você tentar converter um segundo PDF, a Adobe pedirá que você faça login primeiro. Você pode contornar isso abrindo o site em uma janela anônima para converter outro arquivo gratuitamente sem uma conta.
O conversor de PDF para Excel do iLovePDF é igualmente fácil de usar. Arraste e solte seu PDF no aplicativo, ou carregue-o do Google Drive ou Dropbox. Em seguida, escolha Sem OCR para converter um PDF com tabelas de texto gratuitamente ou selecione a opção OCR. (Como o OCR requer uma atualização paga, o aplicativo web do Acrobat pode ser a melhor opção aqui.)
De qualquer forma, em apenas alguns cliques, você pode converter pdf para excel gratuitamente online e depois editá-la no Excel, Google Sheets, Apple Numbers ou qualquer outro aplicativo de planilhas.
4. Converter PDFs digitalizados para Excel com OCR
Mais uma maneira de converter PDFs em planilhas é com qualquer ferramenta de OCR. Com o OCR cada vez mais integrado em navegadores, leitores de PDF e bibliotecas de imagens, você pode frequentemente apenas selecionar e copiar texto diretamente de um PDF ou captura de tela e depois colá-lo no Excel ou em outro aplicativo de planilhas.
Esta é uma das melhores maneiras de converter documentos digitalizados e outros PDFs com dados de tabela bloqueados em imagens. O OCR não é perfeito e pode ter dificuldades com digitalizações de baixa qualidade, cores de baixo contraste ou tabelas mais complicadas, mas pode tornar possível a conversão de PDF para planilha quando de outra forma não seria.
Por exemplo, você pode abrir um PDF no Preview em um Mac, iPad ou iPhone e depois copiar o texto diretamente de uma tabela PDF e colá-lo em uma planilha. Da mesma forma, o aplicativo Fotos reconhece automaticamente texto em imagens, então você pode copiar texto de uma captura de tela de um PDF.
Em um PC Windows ou Mac, o leitor de PDF integrado do Google Chrome também inclui suporte a OCR. Abra um PDF e, após alguns momentos, você pode selecionar e copiar o texto reconhecido.
Outra opção são as ferramentas de OCR integradas em editores de documentos, incluindo o Microsoft Word para Windows e o Google Docs. Ambos podem converter PDFs inteiros, incluindo texto formatado, imagens e dados tabulares, em documentos editáveis com tabelas que você pode então copiar para uma planilha.
No Microsoft Word para Windows, abra o PDF e ele o converterá automaticamente em um documento editável. Ele pode reconhecer texto e tabelas em imagens de PDFs também, mesmo se você estiver offline. Você pode então formatar a tabela no Word ou copiá-la e colá-la no Excel.
Com o Google Docs, você precisará primeiro carregar seu PDF no Google Drive. Abra o Google Drive no seu navegador e depois clique no botão de menu ou clique com o botão direito no arquivo e escolha abrir no Google Docs. Ele pode converter tabelas de texto e reconhecer texto de imagens, embora nos meus testes a formatação final tenha sido menos precisa do que as conversões do Word, Excel ou Acrobat. É bom o suficiente para copiar dados de um PDF, mas não tão eficaz para converter completamente um PDF em uma planilha.
Como converter apenas uma tabela ou parte de um PDF para Excel
Quer converter apenas parte de um PDF em uma planilha, como uma seção de uma tabela ou uma única tabela de um documento maior? A melhor opção é primeiro tirar uma captura de tela da tabela do seu PDF para capturar apenas os dados específicos que você deseja converter. Em seguida, converta-a em uma planilha com a opção Dados da Imagem do Excel ou com software de OCR como Word ou Docs.
De qualquer forma, sua conversão provavelmente será mais precisa com o OCR focado apenas no texto específico que você deseja reutilizar em uma planilha. Você também terá menos dados estranhos para limpar e mais tempo para gastar formatando sua tabela e trabalhando com suas informações.
Precisa de uma maneira melhor de transformar dados em arquivos PDF? O Jotform tem a solução
Excel, Acrobat e outras ferramentas cobrem você quando você já tem dados em um PDF e precisa extraí-los para uma planilha. Mas se você está coletando dados desde o início, a melhor opção é pular o PDF completamente e coletar os dados em um formulário que salva automaticamente as entradas tanto em uma planilha quanto em um PDF. O Jotform é um dos melhores criadores de formulários para substituir PDFs por um fluxo de trabalho de coleta de dados mais moderno.
Se você tem formulários PDF existentes para as pessoas preencherem, a ferramenta Formulários PDF Inteligentes do Jotform pode convertê-los automaticamente em formulários web que funcionam em todos os dispositivos. Ou você pode criar novos formulários do zero usando mais de 20.000 modelos de formulários profissionais para pedidos, informações de cadastro, registros de manutenção, relatórios de entrega e muito mais. O Jotform inclui campos para coletar quaisquer detalhes que você precise, incluindo assinaturas, com fluxos de trabalho de aprovação para ajudar a automatizar tarefas com dados de formulários.
O Jotform pode então salvar seus dados em Tabelas, onde você pode analisá-los no Jotform, usar o Criador de Relatórios do Jotform para criar painéis ou exportar entradas de formulários para uma planilha para análise mais profunda no Excel. E se você ainda precisar de PDFs prontos para impressão, o Editor de PDF do Jotform permite que você crie designs de documentos personalizados que são preenchidos automaticamente com dados de novas entradas de formulários.
É uma maneira fácil de criar contratos, faturas, relatórios de trabalho e muito mais em formato PDF a partir de um formulário, ao mesmo tempo em que salva automaticamente os dados do formulário em uma planilha.
Este artigo é para administradores, equipes financeiras, equipes de operações, analistas e usuários de pequenas empresas que precisam transformar dados de PDF em planilhas editáveis do Excel sem entrada manual de dados.
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