Como preencher uma boleta de depósito: guia passo a passo

Se você tem uma pequena empresa, depositar dinheiro e cheques faz parte da rotina, mas o simples comprovante que acompanha o depósito ainda confunde muita gente. Se você preencher errado, o depósito pode atrasar; se preencher certo, o dinheiro chega à conta correta em poucos minutos.

No entanto, não há muito segredo. Uma ficha de depósito é apenas um formulário curto que informa ao banco a quem pertence a conta e exatamente quanto você está depositando em dinheiro e cheques. Depois que você entende o layout de uma ficha de depósito, preencher se torna algo natural.

Neste guia, vamos explicar o que é uma ficha de depósito e onde obter uma, e apresentar um passo a passo claro, em sete etapas, de como preencher uma ficha de depósito corretamente. Também vamos mostrar como gerar fichas de depósito profissionais para seus clientes e responder às dúvidas mais comuns sobre depósitos bancários.

O que é uma ficha de depósito?

Uma ficha de depósito, às vezes chamada de boleto ou guia de depósito, é um formulário em papel que permite adicionar dinheiro ou cheques a uma conta em um banco ou cooperativa de crédito. Pense nela como um conjunto de instruções para o caixa: ela registra quanto dinheiro você está depositando, em que forma (espécie ou cheque) e qual conta deve recebê-lo.

A maioria das fichas de depósito pede as mesmas informações: seu nome, o número da conta, a data, o valor em dinheiro que você está depositando, uma lista detalhada de cada cheque e o valor total do depósito. Algumas fichas incluem um campo de “Menos Dinheiro Recebido” caso você queira receber de volta uma parte dos fundos depositados, além de uma linha de assinatura que só precisa ser usada em determinadas situações. 

As fichas de depósito têm utilidade para os dois lados do balcão. Para o cliente, o comprovante recebido depois é a prova de que o banco aceitou seu dinheiro. Para o banco, as fichas de depósito criam um registro por escrito das transações do dia, para que nada fique sem contabilização.

Onde obter uma ficha de depósito

Normalmente, você não precisa ir longe para encontrar uma:

• No seu talão de cheques: quando você solicita um talão de cheques, a maioria dos bancos inclui no final um bloco de fichas de depósito pré-impressas. Muitas vezes, elas já vêm com seu nome e o número da conta preenchidos.
• Na agência do seu banco: geralmente há uma pilha de fichas genéricas em branco perto do balcão ou no saguão. Você preencherá seus dados à mão.
• Imprima a sua própria: você pode baixar uma ficha no site do seu banco, comprar fichas genéricas em uma papelaria ou loja de materiais de escritório, ou gerá-las a partir de um software de contabilidade ou de um modelo online.

Se a sua ficha for genérica, esteja preparado para escrever os dados da sua conta.

Os 7 passos para preencher uma ficha de depósito bancário

Aqui está todo o processo, dividido em etapas simples. Não se preocupe se a sua ficha for um pouco diferente da descrita aqui; o layout varia de banco para banco, mas as informações são quase sempre as mesmas.

Passo 1: pegue sua ficha de depósito e reúna seu dinheiro

Pegue uma ficha de depósito e deixe seu dinheiro e seus cheques à mão. Separe-os em duas pilhas, pois os valores em dinheiro e em cheque são registrados em linhas diferentes. Certifique-se de que todos os cheques estejam endossados (assinados no verso) antes de entregá-los.

Passo 2: escreva a data

Preencha a data atual no campo indicado. Essa é a data em que você está fazendo o depósito, e ela ajuda você e o banco a manterem um registro preciso da transação.

Passo 3: adicione seu nome e o número da conta

Escreva seu nome exatamente como aparece na sua conta e, em seguida, informe o número da conta no espaço indicado. Se você estiver usando uma ficha pré-impressa do seu talão de cheques, essas informações podem já estar preenchidas, mas é importante conferir se estão corretas. Algumas fichas também têm um espaço para o código de identificação do banco (número de roteamento), embora o caixa muitas vezes possa preenchê-lo para você.

Passo 4: informe o valor em dinheiro

Na linha indicada como “Dinheiro”, escreva o valor total das cédulas e moedas que você está depositando. Normalmente, há duas caixas: a maior, à esquerda, é para os reais, e a menor, à direita, é para os centavos. Se você estiver depositando apenas cheques e não tiver dinheiro em espécie, deixe essa linha em branco.

Passo 5: liste seus cheques individualmente

Cada cheque ocupa uma linha própria. Ao lado do valor, geralmente há um pequeno espaço para anotar o número do cheque, o que ajuda o banco a acompanhar cada item separadamente.

Se você tiver mais cheques do que linhas na frente, vire a ficha de depósito. O verso normalmente tem uma seção adicional para o excedente. Some os valores desses cheques extras no verso e, em seguida, transfira esse total para a linha “Total do Verso” na frente. Por exemplo, se você tem cinco cheques e apenas três linhas na frente, liste dois cheques no verso, some os valores deles e leve esse subtotal para a frente.

Passo 6: some tudo e solicite dinheiro de volta, se quiser

Some o valor em dinheiro e os valores dos cheques e, em seguida, escreva o resultado na linha “Subtotal”.

Se você quiser receber parte do valor depositado em dinheiro, use a linha “Menos Dinheiro Recebido”. Digamos que você esteja depositando um cheque de R$ 200, mas queira receber R$ 40 na hora; nesse caso, você escreveria “R$ 40” aqui. Depois, subtraia esse valor do subtotal e escreva o resultado na linha final “Total”. Se você não quiser receber nenhum valor de volta, o total será igual ao subtotal.

Passo 7: assine, se necessário, e entregue

Você só precisa assinar a ficha de depósito se estiver solicitando dinheiro de volta. Nesse caso, assine na linha indicada. Caso contrário, normalmente você pode pular essa etapa do processo.

Entregue a ficha preenchida, junto com o dinheiro e os cheques, ao caixa. Ele processará tudo e lhe entregará um comprovante. Guarde esse comprovante como prova do seu depósito até que os fundos apareçam na sua conta.

Algumas dicas para evitar erros comuns

Uma ficha de depósito é bastante tolerante, mas alguns pequenos erros podem atrasar o processo:

• Confira o número da sua conta: um único dígito errado pode enviar seu dinheiro para o lugar errado.
• Coloque os centavos na caixa certa: misturar as colunas de reais e centavos é um deslize comum.
• Não se esqueça do verso: se você listou cheques no verso, certifique-se de transferir esse subtotal para a frente, ou o seu total não vai bater.
• Endosse seus cheques: cheques sem assinatura podem atrasar o seu depósito.

Se você cometer um erro, não tente rabiscar por cima. Avise o caixa para que ele possa ajudar a corrigi-lo antes que o depósito seja processado.

E os depósitos em caixas eletrônicos e pelo celular?

As fichas de depósito em papel nem sempre são mais necessárias. Muitos caixas eletrônicos agora leem cheques e contam o dinheiro automaticamente, então basta seguir as instruções na tela. A maioria dos aplicativos bancários também permite depositar cheques tirando uma foto, e muitas empresas hoje preferem aceitar pagamentos online em vez de lidar com cheques e dinheiro em espécie.

Dito isso, os depósitos pelo celular geralmente processam cheques, não dinheiro em espécie; portanto, se você tem cédulas para depositar, ir até o banco (e preencher uma ficha de depósito rapidamente) ainda costuma ser o melhor caminho. Por isso, saber como preencher uma continua sendo uma habilidade útil.

Gere fichas de depósito personalizadas em minutos com o Jotform

As etapas anteriores são para pessoas físicas que fazem depósitos pessoais, mas, se você administra um banco, uma cooperativa de crédito ou uma empresa de serviços financeiros que precisa emitir fichas de depósito para os clientes, preencher fichas à mão a cada transação simplesmente não é escalável.

É aí que entra o modelo gratuito de ficha de depósito do Jotform. Em vez de produzir as fichas uma a uma, você preenche um formulário online curto com as informações de contato do cliente, os dados da conta e o valor do depósito, e o modelo converte automaticamente cada envio em um PDF limpo e profissional, pronto para baixar, imprimir ou enviar por e-mail.

Veja algumas maneiras pelas quais o modelo de ficha de depósito do Jotform facilita o processamento de depósitos:

• Fichas profissionais e com a sua marca: com o Editor de PDF de arrastar e soltar do Jotform, você pode adicionar o logotipo da sua instituição, ajustar fontes e cores e incluir seus próprios termos e condições, para que todas as fichas combinem com o restante da sua identidade visual.
• Assinaturas eletrônicas integradas: permita que os clientes assinem a ficha de depósito eletronicamente com o Jotform Sign. Não é necessário imprimir nem digitalizar.
• Envio automático: configure uma resposta automática para enviar a cada cliente, por e-mail, uma cópia da ficha de depósito assim que o formulário for enviado, para que ele sempre tenha um registro.
• Controle de registros organizado: adicione um widget de ID único para atribuir a cada PDF o seu próprio número de ficha de depósito, o que simplifica muito o acompanhamento e a conciliação das transações.

Por ser um modelo sem código, você não precisa de nenhum conhecimento técnico para começar. Basta personalizá-lo de acordo com o seu fluxo de trabalho e começar a gerar fichas de depósito bem-feitas em minutos. É uma maneira prática de agilizar o atendimento e oferecer aos seus clientes uma experiência bancária mais fluida.

Deixe o Jotform cuidar da papelada para você

Preencher uma ficha de depósito é uma dessas pequenas tarefas bancárias que parecem confusas na primeira vez e totalmente rotineiras nas seguintes. Escreva seus dados, separe o dinheiro dos cheques, some tudo e pronto.

E se você cuida dos depósitos do lado empresarial, e não do pessoal, não precisa preencher fichas à mão. O modelo de ficha de depósito do Jotform transforma o envio rápido de um formulário em um PDF bem-feito e pronto para compartilhar, para que você gaste menos tempo com a papelada e mais tempo atendendo seus clientes.