A maioria dos consultórios odontológicos não tem um problema de cobrança. Eles têm um problema de burocracia que parece um problema de cobrança.
Uma grande parcela dos consultórios ainda verifica a cobertura do convênio por telefone, o que muitas vezes significa alguém da recepção esperando na linha, lendo os dados do plano do paciente e torcendo para que as informações no sistema da operadora correspondam às do prontuário. Multiplique isso por cada novo paciente e por cada renovação anual de benefícios, e só a verificação já consome horas que poderiam ser dedicadas a tarefas de maior valor.
A conversa sobre o plano de tratamento é o próximo ponto em que muitos consultórios perdem tempo. O paciente recebe o orçamento e sai para “pensar no assunto”, não porque não queira fazer o tratamento, mas porque ninguém conversou com ele sobre as opções de financiamento naquele momento.
Consultórios que apresentam os planos de pagamento de forma clara, por escrito, no momento do diagnóstico, têm mais chances de fazer o paciente iniciar o tratamento do que aqueles que deixam isso para uma ligação de acompanhamento três dias depois.
Depois, há as guias de cobrança.
Em geral, as guias não são negadas porque o procedimento não tinha cobertura. Elas são negadas porque faltava um campo, um código não correspondia à documentação ou não havia uma assinatura arquivada. Cada glosa significa retrabalho: alguém precisa localizar a guia, corrigi-la, reenviá-la e esperar novamente pela aprovação.
Eliminar esses gargalos não exige muito esforço. Basta ter formulários que façam parte de fluxos de trabalho automatizados.
Por exemplo, um formulário de solicitação de verificação pode encaminhar os dados do convênio do paciente, desde o cadastro, diretamente para quem cuida da verificação de elegibilidade, já com os campos que as operadoras realmente exigem, sem necessidade de transcrição nem de idas e vindas por telefone.
Um formulário de plano de tratamento e financiamento pode ser gerado na saída da consulta, com as opções de plano de pagamento que o paciente pode escolher e assinar eletronicamente, antes mesmo de deixar a clínica.
Incluir o termo de consentimento e a documentação do procedimento no mesmo fluxo de trabalho significa que as informações necessárias para a guia já estarão anexadas na hora do envio, e não reunidas depois, quando alguém está tentando resolver uma glosa.
O Jotform Enterprise cuida de tudo isso de ponta a ponta: formulários compatíveis com a HIPAA para convênios e consentimento, assinaturas eletrônicas por meio do Jotform Sign e fluxos de trabalho que encaminham as informações automaticamente para onde elas precisam chegar.
Os consultórios que acertam na cobrança não são os que têm equipes administrativas maiores.
São aqueles cuja burocracia não gera trabalho extra logo de início.
—
Quer eliminar as falhas do seu fluxo de trabalho de cobrança? Conheça o Jotform Enterprise para consultórios odontológicos.
Enviar Comentário: