Por quase 160 anos, a YWCA Greater Pittsburgh tem estado presente para sua comunidade nos momentos que importam. Com uma equipe de cerca de 50 funcionários, a organização oferece serviços diretos, advocacia, programas de educação infantil, cuidados com crianças e muito mais — tudo guiado por sua visão de um futuro onde pessoas de todas as origens possam prosperar.
Mas atender a comunidade de tantas maneiras pode criar desafios operacionais. De acordo com Sharice Smalls, gerente de avaliação de programas da YWCA Greater Pittsburgh, a organização precisava coletar informações sensíveis, revisar solicitações, conduzir processos de aprovação, coletar assinaturas, coordenar com parceiros e rastrear dados em vários programas.
Quando o software existente estava para ser renovado, a equipe sabia que precisava de uma tecnologia que tornasse todas essas responsabilidades mais fáceis de gerenciar, dando à equipe mais tempo e energia para se concentrar em sua missão.
[O Jotform Enterprise] nos conectou mais com nossa comunidade.
Sharice Smalls, Gerente de Avaliação de Programas, YWCA Greater Pittsburgh
A necessidade de um sistema mais abrangente
Antes de adotar o Jotform Enterprise, a organização dependia do software de gerenciamento de casos Apricot da Bonterra, formulários em papel, planilhas, e-mail e acompanhamento manual. Essa configuração funcionava bem para o gerenciamento direto de casos.
Mas à medida que o trabalho da organização se expandiu para advocacia, impacto comunitário e coleta de dados mais ampla, a equipe se viu procurando maneiras de trabalhar contornando o sistema, em vez de dentro dele — usando planilhas, e-mails de ida e volta e transferências manuais de dados para preencher as lacunas.
Então, quando o contrato com a Apricot estava para ser renovado, a YWCA Greater Pittsburgh avaliou várias opções. Eventualmente, reduziu a lista para Apricot, Typeform, FormAssembly e Jotform. Cada plataforma tinha seus pontos fortes, mas no final a organização precisava de uma solução que pudesse apoiar vários departamentos, fosse fácil de usar para a equipe e funcionasse tanto para formulários voltados à comunidade quanto para fluxos de trabalho de aprovação interna.
Além disso, a pandemia de COVID-19 e a mudança mais ampla em direção aos serviços digitais deixaram claro que a organização precisava substituir solicitações em papel e outros processos manuais para se adequar melhor aos tempos atuais.
Tecnologia que cabe no orçamento de uma organização sem fins lucrativos
Como acontece com muitas organizações sem fins lucrativos, o custo foi outra consideração importante. A YWCA Greater Pittsburgh enfrentou um aumento significativo de preço para renovar o Apricot, mesmo usando o sistema com menos frequência, enquanto o desconto para organizações sem fins lucrativos do Jotform oferecia uma plataforma versátil a um preço que a organização podia pagar.
“Comparado à nossa segunda escolha, [o Jotform Enterprise] representou uma diferença de economia de custos de 25 por cento”, diz Smalls.
Essas economias permitem que direcionem mais recursos para pessoal, assistência direta, programação e divulgação — sem sacrificar a adaptabilidade para permanecer dentro do orçamento.
Flexibilidade para toda a organização
No final, a equipe escolheu o Jotform Enterprise. Ele substituiu o Apricot junto com muitos processos baseados em papel e pesados em e-mail, incluindo formulários que precisavam ser impressos, encaminhados manualmente, rastreados por meio de planilhas ou acompanhados por e-mail. Com o Jotform Enterprise, a equipe transferiu esses processos para uma plataforma única e mais flexível.
Smalls fala sobre como o Jotform Enterprise suporta vários departamentos, formulários voltados à comunidade e processos automatizados de aprovação interna sem exigir habilidades técnicas avançadas ou de programação. A equipe pode facilmente gerenciar formulários, fluxos de trabalho, aprovações, tabelas, relatórios, assinaturas eletrônicas, integrações e contas de usuário em um só lugar.
A implementação foi direta, e a equipe de suporte Enterprise estava prontamente disponível para entrar em chamadas do Zoom e explicar como configurar os processos.
“A equipe de suporte [do Jotform Enterprise] tem sido muito responsiva”, diz Smalls.
Como resultado, a YWCA rapidamente substituiu processos que envolviam impressão, encaminhamento manual, entrada duplicada de dados e tarefas repetitivas. A equipe agora pode gerenciar dados de forma mais fluida e dedicar mais tempo a programas e membros da comunidade.
Reduzindo fraudes e protegendo dados
Um dos fluxos de trabalho mais frequentemente usados pela organização é seu processo interno de solicitação de cheques, que encaminha solicitações de cheques em papel e pagamentos relacionados a subsídios pelo departamento financeiro.
Ao gerenciar essas solicitações por e-mail, a equipe recebia e-mails fraudulentos que pareciam vir do CEO. Transferir esse processo para o Jotform Enterprise tornou as submissões mais fáceis de verificar.
“[O Jotform Enterprise] reduziu fraudes dentro de nossa organização”, diz Smalls.
Agilizando o acesso à assistência emergencial
O Jotform Enterprise também ajuda a YWCA Greater Pittsburgh a conectar membros da comunidade com os programas de suporte adequados. O popular formulário de consulta de recursos da organização coleta informações para determinar se um solicitante se qualifica para seu programa de Necessidades Básicas de Emergência, que tem experimentado aumento na demanda nos últimos anos.
“[O Jotform Enterprise] nos conectou mais com nossa comunidade”, diz Smalls.
O fluxo de trabalho determina automaticamente se um solicitante é elegível para serviços de suporte. Se considerado elegível, as informações do solicitante são automaticamente enviadas ao membro relevante da equipe da YWCA, que pode fazer o acompanhamento com as próximas etapas do processo de solicitação.
Se alguém não for elegível, um e-mail automatizado explica o porquê, sugere ações que podem ajudá-lo a se tornar elegível e fornece links para um guia com outros recursos potenciais.
Um Agente de IA do Jotform chamado Gabby também ajuda os solicitantes a navegar pelo processo. Conectado aos formulários de consulta de recursos e contato, Gabby responde perguntas comuns e direciona os visitantes para informações relevantes no guia de recursos. Isso reduz o trabalho repetitivo da equipe em tarefas que consomem muito tempo e ajuda os membros da comunidade a encontrar as informações que procuram mais rapidamente.
Uma plataforma que escala com a missão
Formulários e fluxos de trabalho impulsionam mais do que apenas os programas de assistência emergencial. O processo anual de indicação aos Prêmios de Equidade da organização, que antes era baseado em papel, agora funciona digitalmente.
A equipe usa integrações com Excel e OneDrive para compartilhar informações específicas com partes interessadas externas. Essas integrações permitem que jurados fora da organização, incluindo membros da comunidade e políticos locais, acessem as informações de indicação dos prêmios sem obter acesso a todo o sistema interno da organização.
O Jotform Sign fornece uma maneira fácil de coletar assinaturas para liberações de mídia, aprovações de pagamento e acordos de pais para programas de aprendizagem infantil. O Jotform Tables oferece à equipe um lugar centralizado para rastrear submissões, monitorar o progresso do fluxo de trabalho e armazenar dados com segurança. O Console de Administração do Jotform Enterprise permite que gerenciem usuários e atualizem configurações em toda a organização.
“Se você está procurando um software que possa personalizar para todas as várias coisas que está fazendo, [o Jotform Enterprise] é a escolha”, diz Smalls.
Construindo em direção a um futuro melhor
A YWCA Greater Pittsburgh escolheu o Jotform não apenas para enfrentar seus desafios atuais, mas também para alcançar seus objetivos futuros. Para líderes de organizações sem fins lucrativos, esse pode ser o benefício mais valioso de todos: uma plataforma que pode evoluir junto com os programas, parcerias e necessidades comunitárias de uma organização.
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