O timing é tudo na automação de processos. Embora executar processos instantaneamente seja ótimo para tarefas como enviar notificações rápidas, os fluxos de trabalho do mundo real raramente acontecem de uma só vez.
Seja na integração de um novo colaborador, no envio de e-mails de lembrete antes de um evento ou no gerenciamento de renovações de contratos, tarefas críticas muitas vezes precisam acontecer em momentos específicos — e não assim que um formulário é enviado.
É por isso que estamos empolgados em apresentar o elemento de espera, um novo recurso poderoso que já está disponível no Jotform Workflows.
O elemento de espera oferece às equipes maior controle sobre o agendamento de seus processos automatizados. Você pode pausar a execução do fluxo de trabalho e retomar ações automaticamente quando necessário, eliminando acompanhamentos manuais e soluções alternativas complexas.
O que é o elemento de espera?
O elemento de espera é um recurso de lógica condicional e controle de fluxo de trabalho no construtor de fluxos de trabalho do Jotform, com interface de arrastar e soltar. Ele permite pausar a execução do fluxo de trabalho e atrasar etapas subsequentes com base em horários definidos ou dados dinâmicos de campos de formulário. Em vez de disparar imediatamente um e-mail, uma atribuição de tarefa ou uma solicitação de aprovação quando alguém envia um formulário, seu fluxo de trabalho ficará pausado até que uma condição específica seja atendida.
Incorporar um agendamento de ações preciso em fluxos de trabalho automatizados costumava exigir soluções alternativas complexas ou acompanhamentos manuais. O elemento de espera oferece aos clientes do Jotform Enterprise uma forma simples e integrada de criar automação de processos baseada em tempo, para que cada etapa de seu processo seja executada exatamente no momento certo.
3 formas flexíveis de agendar a execução do fluxo de trabalho
Você pode encontrar o elemento de espera diretamente na lista de elementos do Construtor de Fluxos de Trabalho. Depois de adicioná-lo ao seu fluxo de trabalho, você pode escolher entre estas três opções de agendamento.
1. Aguardar até uma data e hora específicas
Precisa que uma etapa de fluxo de trabalho aconteça em uma data fixa no calendário? Você pode configurar o elemento de espera para pausar o fluxo de trabalho até uma data e hora exatas. Essa opção é ideal para tarefas como agendamento de revisões de fim de trimestre, anúncios de lançamento de produtos e lembretes de prazo.
2. Aguardar dados de campo de data de um formulário
Seus processos geralmente são orientados pela entrada do usuário. Você pode configurar o elemento de espera para pausar até uma data especificada em um formulário dentro do seu fluxo de trabalho. Por exemplo, se um usuário envia um formulário de inscrição em evento com um campo “Data do Evento”, seu fluxo de trabalho ficará pausado até essa data específica.
3. Agendar antes ou depois de um campo de data
Quer enviar um acompanhamento um dia depois de uma consulta ou um e-mail de lembrete automático dois dias antes do vencimento de um contrato? O elemento de espera permite agendar ações em intervalos a partir de um campo de data em um formulário, como um número específico de dias ou horas antes ou depois da data. Isso oferece maior controle sobre processos orientados por prazos.
Casos de uso populares para o elemento de espera
Adicionar pausas programadas oferece às equipes mais formas de automatizar processos de negócios com várias etapas. Veja alguns exemplos:
- RH e integração: Colete a documentação do novo colaborador, pause o fluxo de trabalho e envie automaticamente os materiais de orientação dois dias antes da data oficial de início do novo funcionário.
- Gestão de eventos: Envie confirmações de reserva imediatamente, pause até 24 horas antes do evento para enviar lembretes e faça um acompanhamento três dias após o evento com uma pesquisa de feedback.
- Renovação de contratos e assinaturas: Envie avisos automáticos de renovação com 30, 15 e sete dias de antecedência da data de vencimento do contrato.
- Acompanhamento pós-consulta: Envie instruções de cuidados pós-consulta ou lembretes de pagamento após um período de espera definido.
Como configurar o elemento de espera no Jotform Workflows
Configurar o elemento de espera leva apenas alguns cliques no Construtor de Fluxos de Trabalho:
- Abra o Jotform Workflows e arraste o elemento de espera do menu à esquerda para a área de trabalho do seu fluxo.
- Posicione-o entre as etapas em que deseja que o fluxo de trabalho pause e retome.
- Clique em Configurações (o ícone de engrenagem) para definir as condições de retomada do fluxo de trabalho: uma data específica, uma data de um campo de formulário ou um período de tempo definido antes ou depois de um campo de data.
- Salve suas configurações e publique seu fluxo de trabalho. Depois, deixe o Jotform cuidar do agendamento automaticamente.
Assuma o controle dos seus cronogramas automatizados
Com o elemento de espera no Jotform Enterprise, você pode automatizar processos sensíveis ao tempo sem depender de acompanhamentos manuais ou soluções alternativas. Os fluxos de trabalho são executados de acordo com o seu agendamento, proporcionando à sua equipe maior precisão e flexibilidade.
Pronto para otimizar sua automação de processos sensíveis ao tempo? Faça login na sua conta Jotform Enterprise hoje mesmo para experimentar o novo elemento de espera no Jotform Workflows.
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