Os seus pedidos de folga estão ultrapassados? Se você ainda pede aos funcionários que enviem os pedidos por e-mail, deixem na sua mesa ou avisem aos gritos pelo escritório, a resposta é sim. Os formulários online são mais eficientes para manter registros e mais fáceis de enviar pelos funcionários.
Se a sua organização já usa o Microsoft 365, o Microsoft Forms é um ótimo ponto de partida para modernizar seus processos. Este guia mostra como criar um formulário de solicitação de licença no Microsoft Forms do zero e usando um modelo personalizável. Também vamos mostrar como fazer a mesma coisa no Jotform, caso o Microsoft Forms seja básico demais para as suas necessidades.
Uma breve introdução ao Microsoft Forms
O Microsoft Forms é uma ferramenta leve para criação de pesquisas e formulários, incluída na maioria dos planos do Microsoft 365. Ele foi projetado para enquetes rápidas, questionários, inscrições e coleta básica de dados, como solicitações de licença. Para conhecer melhor a plataforma, confira nosso guia sobre como usar o Microsoft Forms.
Como criar um formulário de solicitação de licença no Microsoft Forms do zero
Criar um formulário de solicitação de licença do zero leva apenas alguns minutos.
- Acesse forms.office.com e entre com sua conta do Microsoft 365.
- Na página inicial, clique em Novo Formulário.
- Clique em Formulário sem título na parte superior da página e substitua por um título como “Formulário de Solicitação de Licença”. Adicione uma breve descrição logo abaixo, explicando a finalidade do formulário (por exemplo, “Envie este formulário com pelo menos duas semanas de antecedência da data de folga solicitada.”).
- Clique em Adicionar nova para começar a incluir perguntas no formulário. O Microsoft Forms permite escolher entre oito tipos de pergunta: Escolha, Texto, Classificação, Data, Ranking, Likert, Upload de arquivo e Net Promoter Score. Para um formulário de solicitação de licença, você provavelmente vai querer os seguintes campos:
- Nome do funcionário (Texto)
- ID ou e-mail do funcionário (Texto)
- Departamento (Escolha)
- Tipo de licença — férias, doença, motivo pessoal etc. (Escolha)
- Data de início (Data)
- Data de término (Data)
- Motivo da licença (Texto — resposta longa)
- Nome do gestor (Texto)
- Observações adicionais (Texto — resposta longa)
- Ative a opção Obrigatório nos campos que precisam obrigatoriamente ser preenchidos, como as datas e o tipo de licença.
- Clique em Visualizar no canto superior direito para ver como o formulário fica no computador e no celular.
- Quando tudo estiver certo, clique em Coletar respostas e copie o link para compartilhá-lo com sua equipe. Você também pode enviá-lo por e-mail ou incluí-lo no SharePoint ou no Teams.
Esse é o processo completo para criar um formulário básico de solicitação de licença no Microsoft Forms. Neste ponto, seu formulário já está no ar e pronto para receber solicitações. Mas ele pode não ser exatamente o que você precisa, e outras opções oferecem benefícios adicionais.
Como criar uma solicitação de licença usando um modelo do Microsoft Forms
Se você não gosta de começar com uma página em branco, o Microsoft Forms tem uma galeria de modelos que você pode explorar. O grande problema é que não há uma grande variedade de modelos de solicitação de licença para escolher.
O mais próximo é um modelo chamado Formulário de férias e licença médica. Ele não é perfeito para todos os casos de uso, mas é um bom ponto de partida. Veja como usá-lo:
- Acesse a galeria de modelos do Microsoft Forms.
- Role pelos modelos disponíveis até encontrá-lo.
- Clique no modelo e, em seguida, clique em Usar modelo para abri-lo no editor.
- Personalize o título, as perguntas e as opções de resposta de acordo com as políticas da sua organização.
- Quando estiver satisfeito com o formulário, clique em Coletar respostas e compartilhe o link.
Jotform: uma opção mais poderosa para criar seu formulário de solicitação de licença
O Microsoft Forms não tem muitos dos recursos que as empresas usam para personalizar seus formulários. Por exemplo, você não encontrará design de arrastar e soltar, flexibilidade, lógica condicional, campos de pagamento ou integrações mais profundas com ferramentas de RH.
Se você precisa de algum desses recursos ou simplesmente quer mais controle sobre seus formulários, o Jotform é uma alternativa ao Microsoft Forms que vale a pena conhecer. O Jotform oferece um plano gratuito e um criador de formulários sem código com mais de 20.000 modelos prontos. Ele também funciona sem uma assinatura do Microsoft 365, o que ajuda se a sua equipe usa uma combinação de ferramentas.
Migrate existing forms instantly
Não há necessidade de recriar seus formulários online do zero. Em vez disso, migre formulários e dados de envios existentes para sua conta Jotform em um clique — e continue a coletar dados sem interrupções.
Your form can not be migrated.
Please ensure that your form URL is correct and that your form is set to “public” before attempting to migrate it again.
Como criar um formulário de solicitação de licença com o Jotform
Existem duas maneiras de criar um formulário de solicitação de licença com o Jotform. Você pode usar um modelo ou criar um formulário do zero.
Para criar do zero, acesse a guia Meu Workspace e clique no botão Criar + . Você será levado a uma tela em que pode dizer à IA o que deseja, enviar exemplos e adicionar outros elementos conforme necessário.
Veja como criar a partir de um modelo pré-existente:
- Crie uma conta gratuita no Jotform em jotform.com ou faça login, caso já tenha uma.
- Passe o cursor sobre Modelos para exibir o menu suspenso na parte superior da tela.
- Escolha Modelos de formulário.
- Pesquise por “Formulário de Solicitação de Licença” e escolha o modelo de sua preferência.
- Clique em qualquer campo para editar o rótulo, torná-lo obrigatório ou adicionar regras de validação.
- Use o Designer de Formulário (o ícone de rolo de pintura) para alterar cores, fontes e layout de acordo com a identidade visual da sua empresa.
- Adicione seu logotipo na parte superior do formulário clicando acima do primeiro título.
- Clique em Publicar na parte superior da tela e copie o link do formulário, o código de incorporação ou o QR code para compartilhá-lo com sua equipe.
Coletar solicitações de licença é apenas metade do trabalho. Acompanhá-las também é fundamental. Por isso, cada envio de formulário que você recebe no Jotform é automaticamente enviado para o Jotform Tables, um híbrido de planilha e banco de dados. Você pode usá-lo para classificar, filtrar, codificar por cores e adicionar observações a cada solicitação com facilidade. Também é possível criar visualizações de calendário para identificar conflitos de agenda antes que se tornem problemas de falta de pessoal.
Pule a criação com os modelos de solicitação de licença do Jotform
Se até o recurso de arrastar e soltar parece trabalho demais, o Jotform oferece um atalho. Você pode escolher entre mais de 200 modelos de licença prontos para clonar e personalizar em poucos cliques. Alguns dos favoritos são:
- Modelo de Solicitação de Licença: um formulário simples para enviar pedidos de folga, com datas de início e término, tipo de licença e campos de aprovação do gestor.
- Modelo de Formulário de Solicitação de Folga: uma opção um pouco mais detalhada, com seções para contatos de emergência e observações de transferência de tarefas.
Escolha o que mais se aproxima do que você precisa, troque as perguntas, adicione seu logotipo e pronto.
Crie seu próximo formulário com o Jotform
Um formulário de solicitação de licença é um daqueles fluxos de trabalho do dia a dia que impactam silenciosamente o bom funcionamento da sua equipe. Se ele for bem feito, a gestão de folgas se torna um processo quase invisível, que simplesmente roda em segundo plano.
O Microsoft Forms é um bom ponto de partida, mas a qualidade dos seus formulários impacta diretamente a qualidade dos seus dados. Vale a pena usar a melhor opção disponível, o que pode significar coisas diferentes conforme suas necessidades evoluem.
É por isso que os modelos gratuitos do Jotform facilitam a criação de formulários personalizados que sempre coletam as informações de que você precisa. Comece hoje mesmo visitando nossa biblioteca de modelos de formulário.
Este artigo é para equipes de RH, gerentes de operações, empresários, usuários do Microsoft 365 e qualquer pessoa que queira modernizar os fluxos de solicitação de licença com formulários on-line simples e alternativas mais flexíveis, como o Jotform.
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