10 dicas para a eliminação de papel em suas reuniões

Com tantas pessoas trabalhando em casa e reuniões sendo realizadas através do computador, não na sala de conferências, a execução de reuniões sem papel não é mais apenas um objetivo nobre a ser atingido. Neste novo mundo de reuniões em vídeo, o repasse de documentos em papel nem é mais uma opção viável.

Isso é algo que merece ser celebrado. Por muito tempo, o uso de papel foi um mal necessário na vida em escritório – uma solução cara, dispendiosa e desorganizada, além de ocupar uma enorme parcela do tempo daqueles responsáveis por imprimir, organizar e distribuir documentos para uma equipe.

Estudos mostram que 30% dos materiais impressos nunca são coletados da impressora. Este é um erro que pode acabar por envergonhar seus funcionários e colocar a segurança da sua empresa em sério risco.

Precisamos ainda mencionar o impacto que todo esse papel exerce sobre o meio ambiente? O declínio dos programas impressos e resmas de folhetos não é apenas uma bênção para o planeta, mas também significa uma maior renda voltada para os objetivos financeiros da sua empresa.

Reuniões totalmente digitais, sem a distração da constante busca por papéis, podem ajudá-lo a economizar dinheiro, aumentar sua produtividade e tornar seu local de trabalho mais seguro. Mas se você está acostumado a distribuir materiais em todas as reuniões e fazer anotações em um bloco de notas, o caminho para um futuro sem papel nem sempre é óbvio.

Apresentamos aqui 10 dicas para ajudá-lo a eliminar o uso de papel e abraçar uma forma mais ecológica, limpa e econômica de conduzir suas reuniões:

  • Reuniões produtivas começam antes mesmo de uma única pessoa entrar na sala (ou fazer login, caso você tenha migrado para a realização de reuniões virtuais). Esboce sua pauta em um documento compartilhável para que seus acionistas possam revisá-la e comentá-la antes do envio do convite. Isso tornará sua reunião mais relevante enquanto gerando um senso de propriedade e engajamento dentro da sua equipe.
  • Anexe a pauta da reunião, entre outros documentos importantes ao convite no calendário para que todos os participantes da reunião saibam o que esperar.
  • Se você possui materiais impressos que gostaria de compartilhar, digitalize-os e converta-os em PDFs em vez de distribuir cópias físicas.
  • Pesquisas mostram que o uso da técnica de silent brainstorming (ou geração silenciosa de ideias) é mais eficiente do que ter todos os participantes manifestando suas ideias em voz alta. Use um criador de formulários online como o Jotform para coletar ideias individuais que podem ser compartilhadas com o grupo para maiores discussões.
  • Elimine o uso de blocos de notas. Incentive os participantes de sua reunião a fazer anotações em aplicativos como Evernote ou OneNote em vez de um bloco de anotações físico. Isso também pode facilitar o compartilhamento de anotações ao final da reunião.
  • Se você gosta de esboçar ideias e planos em um quadro branco, tire uma foto do quadro ao final da reunião e compartilhe-a com o grupo em seu relatório de acompanhamento. Muitas plataformas de videoconferências oferecem quadros brancos virtuais que podem ser compartilhados e salvos.
  • O pensamento de manada é inimigo da inovação, mas funcionários costumam se sentir intimidados ou não possuem confiança para expressar suas ideias na frente da equipe. Para apurar o interesse em ideias controversas, crie uma pesquisa rápida para que sua equipe possa votar de forma anônima.
  • Não se esqueça de realizar um acompanhamento. Uma vez finalizada a reunião, compartilhe suas anotações e próximos passos com a equipe para que todos tenham expectativas bastante claras. Considere compartilhar materiais relevantes com as pessoas que não puderam estar presentes na reunião, mas que poderiam tirar proveito de um pequeno resumo.
  • Solicite o feedback dos presentes. Considere enviar uma pesquisa curta com, no máximo, três perguntas após a reunião para descobrir o que está dando certo e o que precisa melhorar, além de coletar quaisquer sugestões que sua equipe possa oferecê-lo.

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