Case study results at a glance
Nº de equipes Jotform Enterprise
14
Nº de outros programas substituídos pelo Jotform Enterprise
6
Nº de Jotform Apps criados
29
Shannon White costuma dizer que o superpoder dela no trabalho é “gostar das coisas”. Quando ela curte um produto, dá um jeito de usá-lo em tudo. E, pelo visto, uma das coisas de que ela gosta é a Jotform.
White é a responsável por web e conteúdo do National Theatre of Scotland, a principal organização de artes cênicas da Escócia. Além de realizar mais de 200 eventos e produções por ano, ela também toca projetos de engajamento com a comunidade, aluga espaços para apresentações e muito mais. Só na temporada 2025–2026, a organização alcançou mais de 228 mil pessoas.
White conheceu a Jotform quando procurava um jeito de automatizar os convites para reuniões no Zoom de um grupo de trabalho do teatro. Ao começar a usar a plataforma, ela conta: “Foi crescendo bem rápido a partir daí. Eu pensava: o que mais dá para fazer com isso? Acho que dá para fazer mais.”
Em pouco tempo, segundo ela, virou uma espécie de evangelista da Jotform. Junto com Chris Lang, gerente de operações, ela passou a pesquisar como levar a Jotform para toda a organização e apoiar áreas como recursos humanos, finanças, desenvolvimento artístico e engajamento com a comunidade.
“Ficou bem claro para mim o quanto a ferramenta poderia agregar valor em diferentes áreas da organização”, diz Lang. Depois de alguns meses no plano Gold da Jotform, ele percebeu que era hora de migrar para o plano Enterprise. Foi quando ele e White começaram a ter “conversas sobre quais outros softwares poderíamos deixar de lado”.
O desafio: um elenco de milhares (de freelancers)
Um dos maiores desafios administrativos do National Theatre of Scotland é cuidar das centenas de profissionais temporários que contrata a cada ano. A organização tem uma equipe fixa, mas atores, equipe de palco, técnicos e os demais profissionais ligados às produções trabalham todos como freelancers.
Ou seja, todo ano o teatro precisa cuidar de recursos humanos, folha de pagamento, logística, comunicação e muito mais para quase 400 freelancers, muitas vezes enquanto as companhias estão em turnê, visitando escolas ou participando de eventos comunitários.
Antes da Jotform, a equipe coletava as informações em documentos do Microsoft Word. Os arquivos eram enviados por e-mail aos freelancers, que preenchiam os dados e devolviam tudo da mesma forma.
Esse processo tomava muito tempo e dava margem a erros. Além disso, faltava segurança. Era difícil fazer com que todos preenchessem e devolvessem tudo o que era pedido, e não havia como ver os dados num só lugar. As permissões da Microsoft também complicavam o compartilhamento de informações com quem não fazia parte da equipe fixa. Como diz Lang: “A Microsoft não facilita muito a entrada e a saída de pessoas de fora da sua organização.”
Com a Jotform, eles transformaram os documentos do Word em formulários online seguros, que podem ser compartilhados com qualquer pessoa, sem complicação. Mas não pararam por aí.
“Foi aí que descobrimos os aplicativos”, conta White.
A solução: aplicativos móveis personalizados para cada produção e departamento
O Jotform Apps era exatamente do que eles precisavam. Com esse criador de aplicativos móveis fácil de usar e sem código, White e Lang conseguiram montar centrais de recursos para a equipe e os freelancers, reunindo formulários, links e outros materiais importantes num só lugar. E, com a conta Jotform Enterprise, puderam definir permissões de acesso a formulários e dados, para que só usuários autorizados pudessem vê-los.
Aplicativos de integração e RH
Para facilitar a integração dos freelancers, White e Lang reuniram em um único aplicativo todos os formulários que eles precisam preencher.
“Precisamos coletar muitos dados, de muitas formas diferentes, para muita gente”, diz White. “Precisamos de uma declaração de saúde, de dados pessoais, de dados bancários.” Com todos os formulários de integração reunidos em um só aplicativo da Jotform, atores e equipe encontram tudo o que precisam preencher num único lugar, e por isso é mais provável que enviem as informações. Eles também podem adicionar o aplicativo à tela inicial do celular ou do computador para abri-lo com facilidade.
Conseguimos oferecer um serviço 360 para gestores de recrutamento, para a equipe, para todo mundo que entra e sai da organização.
Chris Lang, gerente de operações, National Theatre of Scotland
“Na prática, fica tudo em um painel só. As pessoas usam no celular ou no notebook, e os dados chegam para você do mesmo jeito”, explica White.
“Conseguimos oferecer um serviço 360 para gestores de recrutamento, para a equipe, para todo mundo que entra e sai da organização”, completa Lang.
Aplicativos para cada espetáculo
A equipe também precisa compartilhar informações essenciais com atores, técnicos e outros profissionais de cada produção. Para isso, cria um aplicativo por espetáculo, que dá ao elenco e à equipe acesso a todos os formulários que precisam preencher durante a temporada, além de materiais de apoio. Esses aplicativos trazem os formulários de integração e também:
- Cronogramas de ensaios e de produção
- Mapas e indicações de como chegar aos locais de ensaio e de apresentação
- Contatos importantes
“Eles têm o cronograma ali, à mão”, diz White. “Têm o telefone da pessoa de contato na equipe de produção, na equipe do NTS. Até coisas simples, como a senha do Wi-Fi. Vira uma espécie de bíblia para eles durante os ensaios.”
Aplicativos de painel para os departamentos
White e Lang perceberam que também dava para usar o Jotform Apps para criar painéis de dados para cada departamento. Na Jotform, todas as respostas dos formulários são salvas automaticamente no Jotform Tabelas, onde as equipes organizam e consultam os envios. Com o Jotform Enterprise, a organização ainda pode criar espaços de trabalho com o Jotform Teams para agrupar formulários, tabelas e outros recursos por função ou departamento. Hoje o teatro tem 14 espaços de trabalho de equipes, entre eles desenvolvimento artístico, gestão de instalações, engajamento criativo, recrutamento e RH, finanças, seleção de elenco e gerência de companhias.
Os aplicativos são geniais.
Shannon White, responsável por web e conteúdo, National Theatre of Scotland
Os dois viram que dava para reunir várias tabelas em aplicativos e mostrar os dados de diversos formulários de uma vez, sem precisar responder a toda hora às dúvidas da equipe sobre os envios.
“Usamos os aplicativos como painéis”, conta White. “Quando um departamento tem vários formulários, montamos um painel com todas as tabelas ligadas ali. Isso facilita a vida deles, e a minha também.”
Em vez de procurar links ou arquivos perdidos em e-mails, a equipe volta ao painel do aplicativo e vê, em tempo real, as informações de todos os formulários num só lugar.
“Os aplicativos são geniais”, resume White.
Os resultados: mais tempo livre, administração simplificada e espaço para crescer
Com o Jotform Enterprise, White e Lang transformaram um conjunto de processos manuais e desconectados em uma forma mais centralizada de gerenciar informações. Os freelancers encontram os formulários e materiais de que precisam num só lugar, onde quer que estejam. A equipe acessa os dados mais recentes dos envios sem precisar vasculhar e-mails e planilhas. Ou seja, sobra menos tempo correndo atrás de informação e mais tempo para as produções e os programas da organização.
Ficou bem claro que a Jotform também estava crescendo com a gente.
Shannon White, responsável por web e conteúdo, National Theatre of Scotland
O que começou como um jeito de automatizar convites para reuniões virou 14 espaços de trabalho de equipes, que atendem departamentos de toda a organização, além de aplicativos de integração, de produções específicas e painéis por departamento. E o controle de acesso por função dá à organização mais segurança sobre quem pode ver informações sensíveis.
Com o Jotform Enterprise, a equipe tem uma plataforma flexível, que pode continuar evoluindo. Mais de uma vez, White desejou um recurso específico e, pouco tempo depois, viu exatamente aquela funcionalidade ser lançada.
“Ficou bem claro que a Jotform também estava crescendo com a gente”, diz ela. Em vez de adicionar uma ferramenta isolada a cada nova necessidade, a equipe pode continuar descobrindo novos usos para a Jotform, seguindo a mesma ideia que deu início a tudo: “O que mais dá para fazer com isso?”
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